江苏电子文件归档与管理办法

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1、江苏省电子文件归档与管理办法第一章总则第一条为适应全省信息化建设和电子政务建设的需要，规范全省电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》、《江苏省档案管理条例》、国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）和国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》（2003年第6号令），结合我省的实际情况，制定本办法。第二条本办法所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支

2、持软件产品和软、硬件说明。本办法所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、利用和统计的过程。第三条本办法适用于本省范围内的各级党政机关、人民团体，企事业单位，社会组织以及各类经济组织。第四条县级以上各级人民政府应当加强对电子政务、电子商务过程中电子文件归档与管理的领导，将在国家综合档案馆建立电子文件中心纳入当地国民经济和社会发展规划，确保电子政务内网和各机关业务活动中有保存价值的电子文件在档案馆得到有效的保存和利用。第五条县级以上档案行政管理部门负责对本行政区域内电子文件的归档与管理工作实行监督

3、和指导。第二章电子文件归档与管理体系第六条各级档案行政管理部门建立与各单位档案人员、文书处理人员和数据管理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。第七条已开展电子政务的单位，应当制定严格的管理制度，采取切实有效的技术措施，在办公自动化软件中配置电子文件归档接口和相应的档案管理子系统，保持对电子文件生命周期全过程的有效控制，保证管理工作的连续性以及电子文件真实性、完整性和有效性的延续，实现电子文件的逻辑归档及在线管理和利用。第八条办公自动化和档案管理软件必须符合全省统一的数据交换结构（见附录A—D）。电子文件归档应当明确时间、范围、技

4、术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应当在内容、相关说明及描述上保持一致。第九条为保证电子文件的安全性，防止因灾难、意外可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双套保存。具有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件或缩微品等，同步归档保存。第十条对只有电子签章的电子文件，归档时应当附加具有法律效力的非电子签章，以保证电子文件的凭证作用。对电子文件中使用可靠电子签名的数据电文，不需要再度签名确认。第三章电子文件的真实性、完整性和

5、有效性第十一条电子文件的形成单位，应当采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。（一）建立对电子文件操作者可靠的身份识别与权限控制。（二）设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。（三）对电子文件采用防错漏、防调换和防更改的标记。（四）对电子印章、数字签名等采取防止非法使用的措施。第十二条各单位档案部门应当加强对各岗位文件形成人的业务指导，从电子文件形成开始，不间断地对有关操作处理进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合下列规范要求，具有完整性。（一）登记处理过程中相互衔接的各类责任者（如起草者、修改者、审核者、

6、签发者等）。（二）登记处理过程中的各类操作者（打字者、发文者、收文者、存储管理者等）。（三）登记处理过程中产生的责任凭证信息（批示、签名、印章、代码等）。（四）登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。（五）电子文件形成人员及时对修改的重要文稿进行逻辑归档，正式文本随后物理归档。单位档案部门按照档案馆给定的全宗号、归档范围登记并归档。（六）采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。第十三条建立由网络管理和技术人员负责的电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。使用数据处理能力强、安全性能高的数据库管理系统管理电子文件及电子文件的机读目录数据。机关档案室应当配备满足

7、存贮要求的大容量内存和单独的计算机、服务器，并联入电子政务内网。（一）根据电子文件的类型和特点注明文件格式、软硬件环境、相关的数据及参数。（二）办公自动化软件系统及档案管理软件系统应当提供严格的操作权限管理，能对各功能模块的操作权限进行严格控制，对操作的数据范围进行读、写控制。（三）对于加密电子文件，应当解密后再收集归档，确实需要以加密方式保存的，应当将其解密程序同时归档。（四）网管部门定期对档案室备份的电子文件进行抽样读取检验，发现问题及时采取措施，并根据软硬件升级换代情况，适时对电子文件进行迁移作业。第十四条电子文件的处理和保存应当符合国家的安全保密规定，针