文书工作与档案管理第一版ppt 文书工作与档案管理第一版ppt 第四章.ppt

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1、第四章文书的形成学习目标思考与练习主要内容知识框架图本章导言了解文书形成的重要性、思想准备、材料准备等内容。理解文书形成的基本原理、文书形成中的主题、材料、结构、语言。掌握文书形成的过程及要求。理解文书形成的基本原理，会用这些原理分析和评价公务文书。熟悉文书的形成过程，能按照要求撰写比较简要的公务文书。21453文书的形成是指文书从酝酿撰写到最后形成正式发文文稿的行为过程。在这个过程中，要经过许多环节。而这些环节自然要涉及文书的主题确立、材料选择、结构布局以及语言的表达和锤炼等方式和技巧。同时，必须探索和把握文书在形成过程中的规律，把握文书形成的基本原理和要素，以便

2、形成高质量的文书。第二节文书形成的步骤第三节文书形成的要素第一节文书形成的基本原理第一节文书形成的基本原理一、客观反映与实用性的原理二、美观与方便处理的原理三、约定俗成与时代性原理本节点睛“政事之先务，艺文之末品”。文书形成在文书工作中具有十分重要的意义，它是文书工作的基础。文书的形成是整个文书工作中的核心组成部分。一、客观反映与实用性的原理（一）反映论是文书形成的理论基础文章是客观事物的反映，这是马克思主义的反映论。文书的好坏与否，很重要的一个标准就是看它是否反映了真实情况，见图4-1。好坏反映了真实情况未反映真实情况图4-1文书好坏标准文书好坏标准陆机《文赋》

3、陆机在《文赋》中指出“普辞条与文律”。条律，即文书的法则、规律。认识文书形成的规律，掌握文书撰写的基本原理，才能从根本上保证文书形成的质量。（二）注重实用是文书形成的根本目的文书以应用为目的，它形成的价值就在于实际应用，“应用”是文书的本质特征。从应用的目的出发，就要做到以下三点，见图4-2。图4-2从应用目的出发要做到的三点从应用的目的出发有所请必有所准有所令必有所行有所示必有所明（一）“美观”是文书形成的必然要求文书的美体现在以下三个方面，见图4-3。二、美观与方便处理的原理体现在内容上要有美感体现在形式的安排上要美观体现在语言以及逻辑结构等方面要有美感图4-

4、3文书美的体现文书美的体现为了方便阅读，方便处理，文书一般要做到“平铺直叙，露而不藏”，便于执行或处理，做到明白晓畅，行文清楚，通俗易懂，切忌文辞深奥，字句艰涩。要提倡文书的形成者与阅读处理者思想上的相通。（二）方便阅读、方便处理是文书形成的“应用”体现（一）约定俗成、保证通行是文书形成必须遵循的规律遵循约定俗成规律，以确保文书的通行涉及的问题很多：文书的形式问题文体种类的使用问题文书的语言问题三、约定俗成与时代性原理文书的时代性主要涉及四个方面的问题：新的时代内容。内容上要反映新的时代内容，以适应客观实践的要求。新的文体。文体上可以逐步使用符合实际并且约定

5、俗成的文体。新的语言。在语言上，尽可能使用反映时代要求的新的语言。新的制作形式。在制作形式上，要适应计算机操作和人机对话形式的要求等。（二）时代性是文书形成的必然趋势第二节文书形成的步骤一、文书形成的准备二、拟定提纲三、草拟初稿本节点睛四、征求意见五、反复修改六、誊抄文稿七、确定标印“四十年来画竹枝，日间写来夜间思。削尽繁冗留清瘦，画到生时是熟时。”----------郑板桥常言说“文不厌改”，要形成高质量的文书，就必须进行认真的修改。形成一份文书，就像盖房子一样，动笔之前必须有一个完整、可靠的计划和准备。准备充分，才能顺利完成任务，否则就可能产生盲目性。一、文

6、书形成的准备（一）思想准备第一，思想道德修养。道德是一种价值判断标准。第二，较高的政策水平。文书的形成者要认真学习有关政策法令，提高政策水平。第三，明达事理，明辨是非。第四，明确意图，把握主题。要明确目的要求，要明确要表明的主要观点，要明确提出主要观点、主张的根据。内容、材料看起来是文书形成之前的准备工作，但实际上是一个长期的实践、体验和积累的过程。没有材料，就会“巧妇难为无米之炊”。材料有两个来源，见图4-4。（二）内容材料的准备图4-4材料的两个来源材料两个来源文件材料实际材料是从间接的途径即文件、文献报刊、书籍以及因特网中去获取“营养”，积累材料实际材料就

7、是从生活中直接获取生动的“活”的材料拟定提纲是在明确领导及发文机关意图、明确文书内容的基础上，理顺思路，安排文书布局形式的过程。文书形成的目的、主题、主要内容以及所使用的文种等，都要在提纲中显示出来。二、拟定提纲拟定提纲有两个方面的用途，见图4-5。对文书形成者理顺思路有重要作用方便征求意见，反映领导意图图4-5拟定提纲的用途拟定提纲有两个方面的用途三、草拟初稿草拟初稿是文书形成的初始环节，也是非常重要的环节，初稿拟写不顺利，就难以高效率地完成既定的任务。草拟初稿步骤有以下四步，见图4-6。抓住契机一气呵成串联信息搜索信息图4-6草拟初稿步骤进入写作状态征