电子文件归档管理.doc

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1、B3100GQAQ(2002)215QG240314QG上海汽车股份有限公司汽车齿轮总厂企业标准QG240314-2002电子文件归档管理2002-06-10实施2002-06-03发布上海汽车股份有限公司汽车齿轮总厂发布冃!Ja本标准是根据GB/T1.1-2000《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写规定》和QG000101-2002《管理标准编制规则》的基本规定和格式要求进行制定的。本标准山上海汽车股份有限公司汽车齿轮总厂提出。本标准山上海汽车股份有限公司汽车齿轮总厂标准化室归口。本标准起貳单位：上海汽车股份有限公司汽车齿轮总厂产品工程部。本标准主

2、要起草人：刘正林。321JGF02-08刘正林02.05.19方伟荣02.05.22宣向阳02.05.31钱向阳02.06.03序号制定修订确认更改通知书编号编制或更改II期校核日期定日期批准口期编制方式上海汽车股份有限公司汽车齿轮总厂企业标准履历电子文件归档管理本标准规定了企业电子文件归档管理的职责、内容和方法等。本标准适用于企业各职能部室、车间，各托管企业可参照执行。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用血成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方

3、研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。1996年7月颁布的《中华人民共和国档案法》1997年12月颁布的《上海市档案条例》1999年5月颁布的《上海市国家行政机关电子文件归档管理暂行规定》QG000102《公文处理管理》QG240101《企业档案管理总则》3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3.1电子文件企业法人与各职能部室在履行公务活动中形成的，山计算机系统处理和识别，存储在磁盘、光盘等介质上，可以进行网络传递的代码序列。3.2电子档案対企业生产经营、科技开发、基础管理等诸项工作具有保存和利用价值，并口按照

4、一定的原则、方法和程序归档保管和提供利用的电子文件。3.3逻辑归档将需要归档的电子文件的物理地址存放到山档案部门控制的网络服务器中，使该电子文件能供档案部门归档处理和有效利用的过程。3.4物理归档将经过归档处理的分散的电子文件（主耍是指需要长期或永久保存的电子文件）集中卸载到光盘等载体上实行脱机保存的过程。4职责4.1金业在不断推进管理手段现代化和广泛应用计算机屮所产生的电子文件是企业档案的重要來源，也是企业赖以生存和发展的重要财富。完整、准确、系统、安全地对电子文件进行收集、報理、归档、保管并提供利用，是企业档案部门的重要职责。4.2电子文件的形成、承办

5、、运转、收集等工作山形成和承办部门负责，各部门兼职档案员和计算机专管员共同负责电子文件归档前的收集、积累和预立卷工作，并在规定的期限内完成需要归档的电子文件的逻辑归档工作。4.3企业档案部门对各部门电子文件的收集、积累和逻辑归档工作负有监督、协调责任。企业任何部门和个人不得将应归档的电子文件据为C有或私自销毁。5管理内容和方法5.1电子文件的归档5.1.1归档电子文件的主要类型3.1.1.1字处理文件，指用计算机处理技术形成的定稿电子文件和止式电子文件。5.1.1.2数据库文件，指用数据库系统制作的数据文件和可能产生的相关辅助文件。5.1.1.3多媒休文件

6、，指用计算机多媒体技术制作的包括文字、数据、声音和影象等信息形式的文件。5.1.2归档电子文件的规范要求5.1.2.1定稿电子文件应有必要的签字于续，明确文件拟稿、核稿、签发等环节的责任者；正式电子文件应有文件字号、发文单位等公文要素，并能行使英文件的职能。5.1.2.2归档电子文件的图文区尺寸应符合企业公文处理与档案管理的规定。上级机关來文应与本厂公文处理单-•并归档，公文处理单上各个栏目应填写完备并有填写人的完整签名。5.1.2.3归档电子文件应数据完整、内容准确、利用安全；电子文件的载体应当无病毒、无损伤，并附有存储内容、文件类型、形成日期及运行的软

7、硬件环境等标识和说明，以便于有效读取和利用。5.1.3电子文件归档的主要方式5.1.3.1电子文件在止式归档前的承办和运转等环节，山各形成和承办部门进行收集、积累和预立卷;对办理完毕的电子文件应随吋进行预立卷，以减少文件积压。5.1.3.2电子文件在形成后的半年内，山形成部门完成逻辑归档后，再山档案部门根据本厂《文书材料归档条款》所列内容进行分类、组卷等归档处理工作。5.1.3.3在电子档案完全替代纸质档案的过渡期内，对需要永久和长期保存的电子档案，必须在卸载到光盘上进行物理归档后，同时制作相应的纸质档案-起归档。5.2电子档案的保管5.2.1电子档案的编

8、号归档电子档案的编号，山档案类目号、电子文件类别代码、载体（磁盘或