会议管理实务(项目四)

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1、项目四会议评估与会后工作任务一送别与会人员能力目标：能够妥善、有序地安排和组织与会人员离场，做好外地与会人员送站工作知识目标：熟悉送别与会人员的工作要点，掌握送别与会人员的相关礼仪会后工作与会前、会中工作一样重要一般人员：引导并送至会场门口、酒店门口、单位门口和停车场身份特殊、职位较高人员：主办方应派领导送别安排交通工具和专门人员送至车站或机场对于需要短暂停留人员，妥善安排任务一送别与会人员送别与会人员工作要点：1、结清参会费用：主办方与参会者如有相关费用，需结清，另一方需提供规范的发票2、发放

2、回程票：需要代订返程车票、机票的人员，秘书人员帮其代购，会中或离会时分发。回程票不得代领3、引导与会人员离场：主席台领导退场后，与会人员再离场；引导车辆迅速、有序离场4、安排车辆送站：合理安排车辆，合理安排线路任务一送别与会人员5、安排人员送客本地客人/一般客人：礼仪小姐或专门工作人员将人员欢送至会场门口、酒店门口、单位大门口、停车场门口职务高/特殊客人：领导送行特殊客人：领导送行至车站、码头、机场；有时需提前到下榻处进行话别并赠送礼物6、安顿暂留人员尽地主之谊，妥善安排住宿、饮食，旅游购物及车

3、辆需求方面尽可能协助任务一送别与会人员制定送站安排表指出送站时应注意的礼仪礼节实训项目能力目标：能妥善清理会场、归还租赁设备物品和结清会议开支费用知识目标：掌握会场善后工作内容及要点任务分析：做好会场善后工作是将会场归还给酒店的前提；会场善后工作包括清理会场、归还租赁物品和结清会议开支费用任务二会场善后工作会场善后工作要点：1、清理会场（1）清理会场宣传物品：通知牌、方向标志、会标、横幅、展板一次性的宣传物品予以销毁；可重复利用的统计、归类、入库，以便下次会议使用。节约材料、资源、节省人力、物力

4、、财力。任务二会场善后工作（2）清理会场设备：租借设备调试好归还借方；自带设备收拾好拿回公司；设备搬动应该轻拿轻放（3）清理会议资料：会议都有保密性，会议结束后的剩余文件要注意避免无形中泄露公司机密；要收回所有应该收回的会议资料，要将所有纸张进行整理、清点、归类，找出有用的资料，不能利用的纸张要销毁（4）清理会议其他物品：充气气球、充气拱门、彩旗、植物花卉等；台签、签到本和饮用水等物品；矿泉水及时清理，未启封者妥善装箱保存，以备下次使用任务二会场善后工作（5）发现遗失物品，尽快与失主联系；距离遥

5、远，快递回物品2、归还租借物品及时归还租金物品，损坏按约定赔偿；不需要赔偿的，特别说明或修好后再归还3、结算会议开支费用结清会议费用，主要包括：会场租用费、设备租用费、其他相关服务，并及时与酒店方交接会场任务二会场善后工作能力目标：能妥善进行会议经费预算知识目标：熟悉会议经费结算方法，掌握会议经费结算工作程序任务分析：会议费用结算要根据会前经费预算进行；首先，了解会议经费手指项目；其次，熟悉会议经费结算方法；最后掌握经费结算工作程序经费结算以预算为基础；筹备期间要做好预算；会议过程中做好开支记录

6、；会议结束及时结算；结算完毕及时汇报领导，报销任务三会议经费结算一、会议经费收支项目会议收入主要来源于：上级拨款、向与会人员收取的相关费用支出主要包括：会长租用、设备租赁、会场布置、邮电通讯、培训、交通参观、住宿费、餐饮费、会议资料费、纪念品购置、会议宣传交际、劳务费以及其他费用二、会议经费结算方法（一）会议的收费与付费方法任务三会议经费结算会议经费的来源：会议主办方承担：经销商会议、公司内部会议向与会人员收取：学术研讨会、行业交流会收取费用注意事项：1、会议通知中即详细说明收费标准和方法2、注

7、明支付方式3、信用卡收费需要问清楚姓名、卡号、有效期4、发票开具正确任务三会议经费结算付款方法和时间：公司应该支付的费用及时支付给对方；各类支出项目的付款方式和付款时间不同；场地租赁和设备租赁、住宿餐饮一般需要交付一定金额的定金；有些较小的支出项目直接用现金支付（二）会议付费的要求1、支出费用名称要规范2、遵守公司财务制度任务三会议经费结算三、会议经费结算的工作程序1、统计会议实际收支项目2、理清各项费用结算时间地点3、与相关部门做好对接4、核实发票5、填写报销单6、清点费用支出清单7、领导签字

8、8、财务部门报销9、结清费用任务三会议经费结算能力目标：掌握会议纪要拟写格式、要求和发文流程，制发会议纪要知识目标：掌握会议纪要写作格式、特点和写作要求，熟悉会议纪要发文程序会议纪要是传递会议信息、传达会议精神的公文一、拟写会议纪要（一）会议纪要的概念：记载和传达会议情况和议定事项。会议纪要是在会议记录和其他会议材料基础上加工整理出来的，反映会议基本情况、会议成果、会议议定事项项目四制发会议纪要（二）会议纪要的格式会议纪要由标题和正文组成。不用写主送单位和落款，成文时间多写在标题下方，也可写在文