会议与商务活动

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1、秘书资格四级考试复习指南(八)來源：考试大2009年7月6日【考试人：考试◎家，成就梦想！］会议与商务活动鉴定要点与重点提示一、鉴定要点掌握会议议程、日程的拟定方法；正确选择会址；做好会议记录、会议屮的信息沟通和会议期间值班、保卫工作以及会议经费结算工作；掌握开放参观活动方案的拟定和安排宴请活动的要求、商务旅行计划和旅程表的制定方法。熟悉会议议程与口程的区别；掌握会议期间信息的收集、传递、反馈，以及信息加丁•的形式;学会会议文件资料立卷归档的步骤和国外商务旅行准备工作的主要内容。二、重点提示1.会议议程表的设计方法(1)注

2、意议题所涉及各种事物的习惯顺序和本公司章程有无対会议议程顺序的明确规定。(2)议程表屮第一项是宣布议题，安排讨论问题时应尽量将同类性质问题集屮安排在一起。(3)保密性较强的议题一般安排在后面。2.会议FI程表的设计方法(1)会议的口程表一般采用简短文字或表格形式。(2)将会议时间按每天上午、下午、晚上三个单元将议题具体化。3.安排会议议程和F1程应注意的问题(1)会议议程和会议H程的功能不同。(2)会议议程的编制在前，一旦确定不应再改变。会议LI程如辿到一•些变化可相应调幣。(3)会议议程与日程必须吻合。⑷会议议程和LI程

3、表制定后，须经主管领导审核方可实施。4.选择会址应考虑的因索(1)交通便利。(2)会场的大小应与会议规模、主题相符。(3)场地要有良好的设备配置。(4)应尽量避开闹市区，场地应不受外界干扰。(5)选择会议地点应考虑有无停车场。(1)场地租借的成木必须合理。1.做好会议记录⑴会议记录的准备工作1)准备足够的笔、笔记本和记录用纸，以及录音机和磁带。2)备有会议议程表和相关文件资料，了解与会人员的座位图。⑵会议记录的内容：会议描述；与会者姓名；会议过程；主席、记录员签名。⑶会议记录的方法1）重点应将会议主要讨论的观点、决议、决定

4、、重要声明、修正案内容、结论一字不漏地记录下來，其他内容概括记录。2）漏记内容对照录音磁带进行修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语做简耍的解释。3）与会者提出的意见、建议，要把人名记录下來。⑷会议记录的修改1）在定稿打印前，向主席提交一份草稿经他签字批准。2）经会议批准，会议记录如有错误，主席或秘书可以更改。3）会议记录一经签名，任何地方都不能再作改动。（5）会议记录的要求：准确、完整、简洁、条理清楚。2.会议期间的信息沟通（1）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作1）秘书人员要多听、多记、多想、多跑，全

5、面收集信息。2）要深入实际，掌握第一手资料。3）注重信息的加_E。4）注重实效，狠抓反馈信息的收集。（2）会议期间的对外宣传工作1）妥善处理与新闻媒体的关系。2）注意内外有别，严守单位秘密。3）在传递方式、内容选择上应本着对彖、效果、实效、费用的原则综合考虑。4）注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的报道。5）为召开记者招待会提供必需的信息资料。6）信息收集力求全面、真实、及时、适用、重点突出。7）与新闻媒体沟通要以礼相待、以诚相待、平等相待、迅速及时。（3）信息加工的形式：综合加工；提炼加工；推导加工。（4）信息传递的方式：

6、口头传递；影像传递；电子系统传递；专人传递。1.会议的值班、保卫工作（1）会议值班工作的内容1）搜集有关情况，传递各种倍息。2）控制与会议无关人员随便出入会场。3）备有公司和各部门领导、后勤部门主管的联络方式。4）坚守岗位、人不离岗，保证会议信息的畅通无阻。（2）会议保卫工作的内容：与会人员的人身安全的保卫、重要文件的保卫、会场和驻地的保卫、各种设备和物品的保卫、私人贵重物品的保-卫。2.会议文件资料立卷归档的步骤（1）会议文件的收集整理工作：收集范围、收集渠道、收集方法。（2）会议文件收集整理工作的方法1）责任落实到人。

7、2）严格履行文件背记手续，认真检查文件缺损情况，并及时采収补救措施。3）注意保密。3.会议经费结算工作（1）会议收款的方法和时机1）在会议通知中注明收费标准、可采用的支付方式。2）如用信用卡收费，要问清姓名、卡号、有效期等。3）与财务部门确定正确的收费开票程序。（2）会议付款的方法和时机：演讲者费川、场租费、租用设备费等事先商定好费川，会议结束后付费。4.拟定开放参观活动方案（1）开放参观活动方案的主要内容1）确定开放参观活动的主题。2）安排开放参观的内容。3）选择开放参观的时机。4）确定邀请对象。5）选择参观路线。6）策

8、划宣传工作。7）做好解说及接待准备。（2）安排开放参观活动的注意事项1）目的明确。2）吋机选择要得当。3）处理好公开与保密的关系。4）安排好细节问题。5）楮心做好展示工作。5.安排宴请活动的方法与要求⑴宴请活动的准备工作1）列出宾客名单，发出正式请柬。2）确定宴请时间、选好宴请场所。3）确定菜单。4）排