资料档案管理

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1、資料檔案管理文書資料的管理辦公室裡的紙張，將會在下一個世紀裡逐漸減少了。隨著無紙辦公室的來臨，我們將用更有效率的方法來從事文書檔案管理，但是在沒有全面化資訊時代到來的這一刻，文書檔案無疑仍是時間管裡的一大難題。因為我們要先寫先填，再列印或影印，修改後接著批核，然後分發執行及存檔，這一連串的動作，花費許多操作時間及溝通效果。我們因此不鼓勵任何除了財務及法務憑證的紙張留下來，一切作業均由資訊管理系統執行要有效率許多。文書檔案有哪些？可以說是包羅萬象，舉凡公文、命令、信函、表報、帳冊、印章、證明、獎狀、史料、照片、圖樣、印刷品，各種今天要用的東西，用玩

2、之後明天就成了檔案,必須依照檔案管理制度辦法整理歸存，時日一多，換人處理之後就免不了錯亂無章，愈積愈多,彷彿是垃圾一般令人煩惱，況且還要找地方空間收存，更顯得是辦公室的毒瘤一樣，不受人歡迎。有效管理文書檔案的方法:1.盡量不用紙張：前面提過，時間等於空間等於金錢。如果能用資訊作業取代的表格、公文、報告、盡可能不再使用紙張，可以用磁片或壓縮性檔案儲存。2.盡量定期•整理：每隔三個月要辦公室大清倉一次，以便把平常我們隨手一塞的東西給翻出來，不要的就扔了，要的就立即歸檔，至少把五分之一的東西丟了，保持一些空間來，才能『汰舊換新』，任何空間太滿了就裝不下

3、了，時間就因此而浪費在塞滿及找不到的搜尋裡。3.盡量單純制式：無論書信、表單、公文都以最簡單的格式化、制式化來處理，讓所有人填進去的東西愈少愈好、所經過的關□也以不超過三級就好，以便爭取時效。4.制訂檔案時效：一般檔案分為永久保存、十年保存、三年保存及一年保存四種。辦公室裡百分之八十的檔案都只保存一年即可。財務相關憑證依稅法規定保存七年，法律憑證保存十年或永久保存；一般會議記錄及計畫書也只要保存三年，所以實在不要等到一個員工辭職或公司搬家才來整理「遺物」，否則辦公室無疑就是倉庫及家具行的代名詞。5.善用檔案人才：許多機關行號都會把新進的人員或即將

4、退休的屆齡長者，奉為最佳檔案管理者。這有一個缺點就是，他們可能對組織不夠瞭解，或者把檔案管理當成一件打發時間的無聊工作處理O其實，已發生的文書資料的確很少人去珍惜，直到有一天想要調卷調案的時候，才急如星火，有許多老闆在找不到檔案的時候，往往破口大罵。但當用完之後，又來個順手一丟，再也難覓芳蹤了。6.採用中央管理：CentralFilingSystem就是將組織各種檔案交由檔案室或資料室共同管理，而非各部門各單位個人管理，原因是這樣才能有效率的歸類編案編目，而非各人一把號，各吹各的調。1.採用正確分類：如果我們有足夠的專業知識，刀可能會正確的選出所

5、需的分類法。例如，是用日期法、地域法、部首法、顏色法，沒有專業檔案管理經驗及訓練，很可能再一開始就弄得亂七八糟，之後想要再改，可就不簡單了。&善用檔案工具：例如名片的管理，到底是用盒裝呢?活頁式呢?還是名片簿儲存。如果名片簿那愈來愈多要怎麼辦？如果用檔案夾，要用哪一種？用硬殼的還是軟式的？用懸吊式的還是滾筒式的？9.注意汰舊換新：這是抬要隨時Update資料。新的名片來了，就要比對與就的是否相同，是否要將每張名片註明日期及地點，以便收存整理方便。還有舊的雜誌，過期的報紙，不要堆積如山，浪費空間就是浪費時間。10.注意編案編目：如果沒有統一的人員管

6、理檔案，很容易就會產生案名的不同，而使人遍找不到的麻煩。現在我們用電腦存檔更要注意檔名，因為換人就永遠找不到檔案了的機會比比皆是。11.注意存檔方式：這是只如果用電腦儲存檔案，則必須有能夠共同享用的空間。因為在區域網路裡可以存查，所以我們要有MasterFile的觀念。否則也許每個人都以為其他人會存檔，而都最後殺光了重要的資料，那就怎麼都不回來了。12.注意調卷調案：如果在公家單位上班，你可能注意到，調卷及調案都非常嚴謹。也就是說，公家單位對於檔案的處理十分審慎，想要借閱一些資料，就要填寫借閱單，要簽名，要依時限繳還，而一般企業行號就比較馬虎，拍

7、拍肩膀就可以借調，借完大家就會忘掉。資料檔案與時間管理，關係因此十分密切，無論在體系內官卑大小，都得注意它的存在，而且運用不當，就會成為管裡的絆腳石，管理者不得不慎。檔案備份的觀念據瞭解，因為不當操作或設備耗損而導致檔案遺失，對電腦使用者造成損害的威脅僅次於電腦病毒，因此實施檔案備份和防治電腦病毒同樣是電腦使用者不可忽視的工作。事實上，檔案備份幾乎是每一位電腦使用者都曾經做過的工作，常見的方法就是將一個資料夾的檔案複製到另一個資料夾，或者儲存到磁碟片。這樣做並沒有錯，唯一的問題就是缺少更有效率的方法，而對電腦使用者而言還有什麼比缺少有效率的方法更

8、令人不安和不愉快的呢？電腦檔案備份的觀念備份時可將指定的檔案經過程式壓縮處理以減少儲存空間，必要時再加上密碼保護，然後存入備份檔中保存。