私募基金管理人基金销售业务资料档案管理办法模版

《私募基金管理人基金销售业务资料档案管理办法模版》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、XX投资管理公司基金销售业务资料档案管理办法第一章总则第一条为规范公司档案管理，建立符合现代金融企业要求的综合档案管理体制，有效保护和利用档案为经营管理服务，依据《基金销售管理办法》以及《基金销售机构内部控制指引》等规章制度，制定本办法。第二条本办法适用于公司各部门及分支机构。第三条本办法所称档案是指公司各部门及分支机构在各项工作屮形成的具有保存价值的各种文字、报表、声像、实物等不同形式的历史记录。第四条档案工作是公司经营管理活动中不可分割的重要组成部分，在维护投资者合法权益、防范金融风险、记录

2、历史真实面貌、保障公司安全稳健运营等方而具有不可替代的保障作用。第五条档案形态包括实体档案和电子档案。屯子档案与实体档案处于同等重要地位，其接收、查询、备份等需确保档案的真实性、完整性和有效性。(-)实体档案包括：1＞纸质档案。2、公司获得的荣誉档案，如奖杯、奖牌等。其他具有实体形态的档案，如光碟等。1、纸质档案对应的电子版原件或扫描件。2、声像档案。3、各业务系统的数据库及管理系统数据库，如交易系统、清算系统、0A平台、邮件系统等。4、其他以电子版本保存的档案。第六条对于公司业务运作过程中形成

3、的档案，包括但不限于办公电话录咅、客户身份资料、客户交易记录等，若法律法规对其保存或保密期限有特殊规定的，按照相关法律法规的规定执行。第二章档案工作机构、人员及其职责第七条公司档案工作机构包括档案形成部门和档案管理部门。档案形成部门为公司各部门及分支机构，档案管理部门为行政部门。第八条档案形成部门负责档案的收集、整理，并按规定向档案管理部门移交。各岗位工作人员对于所负责业务的相关档案负有收集、整理的职责。部门负责人对档案的收集、移交工作负有领导责任。任何部门和个人不得拒绝移交档案或据为己有。第九

4、条行政部负责档案的审核、编目、保管、统计、提供利用和鉴定销毁，并对档案的收集、整理和移交工作给予指导、监督和检查。第十条公司所有内设部门、机构和全体员工都有保护档案的义务和责任。第十一条公司配备必要的柜、架、箱等设施，对档案切实做好防水、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等人防工作；对库存档案实行科学、合理、妥善的保管，并定期进行检查，发现问题及时解决。第三章档案的收集、整理与移交第十二条档案形成部门以部门为单位定期向档案管理部门办理移交，任何个人不得自行保管档案。对按规定不得归档

5、的材料，禁止擅自归档。第十三条归档文件范围包括：（-）公司的各项文书档案、业务档案、会计档案、电子档案和实物档案等（详细明细参见附件1）。附件1中所列档案明细由档案形成部门根据实际业务情况定期进行调整。（二）公司及各部门、各分支机构工作过程中形成的其他重要的、具有保存价值的档案资料。第十四条不必归档的文件：（一）重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。（-）国家和地方有关部门发来供参考的抄件和征求意见未定稿的材料。（三）未经会议讨论和领导审阅、签发的文件材料草稿、一般性文件的历次修改稿。（四）

6、从正式文件材料上摘录的供工作参阅的非证明性文件。（五）参加非主管单位召开的会议，不需要执行和无查考利用价值的会议材料。（六）非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。第十五条档案形成部门移交档案前，应对归档文件进行整理，使之有序化。（-）整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）质量要求：归档文件应齐全完整。己破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制；整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。第十六条纸质档案的归档整理

7、方法（一）装订：纸质归档文件应按“件”装订。“件”是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件，对于由多份文件组成的“件”，应按内在逻辑顺序或时间顺序依次排列，原则上这些文件应合并装订。（二）分类：归档文件采用“档案形成年度一档案形成部门或分支机构一档案保管期限一主题（事由）”的方法进行分类。关于“档案保管期限”的详细定义见第十七条。归档文件的整理单位“件”：文件正木与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

8、（三）排列：归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合吋间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。（四）编号：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。档案文件编号由“年度■部门代码・保管期限■件号■密级”构成，如2013-JCJH-20-01-^密。1、年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2013o2、部门代码：采用规范化简称拼音首字母，如监察稽核部的部门代码为“FLHG”，“市场部”的代码为“SC”。如