文件编号及文件档案管理规定

《文件编号及文件档案管理规定》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在应用文档-天天文库。

1、质量管理体系支持性文件文件编号及文件档案管理规定(XCJ-CX4.2.3/G(01)-2008)文件序号：11.目的对质量体系文件编号及文件档案管理做出规定，使文件便于受控使用和保存。2.范围文件编号及文件档案可包括本公司质量体系文件，质量体系支持性文件和相关质量记录、表单，与质量体系有关的外来文件以及工程建设管理规定，工程建设标准规范，工程设计图纸及设计文件等。3.文件编号规定3.1每个文件应有唯一的文件编号；3.2代号文件代号使用汉语拼音第一个字母大写表示；3.2.1公司代号：“XCJ”；3.2.2质量手册代号：“Z

2、SC”；Z－质量，SC－手册。3.2.3程序文件代号：按GB/T19001-2000（idtISO9001:2000）《质量管理体系要求》中程序文件对应的序号，再加“CX”两个字母；CX－程序（所有产品通用）；JLCX－监理程序；DJCX－代建程序。3.2.4支持性文件代号a.行政管理类文件：按办公室规定的行文编号。b.技术质量文件类：归于程序文件下，同时加“J”标识；J－技术。c.技术管理文件类：归于程序文件下，同时加“G”标识；G－管理。d．记录表单：e．监理/代建作业类文件:采用主题词汉语拼音第一个字母大写标识。监

3、理/代建大纲:“DG”；监理/代建合同：“HT”；监理/代建规划：“GH”；监理细则：“XZ”；监理/代建月报：“YB”；会议纪要：“JY”。3.2.5发布年份、文件顺序和版次文件顺序号用二位阿拉伯数字；发布年份用四位或二位阿拉伯数字；版次在文件封面用大写数字表示，同时在页眉亦有表示，页眉：文件名称：文件编号：版本：修改码：；3.3文件编号方法：3.3.1质量手册编号：“XCJ－ZSC－年份”XCJ-公司代号（下同）；ZSC－质量手册代号（下同）例如：协诚监理公司2008年第二版《质量手册》的编号为：“XCJ-ZSC-2

4、008”，并在封面标“〔第二版〕”字样;3.3.2程序文件编号:“XCJ－CX?.?.?－年份”CX:程序文件代号（下同）；?.?.?－GB/T19001-2000（idtISO9001:2000）《质量管理体系要求》中程序文件对应的序号(下同)例如：协诚监理公司2008年第二版《文件控制程序》的编号为：“《XCJ－CX4.2.3－2008》”，并在合订册封面标“〔第二版〕”字样；3.3.3程序文件中的技术质量文件编号：“XCJ—CX?.?.?/[J+（文件顺序号）]－编制年份或修改年份”J-技术质量文件代号例如：协诚监

5、理公司2007年“模板工程专项施工方案”审查指引，编号为：“XCJ-CX7.5/J（01）－2007”；CX7.5－该文件归属于“《XCJ－CX7.5－2008》”《监理服务过程控制程序》3.3.4程序文件中的管理文件编号：“XCJ—CX?.?.?/[G+（文件顺序号）]－编制年份或修改年份”G－管理文件代号（下同）例如：协诚监理公司2008年《文件编号及文件档案管理规定》编号为：“XCJ-CX4.2.3/G（01）－2008”；CX4.2.3－该文件归属于“《XCJ－CX4.2.3－2008》”《文件控制程序》G－技术

6、管理文件01－管理文件第1个3.3.5质量手册和程序文件中的记录编号：“XCJ—ZSC或CX?.?.?/[J+（顺序号）]－编制年份或修改年份：”J－记录代号例1：协诚监理公司2008年《文件控制程序》第2个记录表单编号为：“XCJ-CX4.2.3/J（02）－2008”；CX4.2.3－《文件控制程序》J－记录代号02－《文件控制程序》中第二个记录表单例2：协诚监理公司2008年《人力资源控制程序》第1个记录表单编号为：“XCJ-CX6.2/J（01）-2008”；CX6.2－《人力资源控制程序》J－记录代号01－《人

7、力资源控制程序》中第1个记录表单3.3.6各部门除程序文件以外的自发文件编号：按办公室规定的编号3.3.7各部门的管理规定编号：按办公室规定的编号3.3.8监理/代建大纲，监理/代建合同，监理/代建规划，监理细则，监理/代建月报的文件编号:（1）监理/代建大纲编号：以电子版保存，按工程名称即可，无须编号（2）监理/代建合同编号：“XCJ—（年份+）HT—合同顺序号”HT－合同代号（下同）例如：公司2008年第6个监理合同编号为：“XCJ-2008HT-06”；（3）监理/代建规划编号：按工程名称即可，无须编号（4）监理细

8、则编号：公司范本编号为：“XCJ－XZ＋（顺序号）－编制年份或修改年份”XZ－细则代号例如：公司2008年第6个监理细则的编号为：“XCJ-XZ（06）-2008”各个项目细则编号按范本一一对应排序，遇缺项时该顺序空缺，增项时在序尾依次增加（5）监理/代建月报编号：“XCJ—YB－某年序号”.一个监理/代建工程监理/