ｘｘ省电子文件归档与管理暂行规定

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1、ＸＸ省电子文件归档与管理暂行规定　　第一总则　　第一条　为了加强全省的电子归档与管理，保障归档电子的安全保管和开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、《ＸＸ省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》、《电子归档与管理规范》、《ＸＸ省公网上交换管理暂行办法》，特制定本规定。　　第二条　本规定适用于全省各级党政机关、社会团体，企事业单位及其他组织可参照执行（以下统称单位）。　　第三条　基本术语解释　　（一）电子：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的。　　（二）归档电子：具有重要凭证性、依据性和参考利用价值，并作为档案

2、保存的电子。　　（三）电子的物理归档：指把电子集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。　　（四）电子的逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子的管理权限向档案部门移交的过程。　　第二管理体制和职责　　第四条　各单位应明确电子归档管理的分管领导，明确部门职责，责任到人。档案人员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能，并积极主动提供服务，充分发挥归档电子的作用。　　第五条　各单位应建立相应的电子管理制度和技术措施，做好电子归档的管理工作，对其实施全过程管理，以确保电子的真实性、完整性和有效性。　　第六条　电子的形成、承办、

3、运转、整理等工作，由承办（业务）部门负责；电子归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，由档案部门或有关部门负责。　　第七条　归档电子应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案部门要配备与业务部门相互兼容的计算机软、硬系统，保证归档电子的有效识读。　　第三归档范围、保管期限　　第八条　本单位主要职能活动中产生的电子，归档前应进行鉴定；具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的电子，应按照归档范围进行归档。　　第九条　电子归档范围　　（一）电子稿本代码：—草稿性电子；U—非正式电子；F—正式电子；　　（二）电子类别代码：T—本；D—数据；I-图像；G—图形；V-影像；A-声音；P—计算

4、机程序；-多媒体。　　（三）电子信息类型：　　1、字处理：指用计算机字处理技术形成的字、表格等，归档时应注明存储格式和属性，重点收集定稿电子和正式电子。　　（1）定稿电子：用计算机起草时形成的最后一稿草稿，记录了的最后修改结果，具有参考和利用价值，收集时须落实必要的签字手续，明确公拟稿、核稿、签发等环节的责任者。对特别重要的历次草稿需要保存时，每一稿应加标识以区别。　　（2）正式电子：指已修改、签发完毕的定稿、能行使其职能、以正式号注明的电子。　　2、数据：指采用数据库形式存在的具有属性的记录。　　3、图像：指用扫描仪、数码相机等数字设备采集或制作的静态图像。　　4、图形：指采用计算机辅助

5、设计或绘图获得的静态图形。　　、影像：指用数码摄像机等视频设备录入的动态图像。　　6、声音：指用音频设备录入并转换为数字形式的。　　7、计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软、应用软以及软的版本等。　　8、多媒体：指用计算机多媒体技术制作的，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。　　（四）电子载体类型电子载体主要分为磁性载体、光学载体两种。磁性载体包括磁带、软磁盘、硬磁盘；光学载体包括只读光盘，可写入光盘、可擦写光盘等。　　第十条　各单位电子的形成部门应定期将具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的电子制作脱机备份。需要永久、长期保存的电子，应制作纸质版本与电子同

6、时归档；转换成纸质版本的，应及时归入相应门类的纸质档案中进行管理。　　第十一条　归档电子的保管期限参照国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》执行。　　第四电子的归档方式、要求　　第十二条　电子的归档方式包括逻辑归档和物理归档。逻辑归档可适时进行，物理归档应按纸质档案的规定定期完成。各单位在开展此项工作时，应以物理归档为主，待条成熟方可实行逻辑归档。具体做法<<ＸＸ省电子档管理系统>>。　　第十三条　使用局域网的单位，其电子归档应报经同级档案行政管理部门同意后，可实施逻辑归档，其基本要求是：　　（一）电子归档操作由具体经办人完成。　　（二）档案人员应会同计算机系统管

7、理人员设定查询归档电子的权限。　　（三）网络管理人员应把归档电子的物理地址存放于指定的计算机服务器上，并须采取可靠的备份措施。　　（四）归档电子应有该电子产生及运行过程的元数据，即描述电子数据属性的数据，包括的格式、编排结构、硬和软环境、处理软、字处理和图形工具软、字符集等数据。　　（五）局域网应有可靠的安全防范措施，系统设备更新时，应制定严密的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行；档案人员应参与设备更新时的