实物档案的规范整理.ppt

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1、实物档案的规范整理司银月实物档案的规范整理一、实物档案的概念二、实物档案的收集三、实物档案的整理一、实物档案的概念实物档案，是指国家机关、社会团体、企事业单位、其他组织以及个人在其工作活动中形成的对国家和社会具有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。二、实物档案的收集（一）实物档案收集的范围（二）实物档案收集时应注意的问题（一）实物档案收集的范围１、本单位获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。２、上级领导、知名人士等的题词及有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。３、本单位对外交往中获赠的重要纪念品。４、本单位组

2、织或承办各种重大活动形成的具有保存利用价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等。５、本单位成立以来使用过的牌、匾。６、按照管理权限收集的已撤消、更名并宣布作废的组织机构（含本单位内部职能机构）的印章。７、本地区、本企业第一批生产的、获奖的及重要的产品样品。８、其它有保存价值的实物。（二）实物档案收集时应注意的问题１、收集时，因特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，档案管理部门应先将归档实物收集，拍照登记后，再办理借用手续。２、归档实物没有明确标明主题和时间的，收集时，档案管

3、理部门应要求移交单位或个人对实物的主题和时间进行说明。三、实物档案的整理（一）归档实物以件为单位进行整理（二）归档的实物应当拍照归档（三）归档实物的鉴定（四）归档实物的排列（五）归档实物的编号（六）归档实物的编目三、实物档案的整理（一）归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）。（二）归档的实物应当拍照归档。对归档的实物进行拍照，所拍照片纳入本单位照片档案的管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。三、实物档案的整理（三）归档实物的鉴定：根据《实物档案保管期限表》，准确划分归档实物的保管期限。实物档案的保管期限暂定为永久和定期两种。（四）归档

4、实物的排列：归档实物按种类结合时间进行排列。三、实物档案的整理（五）归档实物的编号：即填写和粘贴归档标签工作。１、归档标签的填写２、归档标签的粘贴位置１、归档标签的填写全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。保管期限：归档实物的保管期限的缩写（永、定）。件号：归档实物的排列顺序号。归档实物应区分保管期限，按排列顺序混年度编制大流水件号。全宗号B014保管期限永件　号12２、归档标签的粘贴位置在不影响实物品像的合适位置粘贴。一般来说，粘贴在归档实物的背面或底部。三、实物档案的整理（六）归档实物的编目归档实物应区分保管期限，按件号顺序编制实物档案目录。

5、１、实物档案目录的填写２、实物档案目录的备案与保存１、实物档案目录的填写件号题名来源形成日期类别数量存放地点互见号备注件号：归档实物的排列顺序号。题名：归档实物的主题内容。来源：归档实物的责任者、赠予者或制作者。形成日期：归档实物的落款日期、获赠日期或生产日期。类别：归档实物的种类，如奖杯、字画、工艺品等。数量：归档实物的数量。一般一个件号的实物档案只有１件，但有成套的实物，则数量就不止１件。存放地点：归档实物目前的存放地点。互见号：与该实物的文字材料或拍摄照片的对应号。备注：（有需要时填写）１、实物档案目录的填写全宗号:B014保管期限:定期

6、件号题名来源形成日期类别数量存放地点互见号备注8现代文明机关中共海口市委办19990917牌匾1海口市档案局1号库房2号柜文书档案B014-1999-C-9/照片档案B014-1999-D-GC6-10２、实物档案目录的备案与保存（１）各机关、团体、企事业单位及其他组织应在翌年6月30日前完成上一年度的实物档案整理归档工作。并编制永久保管期限目录一式三份，定期保管期限目录一式两份。（２）６月３０日前报送永久保管期限目录一份，定期保管期限目录一份到市档案局指导科备案。（３）其余目录区分保管期限装入归档文件目录盒。一份用于档案室存查，另一份将随同永

7、久保管期限实物档案一起移交市档案馆。完