浅析电子文件的归档管理

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1、浅析电子文件的归档管理摘要：21世纪，计算机X络已延伸到社会的每一个角落，整个社会被推向了信息化、X络化时代，大量的电子文件涌现出来。做好电子文件的归档工作，已成为新时期档案部门和档案工面临的最大挑战和难题。在办公自动化环境下如何做好电子文件的归档工作，笔者谈了自己的看法。　　关键词：电子文件归档信息管理　　　　随着电子计算机和现代通信技术相结合的信息技术产业的迅猛发展，特别是办公自动化（简称OA）的进一步深化，电子文件大量涌现出来。做好电子文件的归档工作，已成为新时期档案部门和档案工面临的最大挑战和难题。在办公自动化环境下如何做好电子文件的归档工作，笔者想谈谈自

2、己的看法。　　一、电子文件的定义　　电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理、并可在通信X络上传送的文件。它是信息时代衍生出来的一种文件形态。　　二、电子文件的归档范围　　电子文件在归档范围的界定上，存在着诸多不确定的因素。因为从当前单位电子文件的形成来看，有管理系统的电子文件、X络平台中的电子文件及二级机关单位中自制文件形成前的原始文件等。　　三、电子文件归档方式　　就纸质档案和电子文件两者相比较而言，纸质档案的载体较为稳定而且安全，电子文件的载体稳定性差，易损坏，具有不安全性，而且对设备的依赖性

3、较大，因此对电子文件归档方式的选择至关重要。最简便而安全的方式是采用X络移交归档，并利用光盘存贮。　　四、电子文件归档的途径　　（一）在OA系统中，建立电子文件X络归档专用X线。随着各单位OA系统的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上X。这些文件在上X前，要按照信息管理部门的统一要求进行文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理X上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，利用OA系统在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递X线。利用计算机X络系统，建立电子文件归档专用子系统，将所有

4、上X与未上X的、具有保存价值的电子文件通过专用系统传递给档案部门。同时，档案部门要与办公自动化与信息管理部门通力合作，选择具有通用性的文本、图像与视频电子文件格式，比如说DOC、TXT、EXE等文件，实行统一管理。　　（二）选择好电子文件的汇集点，由计算机与信息管理部门负责电子文件归档管理业务。计算机与信息管理部门既是设计和维护信息管理X络，又是管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档工作中处于举足轻重的地位，可将电子文件归档任务交由计算机与信息管理部门负责。由计算机与信息管理部门具体实行规划、统筹电子文件归档管理活动，开发集中统一的信息管理系统，使之成为电子文

5、件的“集散地”与“汇集点”。　　必须强调的是：无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从X上下载，确保电子文件形成部门对其数据的真实性、安全性、可靠性、准确性负责。同时，档案部门应承担业务指导与监督职能，保障电子文件的有效管理与科学利用。　　五、建立“三位一体”的电子文件管理运行模式　　电子文件与纸质文件相比，所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多，仅仅依靠单一部门是难以完成的。因此，应当采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门“三位一体”的电子文件管理运行模式。电子文件的形成部门，对于鉴定

6、电子文件的价值富有“话语权”，是电子文件归档管理工作的主要责任者；档案部门掌握电子文件归档的原则、方法，应发挥组织者的作用；而计算机与信息管理部门作为设计与维护信息管理X络、管理电子信息的专业技术部门，是电子文件归档的实施者。这种“三位一体”的电子文件管理运行模式，可以使各部门各司其职、各扬所长，从而有效保证电子文件归档管理工作的质量。　　六、做好归档电子文件的技术处理工作　　新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过

7、采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性、安全性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。　　七、纸质文件与电子文件同步归档　　由于印章和签署是文件生效的主要标志，而且在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采用“双轨制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档；归档内容形成“两套制”，即形成内容相同的两套档案。由于纸质文件和电子文件归档时，使用不同的编目方法和存贮装具，档案部门

8、应在每一卷