ｘｘ省电子文件归档与管理暂行规定　

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1、ＸＸ省电子文件归档与管理暂行规定第一章总则第一条为了加强全省的电子文件归档与管理，保障归档电子文件的安全保管和开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、《ＸＸ省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》、《电子文件归档与管理规范》、《ＸＸ省公文网上交换管理暂行办法》，特制定本规定。第二条本规定适用于全省各级党政机关、社会团体，企事业单位及其他组织可参照执行（以下统称单位）。第三条基本术语解释（一）电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数络码形式存储于磁带、磁盘、穸光盘等载体，依赖计算机等辄数字设备阅读、处理，

2、并可桡在通信网络上传送的文件。（二）归档电子文件：具有Υ重要凭证性、依据性和参考觏利用价值，并作为档案保存坦的电子文件。（三）电子芬文件的物理归档：指把电子蔼文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。（四）电子文件讠的逻辑归档：指在计算机网荠络上进行，不改变原存储方你式和位置而实现的将电子文⑦件的管理权限向档案部门移家交的过程。第二章管理体孺制和职责第四条各单位应疃明确电子文件归档管理的分招管领导，明确部门职责，责洒任到人。档案人员应忠于职菔守，具备计算机专业知识，纩熟悉掌握本单位

3、使用计算机本系统的操作技能，并积极主璜动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。第五条儇各单位应建立相应的电子文喹件管理制度和技术措施，做檠好电子文件归档的管理工作宗，对其实施全过程管理，以中确保电子文件的真实性、完际整性和有效性。第六条电添子文件的形成、承办、运转辩、整理等工作，由承办（业Π务）部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和孺保管、开发利用等工作，由豪档案部门或有关部门负责。剜第七条归档电子文件应与特其他门类和载体的档案实行剔集中统一管理。档案部门要配备与业务部门相互兼容的疮计算

4、机软、硬件系统，保证楝归档电子文件的有效识读。潭第三章归档范围、保管期嫁限第八条本单位主要职能ц活动中产生的电子文件，归蚝档前应进行鉴定；具有重要凭证性、依据性和参考利用幂价值的电子文件，应按照归靛档范围进行归档。第九条枣电子文件归档范围（一）晚电子文件稿本代码：M—草箪稿性电子文件；U—非正式⑧电子文件；F—正式电子文涂件；（二）电子文件类别┧代码：T—文本文件；D—数据文件；I-图像文件；G—图形文件；V-影像文件；A-声音文件；P—计尜算机程序；O-多媒体文件露。（三）电子文件信息类眷

5、型：1、字处理文件：指用计算机字处理技术形成的娌文字文件、表格文件等，归铵档时应注明文件存储格式和蜊属性，重点收集定稿电子文芏件和正式电子文件。（1侧）定稿电子文件：用计算机谴起草文件时形成的最后一稿鳍草稿文件，记录了文件的最后修改结果，具有参考和利淞用价值，收集时须落实必要Ⅰ的签字手续，明确公文拟稿埤、核稿、签发等环节的责任赆者。对特别重要文件的历次豢草稿需要保存时，每一稿应加标识以区别。（2）正麴式电子文件：指已修改、签癃发完毕的定稿、能行使其文鄢件职能、以正式文件文号注掩明的电子文件。2

6、、数据糸文件：指采用数据库形式存ぞ在的具有文件属性的记录。3、图像文件：指用扫描濑仪、数码相机等数字设备采集或制作的静态图像文件。4、图形文件：指采用计算窖机辅助设计或绘图获得的静螨态图形文件。5、影像文件：指用数码摄像机等视频庄设备录入的动态图像文件。啻6、声音文件：指用音频汽设备录入并转换为数字形式乓的文件。7、计算机程序蟹：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软街件以及软件的版本等。8铯、多媒体文件：指用计算机喱多媒体技术制作的文件，其鬏中包含声音、图像、图形、影像等两种以上

7、的复合信息形式。（四）电子文件载透体类型电子文件载体主要分南为磁性载体、光学载体两种傻。磁性载体包括磁带、软磁龀盘、硬磁盘；光学载体包括貌只读光盘，可写入光盘、可蒂擦写光盘等。第十条各单位电子文件的形成部门应定沩期将具有重要凭证性、依据钜性和参考利用价值的电子文件制作脱机备份。需要永久、长期保存的电子文件，应制作纸质版本与电子文件同时归档；转换成纸质版本的踺，应及时归入相应门类的纸肱质档案中进行管理。第十桦一条归档电子文件的保管期暨限参照国家档案局《关于机潮关档案保管期限的规定》执行。

8、第四章电子文件的归紊档方式、要求第十二条电拎子文件的归档方式包括逻辑蛔归档和物理归档。逻辑归档可适时进行，物理归档应按纸质档案的规定定期完成。咩各单位在开展此项工作时，烟应以物理归档为主，待条件浏成熟方可实行逻辑归档。具ｏ体做法>。第十三条使用镓局域网的单位，其电子文件百归档应报经同级档案行政管＂理部门同意后，可实施逻辑揩归档，其基本要求是：（凡一）电子文件归档操作由具衙体经办人完成。（二）档案人员应会同计算机系统管酚理人员设定查询归档电子文湾件的权限。（三）网