实物档案整理.doc

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1、实物档案整理一、归档实物定义立档单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的，并具有长远保存利用价值的历史记录。二、归档实物整理方法步骤1收集－－２分类－－3排列－-4编号－－5拍照－－６著录1、收集范围•1.1本单位获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等。•1.2本单位举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物,包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等。•1.3本单位在各种活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、

2、字画、票证、礼品、工艺品、牌匾等。•1.4本单位已宣布停止使用的印信（包括旧印章、印模、徽标）。•1.5本单位在生产、科研活动中形成的具有保存价值的产品样品、标本。•1.6其它有重要保存利用价值的实物。•2、分类•2.1按年度分类•将归档实物按形成或获得年度分类。•2.2按类别分类•将归档实物按问题进行分类。归档实物按问题一般分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。•2.2.1荣誉类包括：证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等；4•2.2.2纪念品（礼品）类包括：纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品

3、、样品、花瓶等；•2.2.3印信类包括：本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、徽标。•3、排列•根据分类方案，每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。格式主要有如下几种：•格式①：全宗号—实物—件号。•格式②：全宗号—实物—年度—件号。•格式③：全宗号—实物—类别—年度—件号。•4、编号•根据排列方式，编制由全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号等各选项组成的序列号，即编制归档章。并在实物上粘贴项目完整的归档章（见图1）。平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方，立体实物将归档章粘贴在实物底座。归档章项目包括全宗号、

4、实物档案代号、年度、类别、件号、参见号。•图1:归档章(全宗号)SW(类别)(年度)(件号)(参见号)•长×宽=55×16mm•4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。如无全宗号，则用暂不填写留空。•4.2实物档案代号：用第一个汉语拼音字母标识，即“SW”。•4.3年度：归档实物形成或获得的年度。采用公元纪年标识，如“2006”。4•4.4类别：分类则填无分类则不填。•4.5件号:归档实物的排列顺序号。•在分类方案的最低一级类目内，按归档实物排列顺序从“1”开始标注。•4.6参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档

5、案的主要档号。•5、拍照•归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位相应年度的照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。•６、著录•每件实物都应按分类方案，在GD2000管理软件上著录各项目要素，并打印出归档目录（见图2）和目录封面，将两者订在一起。实物档案归档目录包括件号、题名（文字说明）、材质、型制、年度、类别、参见号、备注。•图2:归档目录件号题名（文字说明）材质型制年度类别参见号备注1防城港区档案局1990年1月至1993年6月用的作废印章木直径40㎜1990文书1990永久2•６.1件号：归档实物的排

6、列顺序号，用阿拉伯数字标注。•６.2题名（文字说明）：综合运用时间、级别、内容、授予者、接受者、实物名称等要素书写文字说明。4•６.3材质：实物的制成材料。•６.4型制：实物的外形，长、宽、高、直径等外形尺寸,单位用mm。•６.5年度：归档实物形成或获得的年度。采用公元纪年标识，如“2006”。•６.6类别：荣誉类、纪念品（礼品）类或印信类。•5.7参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号，如文书2002永久5。•5.8备注：注释实物档案除题名外需说明的情况。4