文书工作与档案管理第二版PPT 文书工作与档案管理第二版PPT 第八章.ppt

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1、第八章档案的整理与保管学习目标主要内容知识框架图本章点睛了解档案保管的重要性、档案保管的物质条件及库管理的有关内容。理解全宗、案卷目录的含义、档号的含义，全宗案的含义。掌握档案分类常用的方法和复式分类法，档案编号、编目的方法，档案代理卡和档案存放位置索引的编织方法等。熟悉档案整理和档案保管工作的主要内容，档案整理和档案保管在整个档案管理工作中的地位。会用档案分类、编号的有关知识要求对全宗内的档案进行分类、编号和排列。42513拿来主义。他山之石，可以攻玉。以史为鉴，以史料为用。第一节档案的整理第二节档案的排架与编

2、目第三节档案保管第一节档案的整理一、档案整理工作的内容二、档案整理工作的原则三、机关档案室档案整理的内容和方法本节点睛正确的认识道路是这样的；吸取你的前辈所做的一切，然后再往前走。—列·夫托尔斯泰一、档案整理工作的内容图8-1归档文件的排列方法档案整理工作的内容归档文件的整理主要有文书部门和文秘人员来承担，见图8-1。二、档案整理工作的原则图8-2档案整理工作的原则档案整理工作的原则主要包括三方面的内容，见图8-2。三、机关档案室档案整理的内容和方法（一）编制档案分类方案档案分类方案又叫档案分类大纲，是进行档案整

3、理的一个依据和前提，就是标列各个类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要。具体内容，见图8-3。图8-3档案分类方案的具体内容Ａ.综合类；政策、法规会议计划、统计外事城建档案工作某市城建档案馆的分类方案是这样的；B.城市勘测类；工程地质水文地质控制测量地形测量摄影测量地图C.城市规划类；国土规划总体规划分区规划详细规划县镇规划规划基础材料1.档案分类方案的作用档案分类方案的作用体现在两个方面，见图8-4。图8-4档案分类方案的作用（一）编制档案分类方案2.编制档案分类方案的要求编制分类方案时要特别注意的三点，见图8

4、-5。图8-5编制档案分类方案的要求（一）编制档案分类方案（二）全宗内档案的分类档案分类就是把档案按一定的标准划分为若干类别，使其进一步条理化、秩序化。这是在档案管理过程中形成的行之有效的方法。按照国家档案局颁发的中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则（ＤＡ／Ｔ22—200）》（下称《规则》，参见附录）的有关规定，我们主要介绍常用的几种分类方法。图8-6档案常用分类方法（二）全宗内档案的分类1.档案常用分类方法档案常用的分类方法主要有三种，见图8-6。图8-7年度分类法的优点（1）年度分类法年度分类法就是按照档

5、案文件形成的自然年度或专业年度进行分类，每一年度内的档案文件为一个类别。年度分类有以下四点优点，见图8-7。（二）全宗内档案的分类图8-8运用年度分类法需要注意的问题使用年度分类法有以下五点需要注意的问题，见图8-8。（二）全宗内档案的分类（2）组织机构（问题）分类法组织机构分类法就是按照立档单位的内部组织结构设置对档案进行分类，每一个具体的内部组织机构就是一个具体的类别。运用这种方法的优点，见图8-9。图8-9组织机构分类法的优点（二）全宗内档案的分类图8-10问题分类法的优点问题分类法就是按照文件内容所说明的

6、问题进行分类，每一问题为一类别。问题分类法的优点和需要注意的问题，见图8-10。（二）全宗内档案的分类工作人员把文书档案分类某市档案馆文书档案的第一级分类情况为；综合类组织人事类业务类（3）保管期限分类法工作人员把文书档案分类保管期限分类法就是根据划定的同保管期对档案文件进行分类。这种方法，可将不同价值的文件从实体上区分开来，从而有针对性地采取保护措施，为库房管理、档案移交馆和到期鉴定提供了便利条件。（二）全宗内档案的分类在实际工作中，单纯采用一种分类法的情况是比较少见的，通常是选用几个级次，将几种分类法结合起来

7、使用，这种划分方法就叫做复式分类法。按《规则》提出的年度、机构（问题）、保管期限三种分类方法，可以组合成七种方式分类法。2.复式分类法（二）全宗内档案的分类七种方式分类法，见图8-11。图8-11复式分类法的类型（二）全宗内档案的分类（二）全宗内档案的分类（1）保管期限-年度-组织机构分类法这种方法是指先按保管期限进行类，然后在每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按机构进行分类。这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位，现行机关常采用这种分类法。永久；1980年党委办公室校长办公室…………1981年党委

8、办公室校长办公室…………长期；1980年党委办公室校长办公室…………1981年党委办公室校长办公室…………短期；1980年党委办公室校长办公室…………1981年党委办公室校长办公室…………某高校全宗分类的情况某公司全宗分类的情况（二）全宗内档案的分类（2）保管期限-年度-问题分类法这种方法是指先按保管期限分类，然后在每个保管期限下面按年度分类，再在年度下面按问题分类。这种