04_Email写作

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1、EmailWriting2010-03-05Contents写email前后的考虑Email正文的原则格式一些经验例子与练习写email前后的考虑必要性:email是否良好的沟通方式是否需要当时得到反馈是否需要保留以便查阅对方是否方便收email是否可以通过email发送某些敏感信息可以结合其它的沟通方式，如面谈、电话等主题明确。一般一封email说一件事，这样对方记得比较清楚，且便于查阅。写email前后的考虑确定接收者:不漏不多收信人在“收件人”还是“抄送”栏上跟踪:对方是否收到，是否理解，是否执行…Email正文

2、的原则简洁邮件的正文一般应当不需要翻页就可以看全。如果有比较多的内容，可以把它放到附件中。表达清楚从对方角度出发考虑，如何表达使对方最容易理解。一般采用主题句加几个描述句的方式。格式规范礼貌：亲切，表达感谢，适度恭维。风格恰当。格式标题明确。email的标题应当足够详细，又不太罗嗦。应当包含此email的关键词。“Aboutthemeeting”不如“pleaseattendthekickoffmeetingon2005-1-1”可以在标题中提醒收件人此email的重要性，如URGENT：Submityourrepor

3、tbeforethisFriday!适当的缩写。简明而显得职业化。但是应当只用最常见的，否则容易引起误解或歧义。比如：ASAP很常用，而AFAIK（AsFarAsIKnow）就需要去猜。格式文本的格式不建议在email中用复杂的格式：字体、字号、颜色不推荐用背景中英文的标点格式不要混用：。.-－应当有签名档。整个公司应当统一。可以适当用表情符号。格式空行：称呼和正文之间，正文和信尾客套话之间一般空一行。英文邮件段落开头无须空格；中文邮件段落开头空2个字。DearTom,Doyouhavetimetochecktheat

4、tachment?PleasegivesomecommentsonthePPTfile.Whatshouldbeaddedtothedoc?Ineedtosendittoourcustomerby16:00today.Sopleasesendmeyouradvicebefore15:30.BrZhangSanDearTom,Doyouhavetimetochecktheattachment?PleasegivesomecommentsonthePPTfile.Whatshouldbeaddedtothedoc?Inee

5、dtosendittoourcustomerby16:00today.Sopleasesendmeyouradvicebefore15:30.BrZhangSan第一种看起来舒服一些。格式强调可以用全部大写来强调某些内容。例如：PleasedoNOTmissthemeeting!中文邮件使用不同颜色/字体的文字。结束语结束语一般用Regards,BR,Thanks即可，不用很复杂。拼写检查Outlook的拼写检查可以在很大程度上避免笔误。格式为了清楚的列出内容，可以加编号或符号，如：Pleasefinishfollow

6、ingtasksbeforethisFriday:-XXfeaturetest-weeklyreport…或PleasefinishfollowingtasksbeforethisFriday:1.XXfeaturetest2.Weeklyreport…一些技巧回复email时，应当引用原文。避免不必要的误解。中文姓名的写法：姓的第一个字母大写，名的第一个字母也大写，二者之间有空格，名的字之间不要空格。如：Hi,GuYuhua地名的写法：一般只首字母大写，中间没有空格，如：北京－Beijing，杭州－Hangzhou。

7、。粘贴附件。一个小的技巧是当你确定要发附件时，用右键点击要发送的附件，然后选择“发送到收件人”。一些技巧可以在email中对不同的人分别写不同的内容，下面是一个例子：Hi,allWewillhaveameetingontheperformanceevaluation.Pleaseattendontime…Tom,Pleasemakesurethemeetingroomisavailable.BrZhangShan一些技巧自动回复。可以在通过web方式登录邮箱，在设置中设定自动回复的内容。一般的邮箱都有这个功能。典型的应

8、用是当你暂时无法访问邮箱，比如休假时通知别人你的状态。下面是一个例子：Thanksforemailing.IwillbeoutofofficefromApril5to7.Icanbereachedat+86-137xxxforurgentmatters.Thanks.Regards,ZhangShan一些技巧适当设定优先级，可以让