会议与商务活动 教学课件 作者 胡伟 王凌 成海涛第3章 会中工作.ppt

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1、会议与商务活动会议与商务活动胡伟编著第3章会中工作了解会间服务的工作内容及重要性；明确多种会间服务的方法、多种会议记录的方法以及安排会间文化活动的方法；熟知会间服务的多种技巧及常用的会议记录方法，能完成基本的会议记录；掌握基本的会议主持方法及技巧，能根据议程独立主持会议。了解会议中主持人需要做的工作；明确会议主持人如何做开场白、串词与总结；熟知会议主持人的管理技巧；掌握会议主持时间安排、议事进度安排以及会议意外情况处理的技巧。学习目标3.3会场服务工作3.2报到与签到3.4会议记录3.7会议主持人3.8会中文书服务3.6会间食、宿工作3.5会间文化娱乐活动的安排第3

2、章会中工作3.1接站技巧3.1接站技巧一.接站工作要素（1）掌握需接站人员的人数、身份、职务、级别、年龄、性别等情况。（2）确定需接待人员所乘的交通工具，弄清楚航班号、抵达日期和具体时间，提早安排接待人员和车辆，以保证准确无误、安全及时地做好接站工作。（3）在接站现场树起醒目的标志，以便让与会者辨识。（4）当与会者抵达后，接站人员要主动上前询问，握手致意，并介绍其他接站人员的姓名、身份、职位等。（5）出站时主动帮助对方提行李，并为对方引路。（6）乘车返回时，须有主人陪车。工作人员要引导客人上车，为其打开车门，准确安排主客的座位。二.接站工作要求及服务技巧（1）提前到

3、达，做好迎接准备工作，这能让对方感觉到自己被重视和受尊敬。（2）对来宾礼貌热情，细致周到，凡事替对方考虑，可帮助减少对方对陌生环境的不适感。（3）一般采用对等接待或高规格接待，即根据对方来人的职务（级别），安排我方同等职务或级别的人员前往接站，以示尊重（4）用语礼貌恭敬，态度亲切自然。（5）接站现场要对双方人员作简单的相互介绍。样板3.2报到与签到（一）报到（1）设置报到处和路标（2）查验有效证件（3）登记与会人员的个人信息（4）接收和发放材料（5）预收费用（6）安排住宿3.2报到与签到（二）签到会议签到工作的要求常见的签到的方法（1）认真准备。（2）有序组织。（3

4、）及时统计。（1）簿式签到。（2）卡片签到。（3）会议工作人员代为签到。（4）电子签到。3.3会场服务工作会场服务具体的工作内容一般包括：（1）引导座位、维持会场秩序（2）保持会场内外的联络（3）保持会议上下的沟通（4）做好会议值班、电话接听工作（5）操作与维护会议设备（6）会场保卫工作（7）会场的清洁卫生工作（8）会间茶水点心等的供应工作会间点心会场保卫3.4会议记录（一）会议记录的定义（二）会议记录的作用（1）会议记录是研究和总结会议的重要依据。（2）会议记录经整理可作为向下传达的文件，也可以作为向上级汇报的原始材料。（3）会议记录可作为编写会议纪要和会议简报

5、的基础材料和重要的参考佐证资料。（4）会议记录是重要的档案资料，在编史修志、查证组织沿革、考核使用干部以及落实政策、核实历史事实等方面，可起到无法替代的凭证作用。（5）一些法定性会议，会议记录经发言者和会议领导人确认签字后，具有法律效力。（6）图片类、音频类的会议记录，可适当用于报刊报道和影视制作。3.4.2会议记录的分类（1）按记录的手段分，有手工记录和机器记录两种。（2）按会议记录的载体分，有书面记录、音频记录和视频记录三种。（3）按会议记录的详略分，有详细记录和摘要记录两种。3.4.3会议记录的要求及注意事项一.会议记录的要求二.会议记录的注意事项（1）记录的

6、项目要完整。（2）记录内容要客观、准确、真实、完整。（3）及时整理会议记录。整理时要实事求是，忠实于讲话人、发言人的原意，尽可能采用原话；原话意思不完整的，可以作一些技术加工，但不能在内容和意思上作随意的增减或删改。（4）会议记录一般不公开发表。如需发表，必须征得上级领导同意以及发言者本人审阅、同意方可进行。3.4.4会议记录的基本格式一.第一部分基本情况（1）会议名称（2）性质（3）次数（4）出席会议的人数（人名）和缺席人数（人名）（5）开会的时间、地点（6）主持人（7）记录人二.第二部分会议内容和会场情况三.第三部分结尾3.4.5会议记录的记录方法一.会议记录的

7、常用方法（1）摘要性记录。（2）详细记录。（3）“速记法”。二.整理会议文字记录的技巧（1）熟悉有关方针政策，提高思想理论水平，增强分析和理解能力。（2）善于对发言人讲话中的不足之处进行补正。（3）加强平时的写作训练，提高表达能力和写作水平。样板3.5会间文化娱乐活动的安排一.会间活动的作用二.组织会间活动的原则（1）健康、轻松的原则（2）安全至上原则（3）组织有序原则（4）自愿参与原则（5）从简节约原则三.会间娱乐活动的种类和形式（1）会间娱乐活动的种类（2）常见的五种会间活动形式四.组织会间活动的注意事项（1）适当照顾与会者的兴趣和要求（2）尊重与会者的宗教