关于印发《北京市电子文件归档与管理暂行规定》的通知.doc

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1、关于印发《北京市电子文件归档与管理暂行规定》的通知各区、县档案局，市属各部、委、办、局、总公司（集团）、人民团体、高等院校档案部门：为了加强对我市电子文件的归档与管理，保障电子文件的安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《北京市实施<中华人民共和国档案法>办法》等有关规定和《电子文件归档与管理规范》等国家标准，结合我市具体情况，我局会同市信息化工作办公室制定了《北京市电子文件归档与管理暂行规定》。现将《北京市电子文件归档与管理暂行规定》印发给你们，请认真做好学习、宣传和贯彻工作，并及时将相关信息反馈到我局（电话：65121617、65591035，E-mail：kjc@bjma.

2、gov.cn）。北京市档案局2004年10月12日北京市电子文件归档与管理暂行规定[2004]881号第一章总则第一条为了加强对本市电子文件的归档与管理，保障电子文件的安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《北京市实施<中华人民共和国档案法>办法》等有关规定和《电子文件归档与管理规范》等国家标准，结合本市实际，制定本规定。第二条本规定适用于本市各级党政机关、国有企业、事业单位，其他单位参照执行（以下统称为各单位）。第三条本规定所使用的下列基本概念具有特指的涵义。（一）电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在通信网

3、络上传送的文件。（二）归档电子文件指具有参考和凭证价值并作为档案保存的电子文件。（三）背景信息指描述生成电子文件的职能活动，电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。（四）元数据指反应电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。（五）逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。（六）物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。（七）真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的

4、原始状况一致。（八）完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。（九）有效性指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。（十）迁移指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。第二章管理职责第四条各单位要明确电子文件归档与管理工作的职责，并根据本规定，制定并实施电子文件管理的制度和技术措施，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。第五条各单位分管档案工作的领导，对本单位电子文件的管理负有全面的责任。要将电子文件的管理纳入本单位的信息化建设之中。第六条各单位信息化工作部门和档案工作部门要加强协调，在信息化建设和办

5、公自动化系统的设计中，要有档案人员参与，要注意满足档案管理的功能需求。第七条各单位档案部门应对电子文件的形成、积累、鉴定、归档等实行全过程监控，负责对本单位归档电子文件的管理和提供利用，保证管理工作的连续性。各单位信息化部门要提供信息技术支持，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。各单位的档案人员负责实施对本单位电子文件归档的监督和指导。第八条各单位电子文件形成部门要按照本单位档案部门的要求，认真积累本部门形成的电子文件，完成电子文件的归档工作。第三章电子文件的收集第九条电子文件的收集积累应符合以下要求：（一）凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均应被保留。要收集文件定稿以

6、及相应的背景信息和元数据。记录了文件历次修改痕迹和重要法规性文件的历次修改稿均应被保留。（二）应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，定期存储于能够脱机保存的载体上。（三）对用文字处理技术形成的文本电子文件，应注明文件存储格式、文字处理工具等（见表1）。（四）采用非通用文件格式的图像电子文件，应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。（五）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，应注明其软、硬件环境和相关数据。（六）对用多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。（七）对

7、用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。（八）对通用软件产生的电子文件，需注明其软件名称、型号、版本号和相关参数手册、说明资料等（见表1）。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。（九）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。（十）对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其