文书工作与档案管理第一版ppt 文书工作与档案管理第一版ppt 第六章.ppt

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1、第六章文书的整理与归档学习目标思考与练习主要内容知识框架图本章导言知道文书整理的含义、整理归档的条件范围和质量要求，了解文书整理与归档的重要意义。熟悉文书整理工作的改革的内容和具体要求理解文书整理的原则及文书工作改革的意义，认识和区分文书“件”和“卷”、“案盒”、与“案卷”的区别。掌握文书整理与归档的方法和步骤。掌握分类方案编制要求，会编制文书整理分类。掌握文书系统整理的方法要求，会对案盒内2文件进行排列、编号，会填写文件目录、备考表等。45321一个机关可能形成许多文件，为了便于日后查找和利用，为

2、档案工作奠定基础，必须对文书进行系统的整理并进行归档。主要是指对办毕文件的整理，包括办毕文件的初步整理、系统整理和归档三道主要程序。第一节文书整理归档及意义第二节文书整理归档的范围和原则要求第三节文书整理归档的方法和步骤第一节文书整理归档及意义一、文书整理归档的含义二、文书整理归档的意义三、文书整理归档工作的改革本节点睛经验包含着珍贵的学问。——富兰克林一、文书整理归档的含义文书整理归档是指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的、应作案保存的文件材料，按照它们在形成过程中的联系，以“件”为单位，分类整

3、见理，并进行装盒、归档的过程。文　书文件盒档案馆所谓“办理完毕”，并不是说文书内容所涉及的事情已经全办完，而是指文书处理程序上已经办理完毕。确定各类不同文书的整理归档时间时应把握以下四点，见图6-1。（一）归整的文书，必须是办理完毕图6-1整理归档时不同的文书文书整理不能“有文必档”，没有查考利用价值的文书材料可以不整理归档。（二）归整的文书，有查考利用价值有查考利用价值的文书材料归整文书材料是指各种纸质文件材料，特殊性文书如音像、录音等不属此整理范围。（三）归整文书材料的介质文件材料文件盒图书归整

4、的文书，必须按照它们在形成过程中的自然联系分类整理。应把有密切联的文件材料以“件”为单位进行分类整理。（四）归整文书的分类整理一份文件文件分类归档一组文件以“件”为单位是指内容大致相同的一份文件或一组文件。“件”的界定有四种情况：是以“自然件”为一件，即一般的每份文件为一件；是文件正本与定稿，正文与附件，原件与复制件，转发文与被转发文为一件；是报表、名册、图册（本）等为一件；是来文与复文合为一件。归整的文书，应进行装盒（即档盒）,以便于保管和利用，同时将归整装盒的文书向档案 部门进行移交，即归档。（

5、五）归整文书的保管各种档案盒《国家行政机关公文处理办法》规定：公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理、归档，以保证档案的齐全完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。这就说明了文书整理的法律依据和意义。二、文书整理归档的意义文书整理工作，主要是指文书的立卷工作。立卷是将处理完毕的具有查考利用价值的文书材料组合成案卷，并进行装订，作为档案保管的基本单位。立卷的方式及文件整理分类的方式主要采取按“六个特征”进行立卷，见图6-2。图6-2立卷及文件整理分类的方

6、式所依据的特征三、文书整理归档工作改革《规则》是我国文书档案工作特别是文书整理工作改革的一项重大举措，主要包括以下内容，见图6-3。图6-3文书整理工作改革的重大举措新的《规则》以“简化整理，深化检索”为宗旨，即以“件”为单位进行整理，取代以“卷”为单位进行整理。这种文书整理方式的优点是，见图6-4。图6-4以“件”取代“卷”的优点（一）以“件”取代“卷”整理的文书以“案盒”取代“案卷”，看起来只是形式问题，实质上具有重要的意义，见图6-5。图6-5以“案盒”取代“案卷”的重要意义（二）以“案盒”取

7、代“案卷”第二节文书整理归档的范围和原则要求本节点睛一、文书整理归档的范围二、文书整理归档的基本原则和质量要求学习知识要善于思考，思考，再思考。我就是靠这个方法成为科学家的。－－爱因斯坦文书整理的范围是指机关在工作动中形成的可以归档的文书材料，见图6-6。一、文书整理归的范围图6-6文书整理的范围文书整理的范围，概括起来说，就是本机关在工作活动中形成的、办理完毕的、具有查考价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、本机关编印的出版物原稿以及编制文书上级机关来文本机关文件其他文件资料下级机

8、关来文同级或非隶属机关的来文的图表、簿册等需要整理归档的文书。（一）应该整理归档的件材料文书整理的范围具体包括，见图6-7。图6-7整理归档时不同的文书其他文件资料同级或非隶属机关来文上级机关来文文书下级机关来文本机关文件有些文件材料是不需要整理归档，概起来说有以下的内容，见图6-8。（二）无需整理归档的文件材料图6-8不需要整理归档的文件材料无需整理归档的文件材料重份文件事务性、临时性的、没有查考价值的文件材料未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿与本机关或本部门主管