电子文件归档与管理

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1、电子文件归档与管理张洪涛一、电子文件与电子档案概述二、电子文件的收集三、电子文件的整理四、电子档案的管理五、电子档案的利用六、电子档案的保管一、电子文件与电子档案概述（一）电子文件与电子档案的含义电子文件（ElectronicRecords）是指在数字设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。这一定义按照电子文件形成、管理、利用的顺序对电子文件作了界定，它形成于数字设备（如计算机、扫描机），并有相关环境（如操作系统、数据

2、库）支持；以数码形式（数字、图形、音频、视频）存储在外存储器上；阅读及处理需设备；借助网络传输。电子文件可分为如下几类：一是文本文件（text,字或表处理文件）。是指用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。二是数据文件(date，数据库电子文件)。以数据库形式存在的具有文件属性的记录。数据库、记录、字段是其三个层次。三是图形文件（graphic）指根据一定算法绘制的图表、曲线图，如计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的设计模型、图纸、图画等文件。四是图像文件（image）。指使用数

3、字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。五是影像文件。指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种形态画面，如数字影视片、动画片等。六是声音文件。指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。七是命令文件，即计算机程序。电子档案是指具有保存价值的、按一定方法整理而成的、已归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关数据。含义:一是电子档案是已归档的电子文件，已归档要求：具有保存价值，已进行整理。二是电子档案具有保存价值，具有保存价值：

4、主要是本单位自身的文件，具体指：反映本单位主要职能或业务工作、反映本单位历史面貌、反映本单位的主要财务与产权关系。三是电子档案要按一定方法整理，不是杂乱无章的，而且要求集中统一管理。四是电子档案还应包括与之相适应的软件、参数及相关数据，否则就不能使用，这就类似过去的甲骨文，十年前的DBASE等设计的管理软件。（二）电子文件的特点及其影响1、特点（1）依赖设备（设备化）。电子文件的形成、传输、存储、利用都必须依赖于相应的设备。纸质文件可以直接阅读，电子文件不能直接阅读。离开计算机的操作系统及应用软

5、件，我们就无法对电子文件进行读写和管理，这就决定了电子文件与其相应计算机系统软硬件及其相关设备的依赖性。这给电子文件保管带来许多问题，促使我们在电子文件形成时要考虑将来计算机及其设备的兼容性、设备发生故障时的应急处理措施、电子文件加密后的解密、技术设备更新时电子文件数据格式的转换等问题。（2）数字化。电子文件的信息形态是数字化的。电子文件通过计算机显示或打印机打印到纸上使我们看到的由文字、图形等是电子文件的一种输出形式。（3）网络化。电子文件借助网络，能实现信息共享，但不安全。电子文件依赖于计算

6、机及其网络系统，它可以不受时空限制，如果不采取保密措施，则能在网络的任何终端上读取网络某一存储设备上的电子文件；而且，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端。二、电子文件的收集1、收集积累要求（1）在OA系统中形成电子文件，应收集电子文件正本、记录修改过程和办理情况的的信息，元数据及记录电子文件的背景信息。草稿性电子文件，由于不具备正式文件的功能，一般不收集，但法律、法规等重要文件在其修改过程中形成的电子文件应收集。（2）用计算机起草、打印，但不通过网络流转的电子文件，应收集其最后稿本

7、，最好能收集其过程文件，同时应记录其背景信息。（3）为了保证电子文件不被非正常改动，除应及时收集外，还要有严格的安全措施，尤其是无纸办公系统所形成的电子文件应严格控制。（4）应及时捕获在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其收集责任的电子文件，将其集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以后再进行整理。（5）收集电子文件时，必须收集与之适应的软硬件环境、元数据和背景信息等。在通用的软硬件环境下形成的电子文件，对软硬件条件及相关参数要有明确记录；在特殊软硬件环境下形成的电子文件，对软硬件及相

8、关参数要进行收集。对收集的电子文件要进行登记，以防遗漏，同时也便于查找。并要对电子文件逐一备份，在特殊情况下可制成纸质复制件或缩微品，以防计算机系统发生故障而造成电子文件无法读取的不可挽回的损失。在管理制度上，应将电子文件收集视为电子文件责任者的一项重要任务，要指定专人负责，并在档案管理部门指导监督下进行。（6）电子文件的格式必须统一。文本文件：通用格式为：XML、RTF、TXT，并注明文字处理工具，如WORD等。扫描型电子文件：通用格式为：JPEG、TIFF，如为非通用格式，应转换为通用格式；