企业会计档案的整理.ppt

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1、第六章会计档案与声像档案的管理第一节会计档案管理第一节会计档案管理一、会计档案的概念和特点二、会计核算材料的归档三、会计档案的整理和编目四、会计档案的鉴定销毁和移交五、会计档案的保管和利用一、会计档案的概念和特点:㈠会计档案的概念：会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。㈡会计档案的特点:1、形成范围广泛2、档案类别稳定3、外在形式多样二、会计核算材料的归档:㈠归档范围：1、会计凭证2、会计账簿3、财务报告（报表）4、其他会计核算材料㈡归档时间:当年形成的会计档案，在会计

2、年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。注意：1、每个单位应明确会计档案具体的归档时间。2、每年年初，会计机构应把上一年度的会计档案保管清册（目录），先向档案机构移交一份。其目的是便于档案机构掌握会计档案的形成数量、内容和价值，以加强档案工作的综合管理。㈢归档要求:1、归档的会计核算材料真实、准确。2、会计档案移交时，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。3、归档移交会计核算材料时，会计机构和档案机

3、构要逐卷认真清点，严格交接手续，双方签字。㈣电算化会计核算材料的归档：1、会计电算化：是指由会计人员操作会计软件，使用电子计算机替代人工来完成会计工作的活动。2、电算化会计核算材料的特点：具有记录载体磁性化、会计核算信息的非人工识读性、信息存储的高密度性以及对系统的依赖性等特点。3、电算化会计核算材料的归档范围主要有三部分：(1)存储在磁性介质或光盘上的会计核算数据；(2)打印输出的纸质载体的会计核算材料；(3)会计软件的全套文档资料以及会计软件程序。4、归档要求：双轨制：电子核算材料和打印输出的纸质核算材料一并归档。三、会计档案的

4、整理和编目工作（一）会计档案的分类、排列方法：在实际工作中，会计档案的分类、排列方法有两种：1、会计年度--类别--保管期限：这种方法是把全部会计档案首先按会计年度区分开，在一个会计年度内，再按凭证、账簿、财务报告、其他分为四类，每类的档案根据保管期限的长短依次排列（期限长的在前，期限短的再后）。2、类别----会计年度----保管期限：把全部会计档案按四类分开，每类之下的档案再按会计年度排列，每一年度内的档案根据保管期限的长短依次排列。四个类别的档案分别编制四个流水案卷号，每年度可顺延，形成四本案卷目录。目前，我区主要采取此种分类

5、排列方法。（二）会计档案的整理1、会计凭证的整理方法和要求会计凭证保管期限15年（1）进行检查。检查内容：装订是否结实，是否签字盖章（单位财务章和会计机构负责人签字或盖章），凭证内是否有金属物。（2）对符合要求的凭证进行排列。按凭证形成的时间顺序排列。从凭证产生年份开始编一本接一本，一月接一月，一年接一年。（3）在每本凭证的右上角编号。顺延上一年的流水号往下编，一本凭证编一个流水号，编到一千卷左右断号，再从“1”开始编，重新用一本目录，使用新的目录号。（4）编制会计档案案卷目录：会计档案案卷目录案卷号类别题名起止年月日页数期限存放地

6、点备注1凭证会计凭证2005.11215年2凭证2005.1715年3凭证会计凭证2005.22015年会计凭证（5）装盒，并填写卷盒上的相关内容凭证盒正面：立档单位平谷区档案局案卷题名会计凭证日期2000年1—4月本月共册本册是第册凭证号第号至第号保管期限15年全宗号目录号案卷号100621--24凭证盒脊背：1、会计账簿的整理方法和要求会计账簿保管期限现金日记账、银行存款账——25年总分类账、各类明细账——15年（1）整理：现金日记账①订本式的帐银行存款帐总帐只需在账簿封面的相应位置贴上会计帐簿软封面或会计帐簿不干胶标签，填写相

7、关内容②活页帐（明细账）：第一步，先去掉空白页，然后在有字的右上角或左上角编页号。第二步，加会计软封面和备考表将活页帐装订好，然后填写封面和备考表的相关内容，或者直接在活页帐的封面上贴不干胶的标签。会计帐簿不干胶标签的样式：会计帐簿软封面样式：（2）排列。期限长的排前面，期限短的排后面，也就是说先排25年的，再排15年的。（3）编制会计档案案卷目录。会计档案案卷目录案卷号类别题名起止年月页数期限存放地点备注1帐簿平谷区××二000年现金日记帐2000.1.1---12.314925年2帐簿平谷区××二000年银行存款帐2000.1.

8、1---12.316425年3帐簿平谷区××二000年总帐3515年（4）装盒。填写卷盒上的相关内容。注意事项：1、订本帐：在填写页数时，按实际使用页数填写。2、活页帐：要先将空白页拆除，然后在有字的一面编页号，如果帐页上贴着口取纸，