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《会议与商务活动要点与重点》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在应用文档-天天文库。
1、★精品文档★会议与商务活动要点与重点一、要点 1.掌握发送会议通知的方法及注意事项,能够拟写带回执的会议通知;掌握各种会议证件的制发和会议文件资料的发放;了解与会人员的接站、报到、签到工作的基本内容和程序;做好会议的善后工作,包括安排与会人员返程、会议文件资料的清退及会议室的整理。掌握会见与会谈、开放参观准备工作的内容及活动的基本程序;商务旅行准备工作的主要内容。 2.熟悉会议构成的要素;会议的种类与作用;内部会议室的预订方法。 二、重点 1.发送会议通知 发送形式:正式通知,
2、非正式通知。 发送内容 1)预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况。 2)需要回复的会议通知或预备通知中可加入明信片。 3)会议中使用的有关票据。 4)附说明或回执单,要求与会者告知具体的到达和返程日期,标明交通工具及线路。 2016全新精品资料-全新公文范文-全程指导写作–独家原创6/6★精品文档★ 发送会议通知的注意事项 1)明确会议通知发送对象。 2)落实发送的回复确认环节。 3)对书面会议通知的地址、邮编要填写正确。 2.会议通知
3、 会议通知的主要内容:被通知部门、人员、职务、通知事由、会议时间、会议地点、出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名和职务、通知日期。 按正确格式拟写会议通知及会议回执。 3.会议的各种准备工作 制作姓名卡片、会议证件的方法 1)内容设计上有会议名称、与会者姓名、称呼、身份、组织名称。 2)重要的大型会议要贴本人照片,并加盖印章。 会议文件资料发放的基本方法 1)按照与会者名单,准备好每人一个文件袋。 2)分发重要文件要编号、登记
4、,保密文件要注明密级。 3)征求意见稿或保密文件应附文件清退目录。 4)适时适量。 2016全新精品资料-全新公文范文-全程指导写作–独家原创6/6★精品文档★ 5)内容重要又需要事先送达与会者的文件,可派专人递送或用传真、特快专递送达。 会议所需用品和设备的准备 1)准备会议所需物品要尽量考虑全面,有备无患。 2)会议用品和设备的类型分为必备用品和特殊用品。 预订内部会议室的方法 1)要打出一定的提前量,在确定准确的会期后,应尽早预订。 2)在使用的前一天,一定
5、要再次落实。 3)会议室的大小、格局、设备的配备与会议的人数、性质和类型相匹配。 4)留有足够的自由使用空间,会议之间的间隔不宜太紧。 5)事先查看会议议程,了解会议是否需要音像辅助设备,并事先将设备调整到最佳状态。 接站报到工作的主要步骤 1)有统一的指挥调度系统,掌握与会者到达的时间和联系方式。 2)备有足够的车辆和接待人员。 3)如设接待站要制作醒目的牌子或横幅,表明“××公司接待处”的字样;并设立引导牌或标识牌,表明报到的具体位置。 2016全新精品资料-全新公
6、文范文-全程指导写作–独家原创6/6★精品文档★ 4)事先准备好文件袋发给报到人员。 会议签到和引导工作 1)小型会议可由秘书逐一进行签到。 2)大型会议可用签到卡或电子签到机进行签到。 3)准备好登记本、签字笔等用具,必要时准备好嘉宾的留言簿。 4)按礼仪规范引导与会者入场。 4.会议的善后工作 安排与会人员返程工作 1)提前做好与会者车、船、飞机票的登记预订工作。 2)帮助与会者提前做好返程准备。 会议文件资料清退的方法 1)小型内部会议可在会议结束
7、时请与会者将文件放在桌上,由文秘人员统一收集或由文秘人员在会议室门口收集。 2)大中型会议可提前发出清退目录,先由与会者个人清理,再统一交秘书处或下发收集目录,限时交退。 整理会议室:将会议室整理恢复到备用状态。 5.会见与会谈的准备工作 收集对方的相关资料。 通知主方参加会见与会谈的人员。 了解会见与会谈的时间和地点。 2016全新精品资料-全新公文范文-全程指导写作–独家原创6/6★精品文档★ 通知对方。 场所的布置及座位安排:会见的座次安排应遵循“主左客右”的原
8、则,座位通常排成扇形或半圆形;会谈的座次安排一般将谈判桌排成长方形,双方各坐一边,主方位于背门一侧或进门后的左侧,双方主谈人位于各方中央,其他人按右高左低排;多边会谈的座位可摆成圆形或方形。 6.会见与会谈的基本程序 迎接。 致辞、赠礼、合影。 会见或会谈。 记录。 会见与会谈结束。 7.开放参观活动的内容与准备 开放参观的项目 1)展览室。 2)生产设备。 3)厂区环境。 4)员工的教育与培训设施。 5)服务、娱乐、福利、卫生等设施
