档案治理具体流程

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1、湛江市安保押运有限责任公司档案管理流程为加强和规范公司档案管理，建立起良好的档案运行管理制度，捉高档案利用效率及品质，特制定公司档案管理流程。1、档案编码由办公室统一编码。(1)、公司下发的文件按文件编号作为档案编号。(2)、员工档案按个人的工号作为档案编号。(3)、财务档案由财务部编号。(4)、上级发文的冇文件编号的按文件编号作为档案编号。(5)、业务单位往来的文、函件冇编号的按英编号作为档案编号。(6)、对外合同有编号的按合同编号作为档案编号。(7)、其它无编号的合同、文件、资料等，按年、按级、按类、按顺序编号。备注：如遇有新增文件或遗漏文件，各个部门需及时进行预

2、先的统计与整理,最后汇总到办公室进行统一的编码(财务部的除外)。2、档案整理由办公室整理出'范本'，各部门则按'范本‘对各自部门的文件进行整理。(1)、每年装订一次。(2)、同一年、同一保管年限、同一类的装订在一起。(3)、按吋间顺序或入档顺序排列装订。备注：如在整理的方法上冇更好的建议，请及时联络办公室进行修正。3、档案归档(1)＞原则上每一项工作一结束，就需将所有的相关资料送至档案室进行归档。(2)、对于正在进行的各项工作所涉及的文件，各部门应作好'预先归档'工作,整理方法与'范木'雷同。(3)、财务部档案由本部门装订、编号，满周年归档，档案室设专柜管理。4、外来

3、文件的收发由办公室进行统一接收，并作好登记、存档，再分发到各个职能部门，各部门在接收到资料时也应作好相应的登记与归档。备注：原则上档案室均保留原稿，如冇特殊情况需保留复印件的需在'文件收发记录表'的备注栏上注明。5、档案资料的发行如因工作上的需耍，有些部门需备有相关档案资料，此时应填写，档案资料发行申请表'并经审核后再由档案室统一发行。备注：(1)＞当有新的档案资料时，档案室应及时进行更新、冋收、发行等工作o（2）、各种发行档案资料需盖有'档案发行章'才能生效，严禁私自对各种发行的档案进行复印。6、印章管理湛江市安保押运有限责任公司档案专用章，并各分设'存档'、’发行

4、'、’作废'三枚卬章盖在文件背面，（执照等证件除外）。（1）>在档案室存档的档案资料需盖有'存档'章——红色（2）、发行的档案资料需盖有'发行'章——兰色（3）、对于过期或失效的档案应改有'作废'章——兰色（4）、档案的'存档'、’发行'、’作废'应做相关的履历。7、档案的使用审批程序：（书籍、技术资料手册、宣传资料除外）（1）查阅：在档案室现场查阅，不得带离。①、查阅本部门档案：查阅人填申请表-部门负责人审批。②、查阅非本部门档案：a、B级档案查阅：填巾请表-部门负责人审批-办公室负责人审批b、A级档案查阅：填申请表-部门负责人审批-办公室负责人审批-公司负责人审批

5、（副总T总经理T董事长）（注：证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理或董事长审批，其余只需主管副总审批即可）（2）借阅木部门档案：①、程序：借阅人填申请表->部门负责人审批。②、时间：三天，如续借则需再次填写申请表。（3）借阅非本部门档案：①、B级档案借阅：填中请表T部门负责人审批T办公室负责人审批②、A级档案借阅：填中请表->部门负责人审批一>办公室负责人审批->公司负责人审批（副总一>总经理一>董事长）（注：证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理或董事长审批，其余只需主管副总审批即可）（4）、复卬、摘抄：①、复印、摘抄木部门档案：程序：借阅人填申请

6、表T部门负责人审批。②、复印、摘抄非本部门档案：a、B级档案复印、摘抄：填中请表->部门负责人审批->办公室负责人审批。b、A级档案复印、摘抄：填申请表->部门负责人审批->办公室负责人审批-公司负责人审批（副总-总经理-董事长）（注：证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理或董事长审批，其余只需主管副总审批即可）（5）、备注：A级档案包括机密档案、证照类档案、对外合同档案、财务档案；B级档案即是A级档案除外的普通档案。8、书籍、技术资料、宣传资料的使用程序的:(1)、借阅：只需在登记表上作相关的登记。(2)、领用：只限于宣传资料，但也需在'宣传资料领用登记表'

7、上登记。