文书工作与档案管理ppt 第四章 文书的整理与归档.ppt

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1、第4章文书的整理与归档文书立卷工作4.1文书的整理与归档工作4.24.1文书立卷工作4.1.1文书立卷的含义及特征4.1.2文书立卷的原则和范围4.1.3文书立卷的组织工作4.1.4文书立卷的步骤4.1.1文书立卷的含义及特征1．文书立卷的概念文书立卷是指文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程。文书立卷应注意以下事项：第一，必须是办理完毕的文件材料才可以立卷。第二，必须是具有保存价值的文件资料才能归档保存。第三，必须按照文件在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷

2、。2．文书立卷的特征(1)按文件的时间特征立卷。(2)按文件的地区特征立卷。(3)按文件的作者特征立卷。(4)按文件的问题特征立卷。(5)按文件的名称特征立卷。4.1.2文书立卷的原则和范围1．文书立卷的原则（1）文件材料有无保存价值是文书立卷的基本依据。文件的保存价值不是由立卷人主观决定的，而是由文件本身的价值决定的。（2）方便保管和利用是文书立卷的基本原则文书立卷的目的，是为了方便文件的保管和日后的利用。（3）保持文件之间的历史联系是文书立卷工作的前提在立卷时，只有保持了文件之间的历史联系，才能反映历史情况的真实面貌。

3、2．文书立卷的范围（1）应该立卷归档的文件材料（2）不应立卷归档的文件材料4.1.3文书立卷的组织工作1.文书立卷工作会议（1）立卷工作会议的概念立卷工作会议室机关立卷部门在每年立卷工作开始前召开的关于部署当年立卷工作的专门性会议，是机关每年度的一个例会，是机关部门立卷制度的一项必要的内容和环节。（2）立卷工作会议的基本内容当年立卷工作的动员；提出本年度立卷工作的工作安排、要求和步骤；明确有关人员的立卷职责等。（3）立卷工作会议的参加人员参加会议人员为机关分管领导、综合部门（中心机构）负责人、立卷部门人员、档案部门负责人和

4、机关各部门内勤人员等。2．立卷业务培训（1）立卷业务培训的概念立卷业务培训是指为提高立卷工作水平，由机关立卷部门或档案部门组织的关于具体立卷业务的一种专门培训。（2）立卷业务培训的形式立卷业务培训可采用专门培训、业余培训或以会代训(与立卷工作会议结合举行)等形式，有目的、有针对性地进行，并应结合规范、标准以及本单位立卷工作实际。（3）立卷业务培训的内容立卷业务培训的内容应包括文件与文件的种类、文件处理程序、立卷归档业务、案卷格式与质量要求和机关档案工作的基础知识等。3．文件材料的收集和清理（1）文件材料的收集（2）文件材料

5、的清理4．发挥机关档案室的作用（1）协助立卷部门组织立卷的准备工作参加机关立卷工作会议；提供立卷人员的业务咨询和观摩学习；协助组织立卷业务培训和文件材料的清理与收集；（2）为机关立卷工作提供良好的后勤服务应保证立卷所需用品的供给；对立卷场所的管理，清理库房和档案装具，准备移交案卷的上架空间等；（3）进行立卷工作的业务指导和监督机关档案部门的指导与监督作用①协助机关立卷部门制定机关文件材料立卷类目；②指导和监督机关立卷人员的立卷工作，提供有关的业务标准和规范，确保文件材料的齐全完整和立卷的规范化、标准化；③加强立卷过程中文件

6、材料的保管，防止遗失、泄密等失控现象，督促立卷归档工作按时保质地完成。4.1.4文书立卷的步骤将一个机关在一定时间内的(如一年)若干文件按照立卷的方法和要求立成案卷，并达到便于管理、查找利用的一系列工作程序，就是文书立卷的步骤，也可以叫做立卷的程序。（1）将处理完毕的文件集中在一起。主要就是将前一年的处理完毕的文件集中在一起。（2）拟分类大纲或立卷类目。本机关在没有较完备的归卷类目或分类大纲(分类表)的情况下，立卷人员要对应立卷文件的所属年代、种类、作者、所属机构及文件的所属问题(内容)有所了解，拟出分类大纲或立卷类目。（

7、3）按照立卷类目（分类表）和立卷归档范围将文件一一归入到相应的类别。（4）在进行第三步工作的同时，将不需要立卷归档的文件剔除另放一处，妥善保管。（5）再次分卷。对归入类目内的文件如果数量比较多，有可能再分为数卷、多卷的情况下，参照“多则分、少则合，重要的则分、不重要的则合”的方法，再分成若干组文件，分别一一夹入卷夹。（6）对夹入卷夹的各个文件集合体，在小纸条上拟出一个能够比较确切反映卷内文件内容及其特点的标题，即案卷标题。（7）对卷内文件进行排列。卷内的文件要根据数量、作者、时间等具体情况进行排列，使卷内文件的秩序条理化。

8、（8）对文件进行编页码。页码从卷内第一个文件第一页的右上角或右下角用打号机编，直到最后一页。（9）填写卷内文件目录和备考表。填写文件目录，主要是为了管理和查阅的方便，只要一看卷内文件目录，便知道卷内有什么文件，这些文件的作者、标题、日期及其在卷内的先后顺序号、所在的页码。（10）确定保管期限。（11）对