商务秘书理论与实务 教学课件 ppt 作者 第二版 赵华教学课件 实践练习11.doc

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1、便条钟苗：为了让公司新聘的几位秘书尽快胜任工作，公司决定下星期对他们进行培训。在培训中，请你重点讲解做好会议记录应进行的准备，并介绍会议记录应包括的内容，请事先将讲稿提纲送我过目。谢谢。行政经理苏明××年×月×日参考答案：会议记录的格式和内容1、标题会议记录的标题有以下两种:（1）专用性标题。其格式为会议名称+记录，如:"XX公司行政办公会议记录"。如果标题中需体现会议的届次，可将届次空出，记录时用手工填写，如:"XX学会第()次理事会会议记录"。大中型会议往往有主席团会议、代表团团长会议、分组讨论或审议会等，

2、可使用格式统一的记录用纸，标题格式为:"XX(单位)第X届XX代表大会第X次全体(或主席团)会议记录"。（2）通用性标题。通用性标题适用于一般的会议，标题只写"会议记录"4个字即可。如果在本单位内部各部门通用，可采用写明本单位名称，如"XXX(单位)会议记录"，会议名称则写在首部的表格中。2、首部会议记录的首部要求用表格的形式，详细记载会议概况，具体包括：（1）会议的名称。会议记录中的会议名称一定要写全称，以便于后人查考。（2）会议时间，包括开始时间、结束时间和中间休会时间。时间要具体到时、分。（3）会议地点。

3、地点应具体到会场名称或房间号码。（4）会议主席，即会议的召集人或主持人，要写明姓名和职务。联席会议、多边会议还应当写明主持人所在的单位名称。（5）参加人员，包括出席人、列席人、旁听人，不同性质的与会者要分别记录，并写明姓名、单位、职务。（6）缺席人员。记载缺席情况既可以了解缺席情况，也可以清楚地反映会议应该出席的范围，这对日后查考和研究会议十分重要。3、主体主体部分记载会议的进程，具体包括:（1）会议的议程和议题。（2）发言情况。发言情况是会议记录的重点，包括发言人姓名和发言内容两部分。（3）会议结果。会议结果

4、包括对议题的通过、缓议、撤销、否决情况。（4）会场情况，即指会议期间会场内所发生的与会议进程有关并且具有记录价值的情况。4、尾部尾部用于各项署名。署名是对记录的真实性郑重负责的体现。以下四种人需要署名：（1）记录人。（2）审核人。（3）发言人。（4）法定的签字人员。署名置于尾部，用以表示记录的完整性，同时避免有人在正文部分私加文字。一般性会议记录也可以将记录人、审核人置于首部，但必须在结尾处写明“会议结束”的字样。发言人签署应当置于尾部。会议记录的方法和要求1、会议记录的方法（1）详细记录。重要会议的记录要求做

5、到有言必录，全面反映会议的全过程。详细记录要求秘书掌握熟练的速记技能。必要时可以由儿个秘书同时记录，会后共同核对整理。整理稿必须经每个秘书签宇。如领导者同意，也可使用录音的办法，然后根据录音整理。（2）摘要记录。摘要记录适用于一般性的会议。做摘要记录时，会议概况部分必须详细全面，但会议进程部分只需记录议题、发言人姓名、发言的要点和会议结果。除特别重要的情况外，一般的会场情况可不做记录。摘要记录可直接用规范的文字进行记录，便会议记录一次性成文，经领导人审核和发言者确认后直接归卷，省去了会后整理的工作程序。此外，还

6、要做到"取其精华"，保持发言者的发言风格。（3）简易记录。简易记录除了记录会议概况外，只要求记录会议的议题、议程和会议的结果，不必记发言的内容和经过。简易记录由于不能较全面反映会议的过程，查考研究利用的价值较低，故仅限于对较为简单的事务性会议的记录。2、会议记录的要求（1）人员落实。会议记录一般都由秘书来做。重要会议为保证记录全面，可以有几位秘书同时记录，会后共同整理汇总。记录人员应当熟练掌握速记技能，反应敏捷，具有较强的听知能力和保密意识。（2）准备充分。其具体包括:①事先了解会议的目的、议题、程序、方式和手

7、段，对一些专业性较强的会议，还应当事先阅读会议文件，掌握有关的专业知识，熟悉主要的专业术语，确保记录时的得心应手。②会前熟悉与会人员的姓名、职务、相貌特征、口音特点、说话习惯，以提高记录的准确性。③备好必需物品。一是备好纸和笔。会议记录用纸应尽可能统一印制，格式规范。记录所用的笔墨应当符合归档的要求。如有分组会议，事先将记录纸和笔分发到组。二是备好必要的器材。如果会议允许作录音记录，要事先安装并调试好录音设备，确保录音质量。采用摄像机记录的，要事先选好机位和角度，配好灯光。用计算机记录的，要准备好电脑及电脑桌椅

8、，接好电源。（3）客观真实，全面准确。客观真实、全面准确是会议记录最基本的要求，具体要做到：①记录时注意力高度集中，全身贯注，用心听取每人的发言，仔细观察发言者的表情、手势和口型，做到反应迅速，判断准确，以提高记录的全面性和准确性。②会议结束后要及时核对，有的会议记录还应当请发言者本人进行核对和确认。（4）清除规范。会议记录是立卷归档的重要材料，一般都列为永久保存，因此一定要用钢笔或毛