项目四会议与商务活动管理

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1、新编商务秘书实务项目四会议与商务活动管理项目分解：子项目一会前策划与筹备子项目二会中服务与管理子项目三会后工作子项目四常见会议与商务活动项目四会议与商务活动管理能力目标掌握策划方案的编写工作掌握会场选择与布置的方法及技巧掌握会中与会后工作的技巧掌握常见会议和活动的服务与管理技巧项目四会议与商务活动管理知识目标掌握会议策划的内容掌握会前准备工作的内容掌握会中服务的工作内容掌握会后工作的程序掌握常见会议与活动的程序子项目一会前策划与筹备一、会议策划的含义是指为了使会议达到预期的目标，

2、进行构思、设计，拟定出合理可行的方案的过程。会议策划的内容包括：主题择定、模式定位、议程安排、组织协调、公共关系、媒体报道等。二、会议策划的工作流程1．确定目标，进行调研2．分析材料，作出方案3．比较论证，选择方案4．实施反馈三、会议策划方案的内容1．确定会议的主题和议题2．确定会议的名称3．确定会议的时间、会期4．确定会议所需的设备和工具5．确定会议所需的文件范围，并安排印制工作6．确定与会代表的组成7．确定宣传机构和模式8.确定会议经费预算9.确定会议餐饮安排10.确定筹备机构与人员分工（针对

3、大型会议）四、商定会议时间、地点1．商定会议时间需注意事项（1）是否适合会议组织人员完成全部准备工作。（2）是否方便与会人员（尤其是会议的核心人物）参加出席。（3）会议召开期间的自然因素。（4）确定会期的长短（议题的多少、繁简、松紧要适度）。2．考察、选定会议地点（1）考察会场大小是否适中（2）考察会场规格是否合适（3）考察会场环境（4）考察会场交通条件五、制订会议计划会议计划主要包括会议名称、会议议题、会议议程、会议日程和会议程序。××公司关于提高企业核心竞争力的研讨会日程表日期时间内容安排地点

4、参加人负责人备注6月18日上午8:30报到会议大厅全体黄秘书9:30～10:00总经理讲话小会议厅全体刘秘书由副经理主持10:20～11:50公司顾问讲座小会议厅全体刘秘书使用投影仪12:00午餐宾馆餐厅全体钟秘书下午1:30～4:00李副总经理专题报告小会议室全体黄秘书由副经理主持4:20～5:30人力总监发言小会议室全体黄秘书由副经理主持晚上6:00晚餐宾馆餐厅全体钟秘书7:30联欢娱乐中心全体钟秘书6月19日上午7:30早餐宾馆餐厅全体钟秘书9:00～10:30分组讨论小会议厅全体组长10:

5、40～11:40分组讨论小会议厅全体组长12:00午餐宾馆餐厅全体钟秘书下午1:30～3:00分组讨论小会议厅全体组长3:20～5:00各组代表发言小会议厅全体组长5:20～7:20聚餐宾馆餐厅全体钟秘书8:00离会黄秘书××公司20××年度工作总结大会会议程序1．主持人宣布××公司年度总结大会正式开始。2．公司总经理彭程先生作20××年度公司工作总结报告。3．会议分组讨论总结报告。4．各小组代表大会发言。5．公司副总经理刘青女士作大会总结发言。6．宣布散会，会议结束。六、准备会议资料1．准备会议

6、资料的作用通常，会议资料可以提前准备好，然后在会前摆放在每位与会者的座位上，与会者依次就座后即可读取材料；也可以包装成袋，在会场入口处由工作人员统一逐个发放到每位与会者手中。这些做法都可以避免资料漏领或重复领取的现象发生，有利于节约会议经费支出，也便于会议管理。2．会议资料的内容（1）开幕词和闭幕词（2）讲话稿（3）工作报告（4）议程表、日程表和程序表（5）与会人员名单七、拟写和发送会议通知1．拟写会议通知2．会议通知的发送方式会议通知1．会议通知的基本内容，应包括：被通知者、会议名称、会议日期和

7、时间、会议地点、出席对象或议事日程、通知者或授权者、注意事项、企业名称、通知日期。2．会议通知的形式，主要有以下几种。①文件式会议通知。此类会议通知常被作为召集大型、重要会议或活动的通知使用。这种通知的内容详尽、项目清楚、格式规范，有利于与会者做好相关的会前准备工作。②备忘录式会议通知。此类会议通知常被单位或部门作为召开事务性会议、例行性会议的通知来使用。例如：会议通知×××：兹定于×月×日上午8:30～9:00在公司三楼会议室召开各部门经理每周工作例会，请准时出席。×××公司办公室×年×月×日③

8、请柬式会议通知。此类会议通知常被企业或部门用于通知举行诸如开幕典礼、新产品发布会、签字仪式等仪式类的活动。其发送对象一般为上级领导、兄弟单位、社会名流等。④海报式会议通知，即采用公开张贴、广而告之的通知方式。此类会议通知常被一些学会、团体和组织使用，作为自由参加的会议或活动的通知。例如：第八届校园文化艺术节文学鉴赏座谈会海报在学院第八届校园文化艺术节来临之际，文学社特邀嘉宾×××大学的×××教授和×××大学的××教授前来我校，与我校的文学爱好者进行座谈交流。本次座谈会主题：××××