档案工作具体环节(上)

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1、档案工作的具体环节第一节档案收集工作概述一、档案收集工作的内容档案收集工作的内容，概括起来有两个方面：一是档案室的接收工作；二是档案馆的收集工作。具体地说，档案收集工作的内容包括以下三方面：1）各单位档案室对本单位需要归档案卷的接收工作。2）各级档案馆对所辖区域内现行机关和撤消机关形成的具有长期和永久保存价值的档案材料的集中和接收。3）对建国以前形成的历史档案的接收和征集工作。二、档案收集的主要标准档案收集的主要标准和要求是：数量充分、质量优化、门类齐全和结构合理。数量充分，就是要求各级各类档案馆和机关档案室尽量补充档案的数量。质量优化，就是指收

2、藏的档案要达到一定的质量标准。门类齐全，就是指档案部门应收集各种门类的档案。结构合理，就是指档案部门收藏的档案在来源、内容等方面应该是合理分布的。三、收集档案材料的主要途径从我国目前情况来看，档案收集的主要途径有以下几方面：1．立卷归档立卷归档是档案室丰富室藏的主要途径。近年来，立卷归档工作主要是通过建立健全归档制度来体现的。所谓归档制度是指文书部门或业务部门将办理完毕的文件材料及时收集齐全组合成案卷并定期向机关档案室移交，这作为一项文书处理制度来执行。归档制度主要包括三方面内容，即归档范围、归档时间和归档案卷的质量要求等。1）归档范围归档范围是

3、指办理完毕的文件材料应当归档及不应当归档的有关范围。根据国家有关规定，一个机关应归档的文件材料应包括以下四方面：其一，上级机关形成的文件；其二，本机关形成的文件，这是归档的重点；其三，同级机关和非隶属机关形成的文件；其四，下级机关的文件材料。2）归档时间归档时间是指文书处理部门或有关业务部门将需要归档的文件向档案室移交的时间。一般应在第二年6月底以前。3）归档案卷的质量要求首先，归档文件材料要收集齐全保持完整。其次，归档文件材料要系统有序，经过整理以后使之成为一个互有联系的有机整体。再次，归档案卷在技术处理方面应符合相应标准。2．平时收集平时收集

4、主要包括零散文件的收集、“帐外”文件的收集和专门文件的收集。3．定期接收一般来说，档案馆档案的来源主要有四个方面：一是接收现行机关档案；二是接收撤消机关的档案；三是征集历史档案；四是档案馆之间相互交换档案。总之，档案馆的定期接收主要包括两方面工作，即接收现行机关档案和接收撤销机关档案。4．广泛征集历史档案是一个习惯性称呼，系指建国以前各机关、团体、企事业单位和著名人物形成的档案。历史档案的征集途径主要有以下几方面：其一，向有关机关和企事业单位征集。其二，向图书馆、博物馆、纪念馆等文化部门征集。其三，向个人征集。其四，向古旧书店、文物商店、废品收购

5、部门和造纸厂等部门征集。其五，向少数民族征集。其六，向有关国家或地区征集。目前，历史档案的征集方法主要有按规定渠道的正常接收、个人捐赠、有酬征集、国家收购和强制征购等。5．馆际交换国家档案局先后对有关档案的归属作出了明确规定——各机关保管的旧政权档案，其中凡属明朝、清朝中央机关的档案应一律移交中国第一历史档案馆集中保管；凡属北洋、国民党、汪伪政府时期的档案一律移交给中国第二历史档案馆集中保管；凡属建国前中国工农红军、八路军、新四军等档案一律移交给中国人民解放军档案馆集中保管。第二节档案整理工作概述一、档案整理工作的内容与步骤档案整理工作就是将处于

6、零乱状态或需要进一步条理化的档案进行分类、组合、排列和编目，使之系统化。简单地说，就是使档案由零乱到系统、从无序到有序的过程。档案馆（室）对档案的全部整理工作一般分为八个步骤：1）区分全宗2）全宗内档案的分类3）初步立卷4）卷内文件整理编目5）类内案卷初步排列6）案卷加工整理7）案卷调整与编号8）编制案卷目录上述八步骤按其性质可分为两大部分：一是系统化工作，二是基本编目工作。二、档案整理工作的原则和要求1．档案整理应该按照其形成特点和规律进行。2．档案整理应保持档案文件之间的历史联系。档案之间的历史联系主要表现为以下几个方面：1）文件在来源上的联

7、系2）文件在时间上的联系3）文件在内容上的联系4）文件在形式上的联系3．档案整理要充分利用原有的基础。4．档案整理必须便于档案的保管和利用。三、全宗内档案的整理和分类1.全宗及其特点全宗是一个机关、社会组织和著名人物在履行职责、进行社会实践活动中形成的有着内在联系的若干档案材料的总和，是档案分类、保管和统计的基本单位。全宗具有如下特点：1)全宗的不可分散性。2)全宗的单一性。全宗内档案分类的基本要求：1）客观性。2）逻辑性。档案分类体系要求分类时做到标准统一、界限分明、概念明确、层次得当。3）实用性。4）思想性。2.全宗内档案分类的方法全宗内档案

8、分类的一般方法主要有四种，即组织机构分类法、问题分类法、年度分类法和价值分类法。全宗内档案分类的常用的档案分类的几种方法有:1．年度——