会议管理实务(项目二)

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1、项目二任务一会议策划与会前准备工作会议策划会议名称与议题会议工作机构与人员分工会议议程与日程会议地点与场所制作并发送会议通知编制会议预算准备会议资料和会议物品会场布置一、目标必须遵循SMART原则：Specific：明确具体Measurable：可以衡量并量化Attainable：可以达到Relevant：与工作相关Time-bound：时间限制任务一会议策划流程二、开展调研、收集信息政策、法规、规章制度组织内外有利以及不利信息相关方面建议有针对性、计划性、群众性、保质保量、筛选任务一会议策划流程三、分析信息优势分析劣势分析预测分析远见及预见性针对性任务一会议策划流程四

2、、设计方案2份以上，以便进行综合比较制定方案依据达到的目标主客观条件实现目标的途径、方法可能出现的问题及解决方法任务一会议策划流程五、比较论证、选择方案合理标准:全局性、可行性、效益性科学方法：比较法、情节推演法任务一会议策划流程六、追踪实施、反馈修改随时追踪评估反馈信息，中是不同的意见，批评的声音，对策划方案进行修正。任务一会议策划流程会议目标与主题会议形式会议规模与会人员会议场地布置议程制定会议通知派发会前审查任务一会议策划具体内容针对不同工作背景拟定会议议题和会议名称会议名称：能概括并能显示会议内容、性质、参加对象、主办单位等必须使用全称，不能随意省略文字确定方法

3、：1、单位+内容+会议种类2、单位+年度+内容+会议种类3、时间+会议内容+会议类型任务二确定会议的名称和议题会议议题：需要提交给会议讨论或决定的问题会议开始前必须确定议题，参会者需要获得知情权目标决定议题牢牢把握主要议题，连带讨论一般议题议题来源：上级安排、下级提交、秘书调查研究任务二确定会议的名称和议题会议议题确定原则：必要性原则（议题的覆盖面与参会人员的来源是否匹配）明确性原则（简洁明了、有说明性材料）可行性原则（议题具备可解决的初步条件）职责匹配原则（参会人员权限与所讨论的问题匹配）有限性原则（重点突出；少开大会，多开专项工作会）相近性原则（解决同一类问题、相关

4、性问题）任务二确定会议的名称和议题K公司生产时尚女鞋，2017年春季订货会即将召开，会议议题以及会议名称已经确定。会议目标是各省分公司老总以及代理商到公司对新开发的产品进行预定，公司需要讲解2017年流行趋势，需要介绍公司产品质量，需要介绍公司价格政策，会议为期5天，吃住行公司全包。总经理交给总经办一个任务：拟定会议组织机构，协调会议组织工作。同学们思考，需要哪些部门参与？任务三确定会议工作机构与人员分工商品营销部是否需要参加？做什么工作？行政后勤部是否需要参加？做什么工作？质量部是否需要参加？做什么工作？生产部是否需要参加？做什么工作？总经理是否需要参加？做什么工作？

5、负责销售的各大区老总是否需要参加？做什么工作？公司保安、清洁阿姨是否需要参加？是否需要参与？任务三确定会议工作机构与人员分工成立工作机构原则：适宜原则对口原则：合适的部门做合适的事平均原则：因事设组明确原则：分工明确，行政与营销部做不同的事精干原则：部门参加，全员参与，但不是所有的人参加任务三确定会议工作机构与人员分工会务工作1、会议宣传：贯穿始终；公司内宣传、公司外宣传2、会议组织：会议安排、会议通知、人员接送3、后勤服务：会议物资、会场设备、会议茶歇、音响调试、座次安排、铭牌安排、安保服务三级会议工作机构根据会议规模，成立不同的会议机构hu任务三确定会议工作机构与人

6、员分工K公司前述案例：1、成立几级会务机构？2、会务组（总协调）人员构成？3、材料宣传组人员构成？4、接待组人员构成？5、活动组谁来做？6、后勤与保障组谁来做？任务三确定会议工作机构与人员分工开的是什么会：要讨论经济问题还是军事问题？要讨论南海问题还是台湾问题？是经销商订货会还是内部营销人员培训会？会议的议题有哪些哪些问题会在会上讨论？主要问题要讨论清楚与主要问题相关的问题可以讨论，但要限制时间及话题的展开，不能漫无边际，要紧扣主题任务四拟定会议议程和日程会议必须紧扣议题案例：李锦记家族会议与公司会议家族会议不谈公司发展，公司会议不谈家庭问题，规避了家族企业管理问题学习

7、附件二：李锦记家族会议任务四拟定会议议程和日程会议时间有限，会有要出成果K公司春季订货会，哪些是主要议题，哪些可作为议题：1、公司产品价格政策，竞品价格政策2、产品新品设计风格，竞品设计风格3、销售人员招聘条件4、产品质量问题5、公司股票表现6、公司环保政策执行7、公司新厂址搬迁事宜8、招聘毕业生培训计划9、公司企业文化建设10、售后问题讨论任务四拟定会议议程和日程议题要重点突出，相关问题可以讨论，但要限制时间K公司订货会主要议题：1、公司产品价格政策，竞品价格政策2、产品新品设计风格，竞品设计风格附带议题：1、产品质量问题2、售后问题其