电子档案管理办法

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1、电子档案管理办法前言 本标准是根据电力勘测设计CAD电子文件归档与档案管理办法(送审稿)及我院质量体系文件Q/20201-2000《文件控制程序》等标准中要求制定的。本标准自2003年08月01日起实施。本标准由档案管理部门归口管理。1.目的和范围本标准对工程设计、科标业、自身基建等项目各个设计阶段过程中及党、政、工、团各项业务管理工作中形成的具有保存价值的电子文件的收集、积累、整理、归档、保管、利用、鉴定的方法和要求作出了具体的规定。目的是通过加强对电子文件的管理,提高各项管理工作水平和档案的利用率。2.引用

2、标准/文件《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》第一部分:电子文件归档与档案管理GB/T17678.1-1999《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》第二部分:光盘信息组织结构GB/T17678.1-1999《CAD文件管理》GB/T17825.1~17825.10-1999《CAD电子文件光盘存储归档一次性测试》GB/T17679-1999《电力勘测设计科学技术文件材料立卷归档办法》DLGJ105-2000《电力工程勘测设计科技档案分类编号办法》DLGJ86-96《电力工程标准设计分类编号及图

3、纸管理办法》DLGJ123-95《电力工程勘测设计图纸管理办法》DLGJ28-94《电力工程计算机辅助设计技术规定》DL/T5026-93《电力勘测设计科技档案应用计算机管理与检查规定》DLGJ115-93《电力勘测设计文书档案管理规定》DLGJ143-19983.职责档案管理部门负责电子文件的归口管理工作,各专业室及院各职能科室负责电子档案的归档。4.收集范围在工程勘测设计、科标业、自身基建过程中以及各项职能管理工作中形成的具有保存价值的电子文件,其范围和类型如下:4.1图形文件:由CAD系统生成的二维、三维

4、图形文件。4.2图象文件:由扫描或其它方式产生的点阵图文件(包括由网络传输的上级下达的任务书、批复及各类文书文件)。4.3文本文件:一般用字处理技术形成的文字文件、表格文件(包括采用专业软件生成的计算书、采用电子表格进行的手算计算书及报表等)。5.电子文件的归档5.1归档职责5.1.1设计人负责工程设计图纸、设计说明书、概预算文件等电子文件的归档,负责在各级校核过程中对需修改的图纸进行电子图修改并压库,确保电子档案的准确性和完整性。5.1.2工程科设总和经营计划科负责外委工程电子文件的收集、整理和归档。5.1.

5、3档案人员负责验收电子档案,对合格的卷册进行整编,并定期刻录光盘。。5.1.4主设人负责将工程设计各阶段计算书等可以以电子文件形式归档的材料收集归档。5.1.5党、政、工、团和职能科室管理工作中形成的电子文件材料,由职能科室负责人组织文件管理员收集、整理、预立卷和归档。5.2归档时间5.2.1在工程设计管理系统中传输的电子文件(即工程设计图纸、概预算文件、说明书等)应由设计人随时压库,绘图员绘制完毕后自动转电子档案临时库。5.2.2工程设计过程中生成的计算书等可以以电子文件形式归档的内容,应与科技原始文件材料同

6、时归档。5.2.3党、政、工、团和职能科室各项业务管理工作中形成的具有保存价值的电子文件(含收文登记单)应在下一年5月底前归档。5.3归档要求5.3.1工程设计过程中(含科标业、自身基建)形成的电子文件(含CAD电子图、设计说明书、概预算文件等)以卷册为单位通过“工程设计管理软件”直接归档,不需填写《电子文件移交单》〔附录A(标准的附录)〕。5.3.2为了确保工程电子档案的完整和准确性,设计人对设计成品正式出版之前的设计修改应落实在电子图上,并重新压库。对于设计成品出版之后的设计修改,应严格执行档案修改程序〔见

7、《科技档案管理办法》Q/21102-2003〕,对修改后的电子文件重新编号,并将修改的目录、电子文件和《设计(设备)变更通知单》(20204.10-R3-2000)压库归档。5.3.3积累过程中负责文件收集、整理的人员对电子文件要进行备份,保存时间不少于1年,防止文件归档过程中出现数据丢失。5.3.4档案人员应及时对工程电子档案进行接收、检查和整编,对于不符合归档要求的工程电子档案,应通知经营计划科或设计人进行纠正,以确保电子档案的真实性。档案人员应定期对工程电子档案刻录光盘。5.3.5各职能科室应按照《文书档

8、案管理办法》(Q/21103-2003)的要求对重要的电子文件和数据进行收集、整理和归档,归档人应填写《电子文件移交单》〔附录A(标准的附录)〕。5.3.6工程设计立卷人应将一个工程的电子文件如计算书、《文件移交清单》(见《科技档案管理办法》Q/21102-2003)放在一个子目录(可设多级子目录)中,子目录名称为工程卷册编号加归档人姓名,以网络或子目录共享的方式移交给科技原始文件材料

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