资源描述：
《文件资料编号规定》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在行业资料-天天文库。
1、文件资料编号规定1、总则对公司形成的每份文件确定一个单独的编号,以便对文件的形成、发放、修改、归档进行管理。2、适用范围2.1公司内部形成的各种文件；2.2外来文件。3、职责3.1公司企业管理部中心档案室对公司文件编号进行管理；3.2公司各单位对本单位拟订及收到的外单位发来的文件进行编号,并对发给职能部门、各子、分公司和责任岗位的文件添加发放编号。4、工作程序4.1文件资料编号形式4.1.1公司文件资料的编号均采取按文件分类类目分段编号的形式。一般文件编号分为3段,可视需要扩展为4段。段与段之间采
2、用“—”分开。第1段为一级代码,第2段为二、三级类目代码，二级代码为文件的适用性质或归属年号、届别(董事会、股东会),三级文件代码为二级文件项目下的分类代码，第3段为流水号,由2～5位数字组成,第4段为扩展号,主要用于资料附件的编号或使用流水号等。XX—XXX—XXXX—XXX扩展号文件流水号三级类目代码见4.3.4.2二级类目代码适用性质代码见4.3一级类目代码见4.24.1.2一级类目代码采用英文字母编写,一般为两个字母；二级类目代码采用拼音字母编写,一般为两个字母，董事会（股东会）文件为年尾
3、数字和会议顺序号，三级类目代码采用1个字母,后一位为三级类目代码,文件编号中的字母、版号字母均采用大写字母。4.2一级类目代码:BD—董事会(股东会)BoardOF—行政文件OfficeQM—质量手册QualityMenuOP—程序文件OperationWG—作业指导书WorkGuideFM—表格FormID—公司内子公司上报文件InterDocumentLD—公司内子公司平行文件LevelDocumentDD—公司内子公司下行文件DownDocumentOD—外来文件OuterDocumentI
4、V—投资类文件InvestmentAR—审计报告、资产评估AuditReportEC—经济合同EconomicContractRG—注册登记文件RegisterOT—其它Other4.3二级类目代码4.3.1董事会文件、行政文件的二级类目代码：JD—决定、决议JY—纪要TZ—通知TB—通报BG—报告、请示、总结PF—批复HY—行政会议文件HG—函OT—其它4.3.2程序文件、作业指导书、表格、公司内报送文件、经济合同、其它等二级类目的代码为:JT—集团、通用文件QG—企业管理部CW—财务管理部SJ
5、—审计监察部GC—工程事业部GW—港湾工程JX—机械公司SJ—黄石疏浚GF—贵阳分公司SK—生科源CH—赤化超JY—金业ST—燊泰基ZD—中东AG—安哥拉KM—喀麦隆HH—海虹4.3.3外来文件的二级类目代码为:ZF—政府公布的各种文件、法规GD—股东单位来文CZ—传真件GC—工程资料QS—企事业单位OT—其它4.3.4投资类文件的二级类目代码YC—其它项目立项前文件OT—其它企业管理部在所选项目经公司董事会批准立项后，即比照本条规定另给项目的通用性质代码，并对本项目有关的已编入YA、YB、YC的
6、文件按新代码重新编号、归档。4.3.5注册登记文件、审计报告、资产评估二级类目代码采用4.3.2中的5个经营单位二级类目代码和4.3.6中的各投资企业二级类目代码。4.3.7投资类文件的三级类目代码A—项目点董事会文件B—报告C—财务文件、报表D—调查报告、项目前期各种文件G—外派人员工作汇报、总结H—与项目的关及股东间往来函J—纪要、备忘、记录O—其它P—对投资企业报告、请示的批复、批示、要求、函件Q—请示R—规章制度S—公司董事会批复、批示、意见W—外来文件X—协议、合同Z—注册文件(工商登记
7、)4.4文件流水号董事会文件、质量手册、程序文件、作业指导书、表格采用2～3位流水号,行政文件、公司内报送文件、外来文件、投资类文件、其它文件采用5位,前两位为年份尾数,后3位为流水号。4.5扩展号使用表格时,用于区别批数或同一批内各页的号码。4.6各类文件编号方式4.6.1董事会(股东会)文件编号方式如下:BD—XX—XX流水号会议顺序号(非会议用0)董事会届别一级类目代码例:BD—27—15表示第2届董事会第7次会议第15号文件4.6.2行政文件编号方式如下:OF—XX—XXXXXXX流水号（
8、三位）年号尾数(四位)二级类目代码一级类目代码4.6.3质量手册编号方式如下:QM—X流水号一级类目代码4.6.4程序文件编号方式如下:OP—XX—XX文件流水号二级类目代码一级类目代码4.6.5作业指导书编号方式如下:WG—XX—XX文件流水号二级类目代码一级类目代码4.6.6表格编号方式如下:FM—XX—XX—XX使用流水号（可手写）种类流水号二级类目代码一级类目代码表格的编号限定表格的格式。同一格式表格的多次使用,可视需要增加拓展的使用流水号2～3位。交印刷厂印制的表格在印制
