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1、加强档案工作诸环节间的定量研究摘要:本文简要介绍加强档案工作的收集、整理、鉴定、统计和利用诸环节间的相互关系和定量研究。Abstract:Thispapermakesabriefintroductionaboutrelationsbetweenlinksofarchivesworksuchascollection,organizing,appraisal,calculationandutilizing,andtherelatedqualitativestudy.关键词:档案工作;诸环节;定量研究Keywords:archive
2、swork;links;quantativestudy中图分类号:G27文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)18-0143-01档案管理学“是一门研究文书档案或历史档案的收集、整理、鉴定、统计和利用等诸环节的相互关系、工作原则、方式方法和科学管理全过程的科学科目”。经过广大档案工作者多年的努力，这门学科已形成体系。为了适应新形势的需要,提高学科的科学水平，笔者认为，加强档案收集、整理、鉴定、统计和利用诸环节间的定理研究，是档案管理科学研究工作中应该引起重视的一个问题。辩证唯物主义的原理告诉我们，世间一切事物都
3、是质和量的统一体。它们彼此紧密联系，不可分割。毛泽东同志指出：“对情况和问题一定要注意到它们的数量方面，要有基本的数量的分析。任何质量都表现为一定的数量，没有数量也没有质量”这就是说，要认识事物,既要把握它的质，还要把握它的量。如果把确定事物的质叫做定性，那么把握事物的量就叫做定量。定性是定量的基础，定量则使定性更加准确，使认识更加深入。在档案收集工作中,根据档案形成机关对其所产生档案需要经常查找利用的特点,“档案馆不能过早地收集现行机关的档案，只有在条件成熟后，即在档案形成机关不再经常查找利用时，再有计划的、有步骤地收集需要
4、长期和永久保存的档案”。这里，“不再经常查找利用”，就涉及到量的分析。我们都知道，在图书情报学界,文献老化规律，常用C(T)=Ke-At这一负指数函数来描述｛c(t)表示T的文献的利率,k是常数,e是自然对数底数用是老化率｝。这一定量描述,基本反映了文献老化的规律，对图书情报各环节的工作均有指导作用。档案室档案文件的利用规律当然不能照搬此公式,但档案形成机关对其形成档案的利用频率，是应有其固有规律的。探求出这一变化规律的定量描述,对确定档案室“不再经常查找利用”的档案文件需要向档案馆移交的合同期限，是有指导意义的。档案工作各环
5、节中量的表现还可以举出很多，都有待我们深入的定量研究。这种定量研究就是要用数学的方法对各环节的数量表现进行分析研究,从而更好地把握它们之间的联系，以提高对档案工作规律的认识。比较准确地回答和解决档案工作中的实际问题。马克思说：“一种科学只有在成功地运用数学时，才算达到真正完善的地步”。以探讨和研究档案工作规律性为己任的档案管理学，加强档案诸环节间的定量研究，必须大大提高学科的科学水平。这既是档案理论研究的需要,也是档案实际工作的需要。档案管理实际上是一门管理科学。对档案实现有效的科学管理应是它要解决的中心课题。档案管理作为一个
6、系统存在于人类社会生活中，受社会各种因素的制约。因此，对影响档案工作各环节的各种社会因素进行综合平衡，挖掘潜力，提高效率,提高服务水平，应该是档案管理工作者追求的目标。一个档案机构，在处理档案诸环节关系时，怎样根据特定的条件，确定它应拥有的人力（人员的数量，知识、年龄结构）、物力（档案、设备）和财力（经费），以及它们之间恰当的数量联系，并将它们充分运用起来,提高档案工作的效率，满足各界对档案的利用,使档案发挥最大社会效益，是档案管理学应该回答的问题。要达到上述目标，定量研究是不可缺少的研究方法。建立档案诸环定量研究，必将大大推
7、动档案工作，档案的作用必将得到更充分地发挥，档案管理工作的水平必将进一步的提高。要对档案工作各环节进行定理研究，圆满解决档案工作中各种理论问题和实际问题，实现档案工作有效的科学的管理只满足于对档案诸环节进行一般的统计显然是很步够的,只对档案工作过程进行概略性的、方向性的、结论性的描述是不能令人满意的。档案工作发展的实践表明，除现有统计工作基础外，还需逐步运用各种数学方法，包括现代数学方法和计算技术来描写、分析档案诸环节间的相互关系，才可深入揭示档案工作规律。一般地讲，档案的定量研究至少应包括这样一些步骤:根据研究的目标，确定必
8、要的统计项目;对统计来的数据进行综合分析;在此基础上,建立各种数学模型,对建立的数学模型分析求解，寻求最优化的结果;最后,以此来评价、改进和指导档案工作。为了进一步推进档案学的定量研究，笔者认为：①必须进一步加强档案统计工作。随着《档案工作基本情况统计年报》的颁发，全国各级档
