资料档案管理规定

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1、文书管理资料档案管理规定文件编号:Bb-002文件版本:1.00生效日期：共6页第1页1・制宝©的使资料更加便于利用，防止丢失、破损、使保存、出借、返还、废齐的管理程序清楚。2.俺用范（®公司各种资料档案的管理均适用。3.档案：凡公司内各种资料文件需加以分类归档管理者。4.权奏規宝管理部为本规定的管理单位5.5」资料点收5.1.1资料文件结案移送归档时依程序点收：①检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应追查归入；②文件如有抽存，应由管理部门主管签认；③文件的处理程序是否完备，如有遗漏，应退回经办部门补办。521各单位送交资料档案，应填具送档单一式二联，档案管理

2、员收点送来资料档案时，应于送档单盖档案戳，填索引号码后退回第二联。5.2资料档案分类一般资料文件的分类标准按对象分类.按主题分类.按标题分类.按件分类及按形式分类等。5.2.1按对象分类：按照客户等有关人员或按照组织部门对文书进行分类C文书管理资料档案管理规定文件编号:Bb-002文件版本:1.0()生效日期：共6页第2页5.2.2按主题分类：按技术开发、商品开发等不同主题分类。5.2.3按标题分类：票据附在信函、报告.规定文书等文书上的标题的关键字对文书进行分类。5.2.4按件分类：件件业务分类装订。-rg-vrxurrja1*■5.2.5按形式分类：按文书的形

3、式分类。例如：按照出差报告书、财务诸表.董事会议记录.传票及账簿等文书形式进行分类。5.3资料文件赞理531立式归档：待文件资料装入文件类或活页封面后，将文件夹或活页封面竖立放置的保管方式。文件夹数量较多时可以汇集文件夹的标题来制作文件夹索引：首先制作文件柜的大分类索引，然后按大分类的各项目制作中分类索引，可以使傅检索更加容易；5.3.2横式归档：将设计原图等进行归档,实行一物一样式的收支管理；5.3.3盒式归档：将某一策划或计划等不同主题的各种参考资料及报告书放入卷盒进行归档的方式。卷盒可以有效容纳各种不同形态的文书，便于收放书藉，大小不同的小册子、文献及报告书

4、等份数较多的文书；5.3.4其他的如杆式归档.使用透明文件归档等。5.4档案名称及编号文书管理资料档案管理规定文件编号:Bb-002文件版本：1.()()生效日期：共6页第3页5.4.1档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含糊；5.4.2各级分类、纲次及目次的编号，均以十进制阿拉伯数字表示；5.4.3档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。5.5保存期限文书保存年限规定参照表(见下页)。文书管理资料档案管理规定文件编号:Bb-002文件版本：1.0()生效日期：共6

5、页第4页项目年数文书的种类永久保存•登记专利方面的童要文书•筆爭会的相关文书•与资本、公司债务冇关文书•书而请示、决策等走耍文件•走要的合同书、申请书、申报书及证件•执照许可证书及相关文书•重耍统计文书•与土地、建筑物相关性的重要文书•员工的履历证书及保证书等文书•员工毛册、与人够、工资相关的童要文件•章程、规则、规章之类•诉讼方而的文书•客户名册•重耍的试验、研究报告书•年度预算文书•修订过的公司制度•其他保存期1()年•股东过户簿•税务方面的重要文书•决算文件•重要商业账簿•宜传方面的文书•市场调查等统计报吿书保存期5年•赊销账簿•赊购账簿•人事相关文件•贸易

6、相关主耍传票保存期3年•莹事、干部外部团体的任免相关文书•政府机关的简易认可、申请等文书•人事变动、有关工资、津贴、劳动基本法的保健、卫生等暂时性权利、义务的文件•管理、监督人员重大会议记录•代理商会议记录•规章、通报的修改废弃等相关文书•合同方面的文件•会计方而的补助性文件•税务相关文书•文书的收发佶•记录•业务报表•统计文件•市场调查、宜传等萊划相关的一般文书•进货出纳、保管、移交保管相关的文书•生产技术相关的较次要文件•将未具有参照必要性的往返文书保存期1年•往返文书、通知文件•调查文件、参考文件•报吿制相关的日报.月报文书管理资料档案管理规定文件编号:Bb

7、-002文件版本：1.()()生效日期：共6页第5页5.6调卷程序5.6.1公司员工需要调阅档案时，应填“调卷单”，经管理部部长核准后向管档人员调阅；5.6.2管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并在“调卷单”上填注借出日期后，将档案交调卷人员，“调卷单”则依预定归还日期的先后整理，以备稽核；5.6.3档案归还时，经管档人员核查并于“调卷单”填注归还日期及签单确认后归档。5.7机密文件的处理参照保密处理规定5.8文件资料的更改除非有特别指定，文件资料的更改应由文件的原审批部门或原批准人进行审批其更改处理方式如下：5.8.1如涉及文件内容的更改，由申请者填

8、写“文件更