新發傳染病檔案管理研究

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1、新發傳染病檔案管理研究摘要：新發傳染病檔案管理，是加強新發傳染病控制與預防工作的重要工作之一，是各級疾控機構重要的信息集聚中心。作者從檔案管理機制的建立、文件材料的歸檔范圍、新發傳染病檔案信息系統的建立和對檔案工作者的素質要求幾方面，進行瞭較為深刻的分析與研究，為進一步加強新時期新發傳染病檔案信息資源建設、管理與利用工作提出瞭很好地建議性和指導性意見關鍵詞：傳染病防控；檔案管理；研究新發傳染病是指新確定的和先前未知的、可引起局部或世界范圍內公共衛生問題的傳染病，如SARS、禽流感、甲型H1N1流感等。這些新發傳染病往往具有傳染性

2、強、傳播速度快、病死率高的特點,對社會穩定、經濟發展和國傢安全造成嚴重影響。因此,預防和控制新岀現的傳染病，已成為當前疾病預防控制工作中的重要內容。無疑,綜合檔案室作為各級疾控機構重要的信息資源管理部門，應該盡早認識到這一點，積極將檔案管理滲透到防控工作中,做到關口前移，才能收集到全面的第一手的材料，才能確保這些檔案材料能夠真正完整地反映防控過程和經驗1建立檔案管理機制1.1架構檔案管理組織當疾控機構全面啟動新發傳染病預防控制機制時，往往會建立起防控工作領導小組，全面組織和領導防控工作，並在此之下,成立相關工作組。如協調組、信息

3、組、現場組、檢驗組、宣傳組、後勤保障組、外聯組、專傢組等，具體負責預防控制工作中上下級部門的協調與溝通;進行疫情信息的收集、分析與上報;開展疫情的應急處理與流行病學調查、疫情的監測與檢驗檢測。同時還要對社會民眾進行健康教育，並與社會多系統多部門開展聯防聯控，共同抵禦新發傳染病。在疾控機構啟動防控機制的第一時間,檔案部門就應積極行動起來，將檔案管理介入到防控機制之中。首先，檔案人員應加入協調組或信息組的工作，專職負責對整個防控工作檔案的指導與收集。第二，在各個防控小組中確定檔案信息員，負責該組檔案材料的收集和歸檔工作1.2明確機構

4、和人員職責，建立規章制度檔案部門應在各工作組成立之始，建議領導小組在各組建立和制定制度時，在制度中明確歸檔任務。在工作結束或告一段落時，將本組形成的文件材料及時收集和歸檔，並將這一責任具體落實到各組的信息員職責中去。明確規定信息員的職責，除瞭定期將該組工作信息上報防控領導小組外，還要負責將該組文件材料收集齊全，上交到檔案室。檔案部門也應該及時制定歸檔范圍，提出歸檔要求，發送至各工作組,從而確保信息員和各組工作人員都能瞭解和掌握歸檔內容1.3利用現有的檔案工作網絡在防控工作結束、工作組解散後，還會有反映防控工作的文件產生或需要歸檔

5、，如表彰類的申報材料和實物類的檔案以及各科室申報的有關項目或科學研究的檔案材料。為瞭確保檔案能完整地反映整個防控的全過程,也應該註意收集這部分材料，而它們的歸檔就需要靠現有的檔案工作網絡來完成。因此,檔案機構還要及時對各科室的兼職檔案員提出要求，關註並及時收集和歸檔這部分檔案材料2明確防控文件材料的歸檔范圍防控工作組的人員多為公共衛生專業人員，對檔案的知識瞭解甚少。因此,及時提出歸檔范圍是十分必要的。防控工作文件材料的歸檔范圍，應從各工作組的職責任務出發，並根據以往的工作經驗來制訂。歸檔范圍大致應包括以下幾個方面：2.1防控工作

6、的組織與框架文件。包括防控工作領導小組的籌備、建立文件;領導小組和各工作組的職責任務、工作制度及人員安排、通訊錄;重要的會議記錄;本單位和上級單位的防控工作預案、方案、技術規范與技術指南;本單位和上級單位的防控工作計劃、總結、大事記；本單位和上級單位關於防控工作的通知、簡報等文件以及本單位向上級的請示、報告、建議、意見以及上級單位的指示、批復、復函等文件材料2.2現場流行病學調查及疫情處理材料。對新發傳染病進行現場調查和處理所形成的材料是反映整個防控工作的至關重要的第一手材料，是開展傳染病癥狀分析、流行病學分析和病原學分析與研究

7、的最為基礎和關鍵的材料，因此要特別重視這部分材料的收集。這些文件材料應包括確診病例及其密切接觸者的現場流行病學調查表、調查報告、實驗室檢測報告、專傢會診意見及現場消毒或進一步隔離的記錄等材料。除個案材料外，還應包括新發傳染病的報告管理、流行病學調查和處理的技術規范、指南等規定性和指導性文件。此外，消毒藥品、器械及防護用品等應急物資儲備的申請、批復、登記表、匯總表，消毒工作登記和統計表以及應急隊伍集結和培訓等材料也應包含其中2.3疫情信息統計與分析材料。這部分文件材料反映的是整個疫情的基礎數據，因此，對它們的收集也是檔案收集的重頭

8、工作。應包括本單位以及與上下級疾控機構溝通的疫情監測日報、周報、月報;疫情的監測分析報告;建立新的疫情信息報告系統或平臺的材料以及相關的技術指南、規范性文件和培訓材料等2.4健康教育材料。開展為大眾傳染病防控知識的普及和宣傳是疾控機構的重要任務，特別是對大眾都不