档案、资料管理规定

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1、档案、资料管理规定1目的为加强全所档案管理，充分发挥档案资料在环境保护工作中的作用，确保档案的安全和有效利用，制定本规定。2适用范围适用于所有检测、评价档案、资料的管理。3职责科研科专职档案管理人员及科室兼职管理人员应严格按本规定执行。4档案、资料的分类及管理原则4.1我所的档案主要指检测、科研、建设项目评价中直接形成的，对国家和社会冇保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的丿力史记录。4.2我所的档案分为科研、检测、仪器设备等儿类，实行分项管理的原则。科研项目资料、建设项目评价资料及仪器设

2、备资料由科研科归档管理，检测资料由各业务科室管理。以保证档案的完整、准确、系统、安全和冇效利用。4.3配备忠于职守、认真负责、钻研业务、热爱档案事业的档案专业技术人员从事环保档案管理工作。5档案的保管期限5.1档案的保管期限分为永久、氏期、短期三种。5.1.1凡是一定时期（15年以内）具有利用价值的技术档案，应短期保存。5.1.2凡对工作查考、经验总结、科学研究等方而具冇长远利用价值的，应永久保存。5.1.3凡介于以上两种保管期限之间的，应长期（15年至50年）保存。5・2档案的保管期限，从归档完

3、毕，次年10月1日开始算起。6档案工作人员职责6.1坚持四项基本原则，严格遵守党和国家的各项法规、制度。忠于职守，热爱档案事业，刻苦钻研业务，捉高科学文化和专业知识。6.2贯彻执行档案工作的方针、政策、法规及有关制度。6.3监督、指导和协助专业技术人员做好文件材料的形成、积累、整理立卷、归档工作。6.4检查、验收科技项目或者上报评奖成果的档案是否完整、准确、系统。6・5负责本单位档案的收集、整理、保管、鉴定和统计工作，熟悉所保管的档案情况。6.6开展档案的开发利用工作，迅速准确地查调档案。6.7遵

4、守国家保密制度，不得造成档案的损毁、丢失、泄密；不得擅自提供、复制档案，确保放射性环境保护档案的机密与安全。7归档办法和要求7.1对上述应归档的材料，档案管理人员应主动收集和索取，形成归档材料的部门和个人，应向科研科送交该部门和个人在工作屮形成的文字材料，具休办法和要求如下：7.1.1归档材料必须做到书写材料优良、字迹清晰、整洁，一律用钢笔或碳素笔帖写，不得用铅笔、圆珠笔或复写纸帖写。7.1.2例行检测，要在年度检测结束后，及时整理归档，要求手续齐全，科室兼职档案管理员将材料分类归档。7.1.3科

5、研课题及建设项目评价应归档的材料，在项目完成后，项目负责人负责收集整理各项材料，经档案人员验收，一次性归档。7.1.4贵重精密仪器设备都要形成双份技术资料，复印件留用，原件归档。8档案的保管办法档案保存必须冇符合要求的专用库房，库房内应具备通风良好，保持适当的温度和湿度。并有防盗、放火、防晒、防虫、防尘、防潮等安全措施。档案人员要经常检查技术档案的保管状况，对破损或变质的档案，要及时修补和复制，经常保持库房的清洁卫生和档案的完好齐整。9档案的销毁程序档案一般应永久管理，对无保存价值的档案可予以销毁

6、。首先由技术负责人和档案专管员捉出需销毁的技术档案，报所长批准后，在质量负责人、技术负责人和档案专管员共同在场的情况下，予以销毁，并做好销毁记录，其销毁记录应永久保存。10图书资料购买后，购买者凭发票和图书资料到科研科核对登记入库后，方可报销。11借阅图卩资料者，需填写借阅登记簿。12借阅者要及时归还图书，不得擅自转借和销毁图书。13档案部门要建立档案管理各种制度，编制必要的检索工具，积极、主动的开展档案的开发利用、统计工作，逐步实现档案微机化管理。14档案专管员负有安全和保密责任，不得擅自转借、

7、折叠、抽取、拆散档案,严禁在档案上勾训、涂抹。