文件资料及档案管理规定.ppt

《文件资料及档案管理规定.ppt》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在应用文档-天天文库。

1、永宁煤焦集团发展事业中心文件资料及档案管理规定一、总则1、为适应公司规范化、科学化管理需要，做好中心文件管理工作，特制定本规定。2、文件是传达方针政策，发布行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件管理，有效为中心发展服务。3、行政管理部是中心档案管理的部门，设兼职档案管理员，负责立卷归档后的保存使用管理。发展事业中心公文的收发、分办、用印等工作，暂由行政管理部行政主办负责，与外部的文件传递、催办由各部门负责。各部门负责人要保持部门档案资料及时归档，并对其部门档案的完整性和正确性负总责。各业务主管负责所管工作生成的文件资料整理和收

2、缴立卷归档。4、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。二、文件编写与审批1．普通文件由业务主办或业务主管编制，部门负责人审定。2．技术要求较高的技术性文件由业务主管编制，总工审核，部门负责人审定。3.凡涉及商务内容的文件由部门负责人编制，专业条款业务主管补充完善，总工审核，总经理审定。4.当需要编写文件时，业务主管向部门负责人反映情况，部门负责人依上述原则安排编写人员，明确其完成时间等事宜。5.部门负责人对其部门的所有文件及资料编写质量和编写的及时性、正确性负责。6.所有文件及资料经编制人、审核人、审定人签字后方能发布使用。三、文件或资料的格式要求1、文件或资料一

3、般由密级、紧急程度、标题、发文字号、签发人、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、报（送）单位（部门）、印发部门和时间等部分组成。2、密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。3、紧急程度分为“特急”、“急件”。4、文件或资料标题应准确、简要概括文件的主要内容。5、文件或资料应在首页注明签发人姓名。6、文件或资料内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。7、文件或资料单位必须注明全称。8、多页文件应标明页码。9、文件或资料须经编制人、审核人、审定人签字，有关部门盖章或签字方为有效。10、文件一般应该是对中心某方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告。日常的程序

4、性、流程性文件则应以工作单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。四、文件分类与立卷4.1非工程类文件（不指向工程或项目）（1）制度、规定、决定、决议、通知、通报等立为一卷。（2）请示、报告、批复等文件合并立为一卷。（3）会议纪要立为一卷。（4）非工程类电子档案卷（4.1条所含档案尽量保存电子格式，方便使用中修改、更新）（5）其它（杂项）卷4.2工程类文件（用于工程，与工程直接关联）以项目建档并分卷。（1）手续卷。项目各类申请，政府部门或技术部门审批、审查、答复等文件（包括发改委、土地、城建、人防、消防、环保、图审等部门出具的一切争对项目审查、批复性质的文件或图表资料）和建设方的各类申

5、请等立为一卷。（2）商务合同卷。对外商务活动产生的要约，承诺，函，协议，合同，谈判记录，录音等立为一卷。（3）技术文本图纸卷图纸，图册图片，技术工作函，工作方案计划，委托任务书等文本按阶段按专业分卷。具体如下：项目可行性研究及策划卷；征地卷；概念规划卷（含招投标资料）；修建性详规卷（含招投标资料）；项目环评节能资料卷；地勘卷；建筑工程方案卷（含招投标资料）；施工图卷；监理招投昃恚皇┕ふ型侗昃恚皇┕ぜ嗬砭恚ǜ髯ㄒ狄曳骄恚皇┕ぞ恚ǜ髯ㄒ狄曳骄恚痪ぱ槭站;甲供材料卷；建设方现场工作卷（开工前工作卷，监理联系卷，工作日志卷，工程其他事项卷）；预算结算卷；工程会议记录及决议卷；峻工图卷；设计变

6、更资料及图纸卷；其它资料卷。（4）政策信息卷。国家政策性文件或政策信息立为一卷。（5）工程电子档案卷（所有技术文件资料尽量保存电子格式档案，并表明内容信息）（6）其它资料卷五、文件的编号（供发文使用)发展事业中心内部下发文件：永发字［年号］顺序号房地产公司发文：吕佳房字［年号］顺序号其它项目部或公司根据自身法人情况确定。六、文件的收发制度1.所有文件，由行政管理部负责收发文件并分别建立登记簿。各部门职员要按第四条分类立卷使用，方便日后归档。2.每份文件行政管理部都应有发文卡或收文卡。3.所有外来文件均应先原件存档，档案管理员接收原件时必须和部门业务主办办理接交文件手续。行政管理部将复印件传

7、阅或下发给相关部门或人员。4.文件传阅范围由部门负责人确定。5.行政管理部行政主办在收文卡上要注明文件承办结果。七、文件资料的保存与作废1.文件资料的保存形式：文件可以以书面形式或电子版形式保存。技术资料，图纸应有纸质和电子格式两种保存类型。2.文件的原件由发展事业中心档案管理员保存，复印件由各部门使用成员负责保存。3.文件或资料要分类保存，便于阅览；查阅和借阅文件，需经部门负责人同意并作好记录，借阅文件的时间一般不得超