浅析如何做好电子文件的归档工作

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1、浅析如何做好电子文件的归档工作　　[摘要]随着信息技术、网络技术的发展，电子文件大量产生，如何做好电子文件的归档工作，已经成为人们所关注的重要课题。本文分析了电子文件归档存在的问题，总结了电子文件归档的原则，进一步提出了做好电子文件归档工作的几项措施。　　[关键词]电子文件；归档；档案；管理　　doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.15.059　　[中图分类号]G271[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2013）15-0091-01　　电子文件作为一种新型的信息载体，以其自身独特的记录形式使工作质量和效率大大提高

2、。随着大量电子文件的不断涌现，及时、有效收集电子文件，做好电子文件的归档工作成为档案管理亟待解决的重要课题。　　1电子文件归档存在的问题　　从目前来看，电子文件在归档方面存在很多问题。　　（1）草稿性电子文件易被忽视。目前，多数单位只用电子计算机起草文件，而一旦打印出纸质正式文件，作为草稿性的电子文件就会被忽视，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。　　（2）电子文件归档程序不够完善。一方面电子文件归档后没有把这些电子文件集中下载到可脱机保存的载体上；另一方面没有把电子文件与纸质文件共同归档管理，对电子文件

3、管理存在潜在的隐患，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会被破坏，甚至全部丢失。　　（3）电子文件存储载体不安全。目前，很多单位的电子文件直接保存在硬盘存储器上，如果系统出现故障，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。有些单位以软磁盘、光盘作为电子文件存储的载体，由于软磁盘、光盘极易遭到损坏，其保存期限、可靠程度、兼容性也存在较大问题，也极不安全。　　（4）电子文件归档鉴定不科学。现在有些单位对归档电子文件的完整性、有效性、有无病毒、存储介质等不加辨别，只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，就算归档了。这样归档，一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的，另一

4、方面给归档的管理带来了诸多不便。　　2电子文件归档的原则　　为确保电子文件归档具有较强的可操作性，使电子档案的管理工作有章可循，笔者认为，在电子文件的归档上需明确以下原则。　　（1）按时归档的原则。要求已经形成的正式的电子文件，以邮件或硬拷贝的形式，及时向电子档案室进行移交。然后，由档案管理人员设置一个个文件夹，对各个部门形成的电子文件进行分类管理。　　（2）核对、鉴定原则。有关专业人员定期对各部门已形成的电子文件进行可读性、真实性、完整性和有效性鉴定，同时划分出不同的保管期限。然后用杀毒软件对这些电子文件进行检测，确保无病毒感染后，再将这些电子文件分别转

5、录到与应用网络相隔离的存储器中。在一定时间后，将这些电子文件转录至一次写入的光盘中做脱机保存，同时编制文件索引，使查阅更加方便。　　（3）复制备份原则。一般情况下，电子文件从微机转录到光盘上时应该拷贝3份，两份归档，一份对外提供利用。应定期检查已归档光盘的保存情况，尤其是温度、湿度和防尘情况。　　3做好电子文件归档工作的几点建议　　做好电子文件归档工作应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，摸清文件产生的源头，并对产生的大量电子文件的收集、鉴定、存储工作逐步进行完善。　　（1）建立严密的电子文件归档制度。电子文件的形成涉及的环节众多，哪一个环节出现失

6、误都影响到电子文件的原始性、真实性和完整性。因此，电子文件收集归档，必须依靠制度约束。建立电子文件归档管理制度，明确各方面的职责，显得尤为重要。　　（2）做好电子文件的收集、积累工作。收集工作是做好归档管理工作的基础，重视对电子文件的及时收集，防止存有信息内容的载体发生丢失、损坏。收集要实行“双套制”：纸质一套，电子版一套，特别要保证两种载体的档案内容信息的一致性。目前，很多单位各类公文的传递、批办、催办、均在网上操作，因此，电子文件的收集也要在网上进行，同时可以利用记录系统的自动记录功能，收集电子文件的形成、修改、责任人等信息。　　（3）做好电子文件的鉴

7、定工作。电子文件的易逝性、软硬件的依赖性、信息相关性等影响电子文件的鉴定工作，因此，电子文件的鉴定工作需要电子文件形成部门、档案部门、计算机部门等多方参与，鉴定的内容包括电子文件的真伪、价值、开放度等。　　（4）严格电子文件的归档工作。就目前而言，电子文件归档应符合下列要求：首先从归档时间上看，文书档案一般应以一个年度为限，将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上。其次，从归档电子文件的数量看，一般以保存3套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，一套由相关业务部门异地保管，另一套供查阅使用。再次，从归档电子文件的格式上看，宜采用通用标准，文档

8、文件宜采用TXT格式或DOC格式，图像文件宜采用JPG格式，数据文