商务秘书理论与实务 教学课件 ppt 作者 第二版 赵华教学课件实践练习1.doc

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1、请您做下面的实践练习题：试列举出您身边几个不同类型的会议，指出每个会议的特点所在，并找出适宜的会议筹划管理方法。1、代表大会：会议氛围庄严、正式、严肃，但又隆重、热烈。作会议准备时注意会议用品，尤其是专门用品的准备，如表决器等。此外，注意会场的布置选择上下相对式；注意文件材料的拟制。2、联欢会、团拜会：会议氛围热烈、喜庆，要注意会场的装饰，色调的搭配，可适当准备一些文体表演。3、洽谈会、交流会、讨论会：会议气氛轻松、融洽、平等。可选择全围式结构，领导与与会者围坐在一起，对会议讨论问题提前做好准备，便于在会上发言。案例：英豪公司将举行销售团队会议

2、，研究销售下一季度的目标以及人员的招聘、选拔等问题。秘书丁倩在编制议程表前，先请总经理、销售总监等有关上司提出议题，再询问各主管方面有无拿到会上讨论的事情，并提请主管上司定夺，然后将要讨论的问题排出顺序。在设计具体的议程表时，丁倩将需在会上讨论的议题编排了一下，便打印交给了上司，上司认为这份议程表有问题，需重新做。英豪公司销售团队会议议程表公司销售团队将在5月5日星期一上午10：00在公司总部的三号会议室举行。销售二部经理的人选。东部地区销售活动的总结。上次会议记录。销售一部关于内部沟通问题的发言。下季度销售目标。公司销售人员的招聘一重组。讨论

3、：1、帮助丁倩找到议程表达问题所在。2、重新设计这份议程表。点评：丁倩所设计的议程表有3个问题1、为注明参加此次会议的人员范围和参加会议的一些特殊议程的人员范围。例如，确定销售二部的经理人选。2、议程的顺序不当。应将重要的、具有保密内容的议程放在最后。3、部分程序表达不清。例如“销售一部关于内部沟通问题的发言”应为“销售一部经理关于加强内部沟通的典型经验发言。正确：英豪公司销售团队会议议程表公司销售团队将在5与人5日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。1、说明有关人员的出席情况。2、宣读并通过上次会议的记录。3、东部地区销售活动的总结

4、。4、销售一部经理关于加强团队沟通的发言。5、公司销售人员的招聘和重组。6、销售二部经理的人选。7、下季度销售目标。案例：召开“两会”前，北京一家机关网站推出“百姓关注热点——两会议题征集活动”。共收到投票9711张，有效建议300多件。议题共分12大类，39小类，15%属社会保障问题，其次是交通、环境、农村问题。例如1、发展和谐社会，解决民生问题。2、如何推进社会主义新农村建设3、加强资源节约和环境保护4、如何加强和改善宏观调控5、其他议题。请叙述议题确定的顺序。确定会议议题一般要经过收集议题、筛选议题和确定议题三个环节：收集议题：上司提出列

5、入会议讨论的问题，下级机关或相关部门提请会议进行讨论决定的问题，上级机关要求贯彻落实的问题。筛选议题：根据领导班子的议事规则，根据会议的目的与任务，对收集到的议题进行筛选，并查找有关的文件、资料。确定议题：将筛选后的议题，连同相关的文件、资料提交领导审批，由领导最后确定会议议题。