文书工作与档案管理ppt 第六章 档案的整理与保管.ppt

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1、第6章档案的整理与保管档案的整理6.1档案的保管6.26.1档案的整理6.1.1档案整理工作的内容与原则6.1.2全宗6.1.3全宗内档案的分类6.1.1档案整理工作的内容与原则1．档案整理工作的内容档案整理工作的基本任务是建立档案实体的管理秩序，使所保存的档案有序化、条理化，为整个档案管理工作创建秩序化的管理对象基础。整理是档案实体管理的核心，对整个档案管理工作具有重要的基础意义。档案整理工作的内容主要包括区分全宗、全宗内档案的分类、组卷、案卷排列与编号、编制案卷目录等诸多业务环节。（1）系统排列和编制案卷目录（2）局部调整（3）全过程整理2．档

2、案整理工作的原则（1）必须保持文件之间有机的历史联系（2）充分利用原有基础（3）便于保管和利用6.1.2全宗全宗是一个独立的机关、组织或著名人物在社会活动中形成的档案有机整体。也可表述为：一个独立的机关或著名人物在社会活动中形成的全部档案。我国档案全宗的类型，主要包括：按形成全宗的单位和全宗内容的性质，分为机关组织全宗和人物全宗两种。1．人物全宗人物全宗是社会知名人士(如社会活动家、科学家、艺术家、教育家、企业家、英雄模范等)在其一生活动中形成的档案整体。历史上一些著名的家庭、家族所形成的档案，在我国也属于人物全宗的类型。2．全宗的补充形式在档案整

3、理过程中，有时会遇到一些单位的文件难以按全宗区分，或者不便于按全宗保管等特殊情况，可以根据全宗原则采取某些变通的办法，如划分“联合全宗”“汇集全宗”和“档案汇集”，作为全宗的补充形式。3．全宗的编号与排列全宗的编号与排列，是两种既有联系又有其特定作用和目的的工作。全宗的编号是给每个进馆全宗编一个固定号码并以此作为该全宗的指称代号。全宗的排列是在库房中固定各全宗的空间存放位置和排放顺序，因此二者之间的顺序可以相互一致，也可以不一致。1．全宗编号的方法2．全宗排列的要求与方法6.1.3全宗内档案的分类全宗内档案的分类，就是把立档单位所形成的档案，按其来

4、源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，使全宗内档案构成一套有机的体系。它包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。1．全宗内档案分类的一般方法（1）时间分类法时间分类法是指按档案文件产生的时间界限对档案进行分类。其具体形式分为年度分类法和时期分类法两种。年度分类法是指按自然年度或专业年度分类的方法；时期分类法是指按不同的历史时期、历史阶段进行分类的方法。（2）来源分类法来源分类法是指按档案文件形成、产生的组织机构或个人的界限来分类。其具体表现形式主要有组织机构分类法、作者(制发文件的责任者)分类法和通讯者分类法三种。（3）内容分

5、类法内容分类法是指按档案文件的内容进行分类。一般对全宗较为常见的分类方法主要有问题分类法、实物分类法和地理分类法等具体形式。（4）形式分类法形式分类法是指按档案文件的形式特征进行分类的方法。其具体的表现形式主要有文种分类法、载体分类法、形态规格分类法三种。2．全宗内文书档案常用的分类方法文书档案的分类方法常用的主要有三种，即年度分类法、组织机构分类法和问题分类法。（1）年度分类法年度分类法就是根据形成和处理文件的年度将全宗内的档案分成各个类别。一个立档单位内每一年度的文件，存在着自然的联系。各个机关、组织每年都有不同的任务，一般工作又是以年度为单位

6、制定计划和进行总结的。（2）组织机构分类法组织机构分类法就是根据立档单位的内部组织机构将全宗内档案分成若干类别。这种方法也是一种主要的和经常采用的分类方法。（3）问题分类法问题分类法就是按照文件内容所说明的问题进行分类，每一问题为一类别。3．个人全宗内档案的分类个人全宗内的档案是否进行分类，要根据其档案的数量、成分、内容等实际情况和管理上的需要来决定。个人全宗与组织全宗最大的不同之处是其档案的成分、来源、类型比较复杂。6.2档案的保管6.2.1档案保管工作的任务6.2.2档案保管工作的内容6.2.1档案保管工作的任务1.档案保管工作的基本任务档案保

7、管工作的基本任务就是了解和掌握档案的存在状况，分析研究档案损坏的原因和规律，采用专门的技术手段和科学的管理措施防止和减少档案的损毁，延长档案的寿命，以维护档案的完整和安全。2．档案保管工作的具体任务（1）掌握档案保管状况就是通过日常性的管理和维护。（2）采取专门的技术手段和科学的管理措施，加强防范工作。（3）分析档案损坏的原因，在了解和掌握档案保管状况的基础上，分析档案保管中存在的问题，研究并找出档案损坏的原因和规律，为选择相应的技术和手段提供科学依据。6.2.2档案保管工作的内容1．物质条件（1）库房（2）装具（3）包装材料（4）设备2．档案库房

8、的管理档案库房的管理是指在库房中进行的一切保存、管理工作，它是档案保管工作的基本保障。档案库房的管理主要包括以下几个方面。