富特建设发展有限公司档案管理规定

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1、富特建设发展有限公司档案管理规定一、档案范围本规定所指的档案是指在公司经营管理活动屮形成的，所有的文字、音像及其他方式记录的资料。二、档案类别与管理部门所有档案分为财务档案、人事档案、行政档案、业务档案、合同等共五类（依据具体情况还可进一步细分），实行归口管理与集中管理相结合的制度。财务部、审计部、综合办公室为档案集中管理部门，其中综合办公室为统协、指导、检查部门，负责建立公司档案管理体系和流程并监督实施；其他各职能部门为档案归口管理部门，分别按项目分类别建立档案、管理档案。各档案管理部门要指定专门的

2、档案管理员。因人员调动，部门经理负责部门内档案交接工作。（一）财务档案由财务部专门保管。档案范围包括：重要财务数据、财务报表、投资方案、有关文件、证件等，属绝密档案。（二）人事档案由综合办公室专门保管，档案范围包括：薪资、福利、保险、教育培训、员工个人档案、奖惩记录、岗位调整方案、人事报表等，属绝密档案。（三）行政档案由综合办公室保管，档案范围包括：公司执照、证件、资质证书、公章原件，属绝密档案；公司资料文件、会议记录、车辆资料、钥匙等，属机密档案；图书，报干IJ、杂志等，属一般档案。（四）业务档案1

3、、档案范围包括相关政府批文、图纸、设计方案、重要的业务往来文件、内部往来文件（传签文件、内部联系单、内部通知、工作计划总结、资金计划、会议纪要等）等，属机密档案。2、管理部门其中图纸、设计方案、重要的业务往来文件、内部往来文件复印件由相关业务部门保管，综合办公室保管政府批文、内部外来文件原件，属绝密档案。（五）经济合同1、档案范围包括公司及所有业务部门发生的经济合同，属绝密档案。2、管理部门工程技术类合同，属绝密档案，一式三份，原件由综合办公室、财务部、审算部各保管一份。工程全部结算后，审算部将合同及

4、其他往来确认单据一并交综合办公室存档。其它类合同。三、归档要求1、提交档案的第一责任人为各部门经理及主管领导。档案销毁应有综合办公室主任在场。2、各类需存档的资料要在资料形成一周Z内交至相应的档案管理部门归档。3、提交归档资料的部门应确保归档文件材料齐全完整。4、保管期限：将永久、长期、短期保管的文件资料分类整理立卷：（1）反映公司主要职能活动、需要长期使用的列为永久保管。（2）反映公司一般活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的资料，列为长期保管（5—10年左右）。（3）在较短时间内对公司有参

5、考利用价值的资料，列为短期保管（5年以下）。（4）保管期限从档案的所属年份的下一年一月一日起计算，长期计划、协议、规定、合同等有关文书材料的保管期限按其有效期满后的下一年一月一日起计算。四、档案的借阅（一）借阅权限基于保密工作的需要，公司实行分级借阅制度：1、部门经理以下（含部门经理）人员：借阅密级在“机密”以下的档案时，填写“档案借阅单”后即可借阅，不需领导签字；借阅密级为“绝密”的档案时，需填写“档案借阅单”，并经总经理与常务副总经理签字后方可借阅。2、副总经理根据工作需要，可在填写“档案借阅单”

6、后，随时借阅本部门的任何档案；借阅其他部门“绝密”档案时，需填写“档案借阅单”，并经档案所在部门的副总经理以上领导签字。3、总经理有权随时借阅公司任何档案，不需登记，但档案归属部门的管理员要做好记录。（二）借阅手续各档案管理部门的档案管理员负责依上述规定权限做好档案的借阅与归还手续。五、档案的鉴定和销毁（一）鉴定综合办公室应根据档案保管期限，会同各档案管理部门，定期刈•已超过保管期限的档案进行鉴定。档案的鉴定应在公司综合办公室副总的主持下，由综合办公室与有关部门组织鉴定小组共同进行。鉴定工作结束后写出

7、鉴定报告和编制销毁清册，对超过保管期限，确无保存价值的档案编制清册，经总经理批准后销毁。非经鉴定与批准，不得任意销毁档案。（二）销毁销毁档案时，应指定两人负责监销，防止档案遗失或泄露、漏销，销毁完毕，监销人员要在销毁清册上签字，并将销毁清册存档，永久保管。六、档案的移交档案管理人员调动工作时，应在离职前办好档案移交手续，如现有档案遗失、损毁现象,公司将追究档案管理人员责任o