文书工作与档案管理第一版ppt 文书工作与档案管理第一版ppt 第九章.ppt

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1、第九章档案的检索学习目标思考与练习主要内容知识框架图本章导言了解挡案计算机检索的特点。了解档案著录工作的含义与内容，档案标引工作的含义与规则。掌握常用档案检索工具的功能和编制方法。知道档案著录格式和著录符号，档案标引的步骤和方法，档案检索工具体系的构成。会用有关知识对文件进行著录，会编制常用的档案检索工具。掌握常用检索工具的结构和编制方法。453216档案的检索是对档案信息进行分析存储和根据需要进行查找的工作，是档案管理系统中一个承上启下的环节。档案检索包括信息存储和查检两个阶段，前者是指将档案中具有检索 意义的特征标识出来编排成检索工具或组成档案信息数据库；后者是指

2、利用检索工具查找所需档案。第一节档案著录与标引第二节档案检索工具第三节档案的计算机检索第一节档案著录与标引一、档案著录工作二、档案标引工作三、《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》本节点睛平时的学习和经验，是我们在危急关头最有力的支柱。——林肯一、档案著录工作档案著录就是在编制档案检索工具时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。档案著录工作主要包括著录项目、标识符号、著录格式、著录级别、著录项目细则等内容。根据《档案著录规则》，档案的著录项目有以下七大项，见图9-1。（一）著录项目图9-1档案的著录项目的内容排检与编号项时间项稿本与文种项档案的著录项目

3、附注与提要项题名与责任说明项密级与保管期限项载体类型与形态项标识符号是用来表示不同著录项目和著录含义的人工语言符号。（二）标识符号标识符号著录格式是指著录项目在载体上的排列顺序及表达方式。一般采用段落符号式，有时也采用表格条目式。段落符号式条目著录格式如下：（三）著录格式分类号档案馆（）代号档号缩微号正题名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号/责任者+附件-稿本：文种-密级:保管期限-载体类型：数量及单位：规格-附注提要主题词或关键词段落符号式条目著录格式将著录项目分为四个段落，见图9-2。图9-2著录项目的四个段落四个段落第一段第三段第二段第四段段落符号式条目

4、著录格式既适用对单份文件、单个案卷进行著录，也适用对一组文件、一组案卷进行著录。著录卡片尺寸为125cm×75cm，四周均应留1cm的空隙。如卡片正面著录不完，可在背面连续著录，并在正面右下角用“()”注明“转背面”。根据《档案著录规则》的规定，档案著录级别的分类，见图9-3。（四）著录级别图9-3档案著录级别的分类一份文件一卷文件档案著录级别图9-4著录级别的选择文件级著录时是一文一卡，案卷级著录时是一卷一卡，根据著录对象选择恰当的著录级别，见图9-4。著录级别的选择相同题名的若干案卷可作为一组案卷著录内容较重要、价值较大或珍贵的档案著录时可采用文件级，也可用案卷级

5、案卷内反映同一问题的文件，可作为一组文件著录案卷内容较单一的可采用案卷级文件级著录卡片NW57050222-13-18-312-011-1536-21关于批转《××市环境保护实施办法》的通知：×环字［1998］16号／××县环保局＋××市环境保护实施办法：通知．—内部:长期．—19981112.—4页：260mm×184mm（提要略）环境保护办法案卷级著录卡片MA041050015-34-28-1743-26××市各县1958年土地资源统计表—19581201－19590301＋××市农业局关于开展土地资源调查的通知：统计表：永久—19581201－19590301—

6、××县统计数字不完全（提要略）（主题词或关键词略）1.题名与责任说明项（1）正题名。题名项包括，见图9-5。（五）著录项目细则图9-5题名项包括的内容并列题名正题名副题名及说明题名的文字正题名（2）文件编号。文件编号包括发文字号、科研实验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等，著录时按原文照录，前面加“：”号。例如：“：中发［1990］3号”。（3）责任者。责任者有以下几种情况，见图9-6。责任者只有一个时视为第一责任者，照原文著录责任者有多个机关团体责任者须著录全称或通用简称责任者图9-6责任者的分类责任者著录的四种情况，见图9-7。个人责任者文件责任者不完整或

7、有误时未署名文件如考证出的责任者证据不足责任者著录图9-7责任者著录的四种情况（4）附件。附件是正文后的附加材料，著录时只著录题名，其前加“＋”号。若正文后有多个附件则应逐一著录，且每个附件题名前都要加“＋”号。例如：“＋国务院通知”。2.稿本与文种项稿本包括正本、副本、草稿、定稿、手稿、草图、底图、蓝图、原版、修订本、印本等，著录时依实验情况照录，前面加“—”号。草图正本文种依实际情况著录为命令、决定、指示、报告、通知、请示、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、判决书、国书、照会、诰、敕、奏折等，前面加“：”号。说明书判决书3.密级与保管期