文书工作与档案管理第一版ppt 文书工作与档案管理第一版ppt 第八章.ppt

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1、第八章档案的整理与保管学习目标思考与练习主要内容知识框架图本章导言了解档案保管的重要性、档案保管的物质条件及库管理的有关内容。理解全宗、案卷目录的含义、档号的含义，全宗案的含义。掌握档案分类常用的方法和复式分类法，档案编号的方法，案卷目录、归档文件目录的内容，档号的结构。会用档案分类、编号的有关知识要求，对全宗内的档案进行分类、编号和排列。掌握档案分类常用的方法和复式分类法，档案编号的方法和排列顺序，案卷目录、归档文件目录的结构，档号的结构。42513档案的整理与保管是档案管理工作的两大基础环节。档案的整理工作是档案管理工作的核心部分。整理工作的主要内容是确认与区

2、分全宗，全宗内档案的分类及档案的编号与排列等。档案的保管是指狭义上的对已整理好并入库的档案进行的日常维护管理。第一节档案分类第二节档案的排架与编目第三节档案保管第一节档案分类一、档案常用分类方法二、档案分类方案的编制三、复式分类法及其应用本节点睛正确的认识道路是这样的：吸取你的前辈所做的一切，然后再往前走。—列·夫托尔斯泰一、档案常用分类方法档案常用的分类方法主要有三种，见图8-1。图8-1档案常用分类方法年度分类法组织机构（问题）分类档案分类方法保管期限分类法年度分类法就是按照档案文件形成的自然年度或专业年度进行分类，每一年度内的档案文件为一个类别。1.年度分类

3、法的优点。有以下四点优点，见图8-2。（一）年度分类法便于查找利用适合文书立卷归档的制度符合档案形成的特点和规律简便易行，一目了然，便于操作图8-2年度分类法的优点年度分类法的优点2.运用年度分类法需要注意的问题。用年度分类法有以下五点需要注意的问题，见图8-3。档案文件上没有具体时间的情况实行专业年度的文件跨年度形成文件文件有多个时间特征几份文件作为一件时“件”的日期图8-3运用年度分类法需要注意的问题年度分类法需要注意的问题1.组织机构分类法。组织机构分类法就是按照立档单位的内部组织结构设置对档案进行分类，每一个具体的内部组织机构就是一个具体的类别。运用这种方

4、法的优点，见图8-4。（二）组织机构（问题）分类法图8-4组织机构分类法的优点优点能较好地保持文件来源方面的联系；组织机构的名称就是类名，非常简便，易于掌握；为后来编制专题目录和查找利用提供了方便运用这种方法有优点，也有需要注意的问题。（1）类别的顺序如何排列：立档单位内部的组织机构有固定排序的就按其固定的顺序排列。若没有固定的排序，档案室就必须人为地为其排定一个顺序。（2）档案文件如何归类：一般文件由哪个组织机构负责办理，就将其归入哪个组织结构。有的文件从起草到承办会涉及几个机构，归类时，在一个立档单位内应有统一的规定，归入对文件实质性办理的机构。图8-5问题分

5、类法的优点2.问题分类法.问题分类法就是按照文件内容所说明的问题进行分类，每一问题为一类别。问题分类法的优点和需要注意的问题，见图8-5。优点①适用于全宗档案数量不大、形成年度很少或年度界限不清，立档单位内部组织机构经常变动或组织结构很少且界限不清情况。②使同一内容的档案文件相对集中，便于按专题查找利用问题分类法需要注意的问题：所设类别应尽可能反映立档单位的基本职能活动；类目的设置要合乎逻辑，概念要明确，层次要清楚。类别概念的外延要涵盖全宗档案的所有内容，各类别之间不能交叉包容；归类应有规可循，为缓解归类上的不一致，应对归类规则做出统一规定；编文号的正式文件和未编

6、文号的文件材料，应按问题分类；文件与电报应按问题合并归类。工作人员把文书档案分类某市档案馆文书档案的第一级分类情况为：综合类组织人事类业务类保管期限分类法就是根据划定的同保管期对档案文件进行分类。这种方法，可将不同价值的文件从实体上区分开来，从而有针对性地采取保护措施，为库房管理、档案移交馆和到期鉴定提供了便利条件。（三）保管期限分类法二、档案分类方案的编制为保证分类的科学、合理，须编制档案分类方案。档案分类方案，就是标列各个类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要。具体而言，见图8-6。图8-6档案分类方案的具体内容确定分类的级次确定每一级采用什么样的分类方法或每

7、一的主要内容各个类目的名称一一列举出来各个类目的名称一一列举出来Ａ.综合类：政策、法规会议计划、统计外事城建档案工作某市城建档案馆的分类方案是这样的：B.城市勘测类：工程地质水文地质控制测量地形测量摄影测量地图C.城市规划类：国土规划总体规划分区规划详细规划县镇规划规划基础材料（一）档案分类方案的作用档案分类方案的作用体现在两个方面，见图8-7。图8-7档案分类方案的作用分类方案已经确定了分类的级次及每一级采用的方法或每一级的具体类名，为具体划分档案提供标准和依据有了分类方案，操作起来有规可循，可以提高分类工作的质量和效率档案分类方案的作用编制分类方案时要特别注意

8、的三点，见