会议与商务活动胡伟王凌成海涛第六七章节

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1、第六章商务接待与宴请一商务接待(点击案例)二拟定接待计划三接待活动的实施五商务宴请四接待工作的小技巧尚辅网http://shangfuwang.com/根据不同的标准，可将接待划分为不同的类型(1)按来访者的国别分类:内宾接待和外宾接待(在接待过程中，秘书人员要注意礼仪，生活安排也要顾及外宾的民族或地区的风俗和饮食习惯)(2)按来访者事先是否预约分类,接待可分为:有约接待和无约接待(接待之前，都要对来宾接待工作进行具体的准备和安排。接待工作的准备可以分为心理准备，仪态准备、环境准备、物质准备等)一、商务接待尚辅网http://shangfu

2、wang.com/（一）商务接待准备心理准备尚辅网http://shangfuwang.com/仪态准备（一）仪容准备面容是秘书的仪表之首。男秘书应养成每天修面剃须的良好习惯。女秘书面容的美化可采取化妆与整容两种方法。颈部是人体最容易显现一个人年龄的部分，平时要和脸部一样注意保养。适时适度地保养与美化手部是十分必要的，不容忽视。发式也很重要，整洁大方的发式易给人留下良好的印象。尚辅网http://shangfuwang.com/（二）仪表准备仪表是指人的外表，包括人的容貌、姿态、服饰和个人卫生等方面，它是人精神面貌的外现。仪表，在人际交往的

3、最初阶段，往往是最能引起对方注意的，一个举止潇洒、衣着得体的人能人们良好的第一印象。女接待人员上班时应化淡妆，以体现出女性的健康、自信。尚辅网http://shangfuwang.com/尚辅网http://shangfuwang.com/服饰是人形体的外延，服饰往往可以表现出一个人的人格。秘书穿戴什么样的服饰，直接关系到别人对秘书和企业形象的评价。事实证明，秘书的服饰只有与穿戴者的气质、个性、身份、年龄、职业以及穿戴的环境、时间协调一致时，才能真正达到美的境界。秘书服饰穿戴选择的基本原则如下。（1）服饰的选择要与秘书所处的环境相协调（2）

4、服饰的选择要与秘书的社会角色相协调（3）服饰的选择要与秘书的自身条件相协调（4）服饰的选择要与穿戴的时节相协调（三）服饰准备尚辅网http://shangfuwang.com/三、接待环境准备工作会客室（办公室）环境包括室内空气、光线、颜色、办公设备及会客室的布置等外在客观条件。环境准备：绿化环境空气环境光线环境消除噪音会客室尚辅网http://shangfuwang.com/四、做好接待工作物质准备会客室应准备好座位、茶水，还应有一部电话，以便在谈及有关问题需要询问有关部门时，可以立即打电话去。为了使会客室内显得生机盎然，可以在窗台、屋角

5、摆些盆景和花卉。为了方便来访者进屋后有放衣服的地方，应准备衣帽架。可准备一些书报杂志、单位宣传小册子等材料。准备一些笔和便条纸，以便做必要的记录。办公室的用具设备要精美、坚固耐用，适应现代化要求。办公桌应美观、实用，有条件的可采取用自动升降的办公椅，以适应秘书人员的身体高度。同时应根据不同的工作性质，设计不同形式的办公桌椅。另外，办公室应根据不同情况，设置垂直式档案柜、旋转式卡片架和来往式档槽，以便保存必要的资料、文件和卡片等，便于随时翻检。这些设备和桌椅一样，应装置滑轮，便于移动，如果来访者，就将其置于一隅。尚辅网http://shang

6、fuwang.com/二、拟订接待计划（点击案例2）(接待计划指的是接待方对来宾接待工作所进行的具体规划与安排)一、指导思想二、接待规格①同等接待②高规格接待③低规格接待基本原则：身份对等、一律平等和有所区别三、接待日程接待日程，即接待来宾的具体日期安排。其基本内容应包括迎送、会见、谈判、参观、游览、宴请等。四、接待人员接待人员表现出色是做好接待工作的关键尚辅网http://shangfuwang.com/尚辅网http://shangfuwang.com/五、接待经费要明确经费来源。如属来宾自负部分的，要提前告知对方；如几个单位联合接待的

7、，应分清所占比例。从总体上讲，接待工作的方方面面均受制于接待费用的多少。六、饮食住宿需注意：一是遵守有关规定，二是尊重来宾习俗，三是尽量满足来宾需求。七、交通工具需要接待方为来宾联络交通工具时，应尽力而为；需要接待方为来宾提供交通工具时，应努力满足；而当来宾自备交通工具时，则应提供停车等便利八、安保宣传（谨小慎微）（点击案例3）尚辅网http://shangfuwang.com/尚辅网http://shangfuwang.com/三、接待活动的实施（一）接待实施前的落实1.预订住房2.准备宴席3.安排交通工具4.联系新闻报道对需要报道的接待

8、活动，应当同有关新闻单位联系，事先做好采访的准备，同时向有关方面索要来访者的简历、照片。5.布置安全保卫工作对重要领导人或重要外宾的来访接待，应同安全保卫部门联系，做好安保工作。