基金管理有限公司电子档案管理办法模版

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1、X基金管理有限公司电子档案管理办法第一章总则第一条为加强对X基金管理有限公司（以下简称“公司”）电子文件的归档管理，有效维护电子文档的真实性、完整性，保障电子档案的安全保管和开发利用，根据国家法律法规和《X基金管理有限公司档案管理制度》，制定本办法。第二条本制度所称电子档案，是指各部门及分支机构（区域办事机构）（以下简称“各单位”）通过公司业务开展及行政管理过程中形成的具有规范格式、经鉴定具有保存和利用价值的电子文件及声像文件。第二章管理体制与职责第三条公司电子档案的归档实行分级管理，由综合管理部统一协调，各单位原则上由公文管理员（综合管理部备案）负责本单位的电子档案

2、管理工作，各单位应明确电子文件归档管理的分管领导，协调解决实际问题。第四条各单位在电子档案的管理过程中应明确职责、责任到人,以确保电子文件的真实性、安全性和完整性。第五条电子文件的形成、承办、运转、整理等工作由承办部门负责，电子文件的归档管理、保管和开发利用等工作，由综合管理部负责。第六条归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。综合管理部应配备相应的处理设备及介质，以保证归档电子文件的有效识读及备份，如光盘刻录机、光盘等。第七条档案管理人员应忠于职守，熟练掌握使用计算机系统的操作技能，积极主动提供查阅服务，充分发挥归档电子文件的作用。第三章归档范围与保管

3、期限第八条各单位在业务活动和职能活动中产生的电子文件，经鉴定凡具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件及声像文件，均应按照归档范围进行归档。具体归档范围为：（一）股东决定、董事会、监事会、总裁办公会形成的决议、工作报告、会议纪要、会议录音和录像资料及其他会议材料；（二）公司经营管理层在经营决策、经营管理等方面形成的决定、总结、计划等文件材料；（三）公司阶段性工作会议、专业会议、专题会议的工作报告、会议纪要等材料；（四）年度会计决算报表、年度统计报表；（五）稽核报告、审计报告、对重大事件的处理报告等；（六）公司各项工作的规章制度、办法、规定以及其他各种公文；（七）公司信息

4、系统，包括业务系统（包括但不限于投资交易系统、直销系统、清算系统、估值系统、TA系统等）、财务系统、办公管理系统、风控系统等系统管理数据和日常运营数据；（八）研究部门撰写的调研报告及公开发表和正式出版的文章或专著；（九）公司重要基建、购置设备、装修项目的招、投标文件及预决算书；（十）公司向上级主管机关和证券监管部门报送的资格申报材料、业务申请材料、各种工作报告及其他各种业务资料等；（十一）其它具有利用和保存价值的电子档案。第九条与信息系统有关的技术文件、图表、程序和数据等电子档案由技术管理部指定专人负责日常管理，并应于每半年终了后10个工作日内将上半年的数据备份硬盘移

5、交至综合管理部保存。第十条计划财务类电子档案由财务管理部总部指定专人管理。第十一条综合管理部于每年6月底和12月底对电子档案归档管理工作进行检查。检查内容主要包括电子档案管理工作的规范性、是否严格遵守保密规定等。第十二条电子文件的保管期限参照《X基金管理有限公司档案管理制度》的有关规定执行。第四章电子档案的归档方式与要求第十三条各部门应在每年3月30日前将上年度办理完毕的属归档范围的电子文件向综合管理部归档。电子文件归档移交前，各承办部门应检查本部门电子文件的真实性与完整性，要做到移交及时、数据完整、内容准确、目录编制规范、目录与文件一致、手续清楚等。打印填写完整的档

6、案交接情况登记表一式三份（见附件1）,交接双方及监交人签字后各执一份。第十四条各单位移交电子档案时应采用只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘以及计算机硬盘等，禁止使用软磁盘作为归档电子文件的存储载体。移交前应对光盘等介质内的电子文件检查并清除计算机病毒，存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内应填写部门名称、移交人姓名、电子档案涉及的年份、密级等。第十五条电子档案载体中应包含与移交的电子文件一致的机读目录（见附件2）、相关软件、附属资料等。第十六条电子档案移交时，综合管理部应检验移交的电子文件,确保载体清洁、无划痕、无病毒、档案与目录一一对应、文件内容完整等。凡检验

7、不合格的，由档案形成部门负责重新制作。第十七条各部门移交电子档案时至少应制作两套，一套封存保管，一套查阅利用。对于安全性秘级要求高的档案，应由综合管理部负责制作第三套，实行异地保存。第十八条综合管理部应将接收到的电子档案进行分类、组盘。分类时按照年度、部门、内容、文件格式等进行相对集中，连同卷内目录一同归档保存。第十九条各单位同时可利用办公自动化传输系统从网上进行电子档案移交，移交时应采用相应的压缩工具对电子文件进行压缩。各单位和综合管理部应共同做好网上移交档案的病毒检测工作。网上移交的电子档案由综合管理部负责备份归档。第五章电子档案的保管与利用第二