加强高校档案工作的思考

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1、加强高校档案工作的思考刘晓玲山东省潍坊市技师学院261000摘要：在高校发展过程中，档案工作显示出重要的作用，它是发展教育事业的不可多得的宝贵史料，是高校管理工作重要的组成部分，是高校重要的基础性工作。文章就如何加强高校的档案管理工作，从档案管理的组织保障、制度建设和档案资料的收集、规范保存、档案工作者知识能力的培养等方面进行了深入探讨，并对进一步加强档案工作提出了建议。关键词：高校档案工作管理一、健全档案管理机构及管理网络，完善档案管理制度建立健全档案管理机构及档案管理网络，完善档案管理制度，是高校做好档案工作的组织保障。1.建立档案管理机构

2、。高校要成立以院负责、各处室负责人参与的档案工作领导小组，加强高校领导对档案工作的决策、监督、执法、调控。建立档案馆（或综合档案室），配备专职档案员，集中统一管理高校档案，要将档案工作纳入高校的长远规划和年度工作计划之中，使档案工作与高校其他各项管理工作同步发展。2.健全由学院领导分管、校办主任主管，专职档案人员负责，各处室、系兼职档案人员配合的档案工作网络体系。各处室、系负责人兼管部门的档案管理工作，及时落实部门档案工作任务，并选拔年富力强、知识层次及专业知识高、认真负责的兼职档案人员，異体负责部门的档案收集和立卷工作，形成指挥灵活的档案管理

3、网络，为高校档案工作的正常开展提供可靠的组织保障。3.建立完善档案管理工作制度。高校档案工作要按照国家颁布实施的有关档案法规，结合木学院实际，制定高校档案管理制度。要建立档案工作责任制，明确职责范围。二、档案的收集整理高校档案文件材料的收集整理，是高校档案馆（综合档案室）获取或积累档案的一种手段，是档案工作的起点。做好各类文件材料的收集整理，确保档案材料齐全完整，是发挥高校档案作用的前提条件。首先，应确定档案的收集归档吋间及收集范围。高校档案主要分类奋党群、行政管理及教学、科研、基本建设、设备仪器等。党群、行政管理档案按照年度周期收集归档。高校

4、更多的教学档案，是以教学年度或学制年度周期形成，介于形成吋间的特殊性，教学档案选在每年的10月前后收集整理。如学生的学籍表（卡）、学生登记表、各科成绩表等，是按学制年度形成的，在最后一个学年内才立卷归档。图片资料，学院举行的各类活动，比如：重要会议、学术交流、培训、观摩、接待来访、采访录相、师生奖惩等等，这些都要按年度登记保存。其次归档的文件材料均应是原件，规格相对统一，签字手续完备。在收集完高校档案后，还需要档案管理人员按照《高校档案管理办法》、《档案归档范围和保管期限标准》对高校档案材料进行鉴别、整理。这是高校档案工作的一个中心环节，主要检

5、查高校档案的完整性、准确性、真实性。三、档案的检索与信息资源的开发高校档案资源实现信息化管理，将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络传输，实现档案资源的合理配置与奋序、奋效开发利用，是实现档案工作现代化的必由之路，档案检索实现微机化检索也是必然的发展趋势。四、档案队伍建设档案工作者是档案工作的主体。档案工作者要冇良好的政治素质与职业道德，同时要具有一定的业务专长和良好的档案工作业务能力。要不断拓宽知识面，学习新技术，学习相关领域的知识，更新知识。五、进一步加强档案工作的建议1.加强宣传教育，提升档案意识。高校要加强档案

6、右关法律法规的宣传、教育，通过学习与广泛宣传，强化全员建档、存档、用档意识，使全体教职工真正认识到在日常工作及教学科研活动中形成的各种文件材料都是学院的信息资源和文化财富，必须及时完整地归档保存，形成人人重视档案、支持档案并自觉维护高校档案工作的氛围。1.加大档案工作硬件投入，改善档案管理条件。高校领导要经常性研究档案工作问题，为档案工作解决现实闲难。在财力允许范围内，增加对档案基础工作的经费、设施投入，并配备相应的专业人员，为高校档案工作创造良性发展环境。2.加强档案人员素质培养，提高管理水平。档案工作者素质的高低，直接影响高校档案工作的好坏

7、。高校要重视档案队伍建设，优化档案队伍结构，选拔年轻、知识层次及专业素质高的人才，充实档案工作岗位。Ml吋，对现冇档案工作人员进行业务培训，更新知识，提高管理水平。3.提高档案管理系统设置和技术手段。档案工作现代化，信息化是新吋期档案发展的重要方向。高校档案部门要适应吋代发展需要，创新工作方式、方法，积极探索利用途径，充分利用现代化信息技术，加快由实体档案管理到电子档案管理的过渡，实现档案工作现代化、档案资源数字化、档案服务网络化，提高档案工作效率。4.加强档案开发利用工作。高校档案工作在为领导决策、工作查考做好服务的同吋，要主动、自觉地做好相

8、关服务工作。要创新学校档案服务工作思路，丰富服务手段，改善服务条件，提高服务水平。在不断丰富检索工具的基础上,围绕学校的中心工作和重点任务，分析档案需