《会计档案整理》PPT课件

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1、会计档案整理方法讲义汉中市档案局郭金光一、会计档案概念会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。（财政部和国家档案局财会字[1998]32号《会计档案管理办法》第五条）二、会计档案的内容与归档范围1、会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证；2、会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿；3、财务报告类：年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。二、会计档案的内容与归档范围4、其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料

2、，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。★注：实行会计电算化的单位，有关的电子数据和相应软件资料也应归档。（其它类）三、归档时间当年形成的会计材料，由财务会计部门的专（兼）职人员在次年第一季度内按立卷要求分类整理装订，在财务会计部门保管一年后，由会计部门编制移交清册，向本单位综合档案室移交统一保管。四、归档要求1、各单位每年形成的会计档案，由会计财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。要建立立卷归档、移交、复印、借阅、保管、销毁等制度。2、月度、季度报表不用按归档要求整理，可由财务部门自行保管至5年期满后编制清册销毁。3、银行

3、存款余额调节表，银行对帐单等按要求装订成册，保管期限为5年。4、已开具的发票（或收据）存根联，整本的不用装订，保管期限为5年。五、保管期限会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。各类会计档案的保管期限参照（附表一、二）所列期限执行。▲会计档案保管期限除年度报表类按“永久”中文表示外，其它类的保管期限用数字表示。六、分类与代号会计档案分为四大类：即：财务报告、帐薄、凭证、其它类机关的会计档案代号是“KJ”，企业的会计档案代号是“9”，其中：凭证1帐簿2财务报告3其他4机关：KJ1KJ2KJ3KJ420002005六年20

4、0620072011002003020021120目录号KJ3.2案卷号002六、分类与代号分类方案六、分类与代号如果本单位设有其它帐户的会计档案需要独立立卷的，在一级属类后面加二级属类。模式：报表3帐簿2凭证1其他4例：KJ1.2010.1——政府办KJ1.2010.2——投资服务中心KJ12010.3——拆迁办七、会计档案的整理要求1、立卷（1）年度报表独立组卷。▲对报表进行分析和说明的文字，如财务情况说明、财务报告等，是会计报表的重要组成部分，要与报表一同组卷归档，并置于被说明的报表前。七、会计档案的整理要求（2）帐薄一册一卷，每本帐薄（包括电算化管理的帐薄）在原

5、封面右上角贴上会计档案“小标签”，并按标签上的内容填写。模式：全宗号3年度2004目录号D2—1保管期限15案卷号1页数30题名×××单位会计总帐七、会计档案的整理要求★对活页式、卡片式帐簿，在年终结帐后，应拆除硬封面，自制软封面，并在封面的右上角贴上会计档案小标签。（3）会计凭证分为原始凭证和记帐凭证两种。会计人员在完成报帐手续后，将各种记帐凭证连同所附的原始凭证、原始凭证汇总表，按照记帐的先后顺序，根据其数量多少，组成一卷或多卷。七、会计档案的整理要求★整理会计凭证应注意的问题：由于会计凭证在若干年内具有查考作用，所以会计人员在凭证装订成册后，往往在装订线上贴上封签

6、，并在封签处盖章，以示负责，并说明这种卷册不许其他任何人拆开，以防抽换、舞弊。凡属本单位房地产、经济合同、人员工资、涉及外事、数额较大的开支和固定资产的凭证应单独装钉，可与本年度的凭证一起编号，在目录注明永久或长期保管期限。七、会计档案的整理要求2、编目（1）编页码▲会计报表卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号。每卷单独编号，页号从“1”开始。▲页号编写位置：单面书写的文件材料在其右上角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角编写页号。▲订本式帐簿不用拆去空白页，按已有填写内容的页面编顺序号。▲会计凭证档案不用打页码。七、会计档案的整理要求（2）

7、卷内文件目录编制▲年度报表按卷内文件目录的格式照实抄录。卷内目录案卷号：1序号文件材料题名责任者文件日期文件编号页次备注1资产负债表荔湾区政府办公室2004.12.3112收入支出表荔湾区政府办公室2004.12.3143经费支出明细表荔湾区政府办公室2004.12.316七、会计档案的整理要求▲帐薄、凭证档案不用编制卷内文件目录。（3）案卷号编制案卷号指的是案卷在整理过程中排列的序号。同一类别下若干年编一个案卷顺序号，但这个案卷顺序号最大不超过四位数。七、会计档案的整理要求示例：D2－1~800（1991~2000年）到了2001年，可