实物档案程序文件

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1、第8页共8页实物档案管理程序文件一、目的为加强公司实物档案的集中统一管理，规范公司实物档案收集、整理、归档、保管和利用，特制定本程序。二、范围适用于公司实物档案的收集、整理、归档、鉴定、保管、利用工作程序控制。三、职责1、人力资源与公共关系部负责对其职责范围内的文件材料的收集、整理、预立卷和归档工作。2、含能材料分公司综合管理部负责对其职责范围内的文件材料的收集、整理、预立卷和归档工作。3、党委、组织部、纪检监察部、工会、团委负责对其职责范围内的文件材料的收集、整理、预立卷和归档工作。4、企业管理部、技术质量处等其它零星归档部门负责对其职责范围内的文件材料

2、的收集、整理、预立卷和归档工作。5、档案馆负责全公司文书档案的监督检查、业务指导、进馆鉴定、接收移交和保管利用工作。四、 实物档案的定义是指本公司党政工青妇、法人及个人在行政、党务、生产、经营活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的，并具有长远保存利用价值的物品档案。第8页共8页五、收集和归档（一） 收集范围1、 本公司历年来获得、举办重大活动形成的的具有保存价值的各种凭证性实物，包括证书、奖状（光荣册）、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等。2、 上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、字画、工艺品等。3、 本公司已宣布停止使用的印章（包

3、括旧印章、印模）。4、其它有重要保存利用价值的实物。（二） 归档要求 1、 归档实物应在形成或获得自形成后的次年四月底前向公司档案馆移交；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案馆拍照登记，再办理借用手续。 2、向本公司档案馆移交实物档案是每一名员工应尽的义务，任何单位或个人不得随意将归档实物损坏、占为已有或转送他人。3、 归档的实物应保持整洁、无破损。4、 收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的题名和形成时间进行说明。5、归档实物的移交和征集应符合有关规定和要求。六、整理1、件归档实物的整理

4、单位。一般以每件实物为一件。2、整理前的鉴定第8页共8页a. 根据本单位的归档范围，对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档。b. 对存有真伪疑义的实物应采取必要措施进行鉴定。3、整理定义将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架，使之有序化的过程。４、整理原则实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。５、整理要求归档实物应齐全完整。６、整理方法a. 分类 按问题--类别---年度三个层级分类：将归档实物首先按专题（荣誉、纪念品、印章）分类，同一个起题下再按类别（荣誉：证书、奖状、奖杯、奖章、奖牌、锦旗、匾；纪念品：

5、题词、字画、工艺品；印章档案：党群、行政）分开，同一个类别里再按年度（2008年、2009年、2010年）分开，相同年度按实物档案逐件给出件号（见表1）。第8页共8页一级类目（专题）二级类目（类别）三级类目（年度）一级代号专题名称二级代号类别名称年度RY荣誉类ZS证书2001、2002、2003、2004、2005、2006、2007、2008、2009、2010JZ奖状同上JB奖杯同上JZN奖章同上JP奖牌同上JJ锦旗同上BI匾同上JNP纪念品Jnp纪念品同上Zh字画同上Tc题词同上YZ印章Dw党委同上Xz行政同上Qt其它同上实物档案分类方案表1第8页共

6、8页b.实物档案保管期限基本为永久，其中印章档案的分类方案及保管期限另参见《印章档案程序文件》。c.排列根据分类方案，每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。格式如下：格式：实物档案代号－专题代号－类别代号－年度－件号。d.编号根据排列方式，编制由专题、类别、年度、件号等各选项组成的序列号，即编制归档章。并在实物上粘贴项目完整的归档章（见图1）。平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方，立体实物将归档章粘贴在实物底座（见表２）。（归档单位）（问　题）（类　别）（年　度）（件 号）（实物档案代号）(对照目录的归档号)  人力资源与公共关系部荣　誉证　书２

7、０１０５ＳＷSw-ry-zs-2010-5图2实物档案归档章项目格式　表２说明：归档单位：归档单位的全称或正规的简称，如：人力资源与公共关系部；对照目录归档号：是对照实物档案归档目录的档号填写，要做到一一对应。第8页共8页如：ＳＷＤＡ－RY－ＺＳ－２００９－１　表示实物档案中荣誉专题中证书类2009年第１件。e. 编目每件实物都应按分类方案，在相关的实物上著录各项目要素，并打印出归档目录（表3）。实物档案归档目录包括档号、件号、题名（文字说明）、形成日期、归档单位、制材、备注。档　号件号题名（文字说明）形成日期归档单位制成材料备注图3 １）档号　由实物档案

8、代号－专题代号－类别代号－年度－件号。２）题名（文字说明）　综合运