合同、档案、资料管理

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1、合同、档案、资料管理1.目的为了规范公司的档案管理，规避因档案不完整或缺失带来的法律风险，现对公司档案实行分级管理，对于重要档案要求严格控制。2.范围适用于公司各类档案管理。3.定义无4.职责4.1.法务监察部4.1.1.负责公司对合同管理全过程的规范性进行监督监察。4.1.2.负责各单位法律诉讼类档案的监管工作。4.2.行政人事部4.2.1.负责公司档案管理制度的制定工作。4.2.2.负责公司重要档案的保存、监管工作。4.2.3.负责对各单位档案管理的检查工作。4.2.4.负责合同预警的工作。4.3.总经办4.3.1.负责各层级合同的审批工作。5.工作程序5.

2、1.档案分级管理5.1.1.Ⅰ级（公司总部）：分为行政人事类档案、财务类档案、运营管理类档案、法务监察类档案、工程类档案，详见《公司类档案目录汇总》。5.1.2.Ⅱ级（项目）：项目档案为基层员工劳务派遣合同、返聘合同原件及员工档案、工程移交资料、质保合同、工程维修、设备采购、工程质保金、业主入住的有关资料、日常服务记录等，详见《项目档案目录结构及归档范围》。5.1.3.各单位严格按照《档案责任管理人》中的要求保管。5.2.重要档案管理5.2.1.证照保管5.2.1.1公司证照由总部行政人事部保管存档。5.2.1.2行政人事部建立更新《证照备案明细表》,每年3月至

3、6月公司证照年审完毕后，须将有效证照扫描保存至文档系统，行政人事部负责检查备案。5.2.2.合同及档案资料管理A.合同管理a.需要签定合同的项目a）.收款合同类：经营收款总金额1000元以上必须签订合同。b).付款合同类：付款金额1万元以上必须签订合同。B.合同的草拟a.各类合同的草拟，实行归口管理、分级把关的原则，谁负责此项业务，由谁负责草拟合同。b.在草拟合同前，应对合同涉及的主要内容有一个全面的了解，包括对方当事人的履约能力、信誉度、设备材料质量性能、市场行情等。c.所有合同在草拟时，必须确保符合国家法律规定，有规范文本的，要参照规范文本。d.公司日常行政

4、管理中所涉及的活动需签定的合同，由负责草拟合同人发起《合同（协议）审批表》按流程审批。e.合同联办按流程审批完成后方可签订。C.合同签订a.合同签订部门在提出《合同（协议）审批表》后，必须将对方公司的《营业执照》、《税务登记证》、《组织机构代码证》副本复印件；若对方为个人时需要提交身份证复印件至公司行政人事部。b.各类合同审批后，由经办人将合同条款与审批意见核对修改后打印四份，由对方公司法定代表人签字（若为代理人需要开具授权委托书）并盖章后，交行政人事部行政内勤处。双方均不得使用财务章或部门印章签订合同；若对方为个人时需要对方当事人签字按手印，并落款个人身份证号

5、、联系方式。d.各类合同审批后，由经办人将合同条款与审批意见核对修改后打印四份，由对方公司法定代表人签字（若为代理人需要开具授权委托书）并盖章后，交行政人事部行政内勤处。e.合同签订部门负责应将我公司签字盖章完毕的合同，在2个工作日内传递给合同签订部门，由合同签订部门负责完成对方的签字盖章手续办理工作。f.合同签订部门负责合同的传递。合同双方签字盖章完毕后，合同签订部门必须将合同及时传递至行政人事部、财务管理部、合同内容涉及到的相关部门，并做好合同传递登记。D.合同执行a.合同执行中的日常管理原则是哪个部门经办，哪个部门管理。合同内容涉及到的各部门是合同执行的第

6、一责任部门，所有经营管理活动必须严格履行合同条款规定，如在执行过程中存在困难，可以要求合同签订部门进行支撑。负责管理合同的部门，要定期了解、检查合同执行情况，协调解决执行中的问题。根据需要，重要的经济、零星施工合同，在执行中须定期将合同执行情况，向总经理汇报。在合同执行过程中，凡涉及到合同条款的补充、修改，都必须按合同草拟签约的程序办理，任何个人都不得私自修改、补充合同条款和增减合同总造价。b.各部门提请已签订合同的业务审批事项时，必须将合同作为附件，各级领导审批业务时，必须以合同为依据。c.各部门应有专人登记应收款台账并与财务管理部定期核对。d.总部综合管理部

7、、品质部负责对合同执行情况的监督指导。e.财务管理部负责对经济合同执行情况的监督检查，所有经济合同收支必须以合同条款为依据，对于不符合合同规定的付款可拒付。f.财务管理部应建立收款合同管理台账，并下发各相关部门执行。财务管理部负责对台账登记人员进行定期培训，对台账登记的准确性、完整性、及时性进行监督检查，对应收未收款项及时预警、及时催收。g.台账的主要内容应包括但不限于：序号、合同号、经办人、对方单位、签约日期、合同标的、标的额、合同收款日期、实际收款金额、实际收款日期、备注等。h.合同执行过程中，凡涉及到合同条款变更的，必须按合同签订流程签订合同变更补充协议。

8、如遇合同对方无任何告知强