会议管理实务项目3-安排会议接待

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1、项目三安排会议接待项目三：安排会议接待知识目标掌握接待工作的种类与程序。掌握接待工作中的礼仪知识。掌握应付接待中突发事件的相应知识。能力目标能根据会议要求做好接待方案。能现场做好各种接待工作。能处理接待中的各种突发事件。2一、任务描述1、情境导入中国科健股份有限公司于2003年4月21日下午在北京凯宾斯基饭店召开了“‘精彩科健’2003年新产品发布会”。在非典时期，会议参加人数近200人（其中参会媒体50家）。活动中精致、简约、时尚的产品模特秀以及独特的《科健播报》电视新闻联播、访谈对话环节将活动推向了高潮。媒体记者对此次

2、科健发布2003年第一轮的新品春季攻势非常感兴趣，《中国青年报》、《北京青年报》、《中国经营报》、《京华时报》、《经济日报》等纷纷对中科健到会领导进行了采访及会后报道。科健公司的秘书小王，承担了整个会议接待的综合协调工作，并非常出色的完成了接待任务。3一、任务描述2．训练任务拟定接待方案1做好会议现场接待工作24二、任务实施任务1——要素分解拟定接待方案明确接待规格确定接待对象、地点，组成接待队伍5任务1——实施步骤步骤1：了解掌握背景资料（1）了解来访目的。王秘书首先应准确了解来访团体的来访目的，这样做出的计划和准备才有

3、针对性。（2）了解来访者的基本情况。步骤2：草拟接待计划。步骤3：与本单位相关部门沟通情况。步骤4：与来访者沟通情况。步骤5：报请上司审批。6知识链接了解掌握背景资料（1）了解来访目的。准确了解来访团体的来访目的，这样做出的计划和准备才有针对性。王秘书应该向主管了解清楚这些情况，取得准确信息。（2）了解来访者的基本情况。为了使接待工作万无一失，王秘书要事先掌握来访者的基本情况，如所在单位的全称、业务范围、发展态势、来访者人数、姓名、性别、身份、民族、宗教信仰；有时还要对主宾有更多的了解，如个人爱好、性格、特长等。了解得越

4、多、越具体，准备工作就越有针对性。7知识链接草拟接待计划在接待方案中，首先确定接待规格，这决定了接待人员、日程安排及经费开支，包括谁到机场、车站迎接、送别；谁全程陪同；宴请的规格、地点；住宿宾馆的等级、房间标准等。在具体制定接待计划时，要包括以下内容：（1）主要陪同人员；（2）主要工作人员；（3）住宿地点、标准、房间数量；（4）宴请地点、标准、人数；（5）会见、会谈地点、参与人员；（6）参观游览地点、陪同人员。8知识链接与本单位相关部门沟通情况接待计划涉及到本单位的相关部门，王秘书应事先与之沟通，商定接待的时间、涉及内容

5、、地点、人员等事项。与来访者沟通情况日程确定好之后，王秘书要及时通报来访一方，看还有什么要修改的，一般要尊重来访一方的意见。对于实在难以办到的要求，要如实地向对方解释清楚。报请上司审批王秘书在拟好接待方案之后，应及时报送给主管，经主管审定批准。如果经双方认可并经领导批准，该接待计划一般就不再改动了。9二、任务实施任务2——实施步骤步骤1：准备接待的签到簿，文具、文件等。步骤2：安排布置好会场。步骤3：秘书接待组人员分工进行不同接待工作，如迎宾工作、引导工作。步骤4：总结本任务操作过程。10知识链接如何确定接待规格秘书首先

6、要了解客人的身份和来访目的，据此确定由谁来出面接待比较合适。接待规格的最终决定权是在上司那里，秘书仅提供参考意见。当接待规格定下来以后，秘书应当把我方主要陪同人员的姓名、身份以及日程安排告知对方，征求对方的意见，得到对方的认可。接待计划的主要内容接待计划的主要内容有四项：确定接待规格、日程安排、经费预算、工作人员。11知识链接一般接待流程（1）发出邀请（2）接待前的准备工作①做好思想心理的准备工作。②做好业务知识和能力的准备。③做好物质与环境的准备。（3）普通接待环节1）主动迎接和问候。2）了解情况。3）发放宾客卡。4）正

7、确引导。5）送客。12参考评分标准任务1：总分50分任务2：总分50分13参考评分标准学生训练成果评价表项目项目3安排会议接待任务序号任务得分及任务完成情况评价12总分学生签字：指导教师签字：年月日14