商务秘书理论与实务 教学课件 ppt 作者 第二版 赵华教学课件 案例分析1.doc

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1、案例分析：新年放假一上班，秘书小刘便开始了紧张的归档立卷、整理档案工作。这是她来公司后第一次做这项工作。她查阅了有关档案工作的文件资料，把以往的档案又找来一些作为借鉴，在老秘书的指导帮助下，这项工作终于进入了收尾阶段。但在划分档案的保管期限上，小刘还是有些拿不准，就把自己关于永久、长期和短期保管的档案分类目录送给老秘书，请她帮助把关。以下是秘书小刘关于永久、长期、短期保管的部分档案内容分类目录。在这三项分类中，有一项是不准确的，请你找出来并说明原因。1、永久保管：经理办公会议及股东会议、董事会会议记录，公司土地使用权证，公司文件，基建工程图纸，公司增资扩股的系

2、列文件资料，发明专利申报材料及其证书等；2、长期保管：公司重要工作会议材料和领导的重要讲话，销售部和物料部对外签订的重要合同，员工名册，公司表彰奖励决定及其相关材料，科研项目审批及产品研发的相关文件资料，下级机关的重要请示和报告等；3、短期保管：公司大事记，某员工上访事项办理的相关资料，公司专业会议记录，公司内部机构和劳动组织调整的相关文件资料，年内制定的公司规章制度，各种劳动竞赛活动和促销活动、文化活动文案等。参考答案：经理办公会议属于一般性会议，在日常工作中经常召开，其内容只做短期记录即可。公司文件要看文件的内容和重要程度，非重要内容只做短期记录即可，重要

3、的文件可作长期或永久记录。