关于印发《苏州大学电子文件归档与管理暂行办法》的通知

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1、普　通苏州大学　苏大档〔2012〕1号关于印发《苏州大学电子文件归档与管理暂行办法》的通知各学院（部）、部门、直属单位：为适应学校信息化建设需要，规范电子文件的归档与管理工作，经学校研究决定，现将《苏州大学电子文件归档与管理暂行办法》印发给你们，请遵照执行。特此通知。附件：苏州大学电子文件归档与管理暂行办法二〇一二年一月十日主题词：电子文件归档通知抄送：各党委、党工委，校党委各部门，工会、团委。苏州大学档案馆　　　　　　　　2012年1月10日印发附件：苏州大学电子文件归档与管理暂行办法第一章总则第一条为了适应

2、苏州大学信息化建设需要，进一步规范我校电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件管理暂行办法》（中办国办厅字[2009]39号）、《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002、2010年江苏省委办公厅《电子文件管理细则（试行）》、《江苏省电子文件归档与管理办法》等有关法规，结合我校实际，特制定本办法。第二条基本术语解释（一）电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机数

3、字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。（二）归档电子文件：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。（三）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。（四）元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。（五）逻辑归档：指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。（六）物理归档：指把电子文件集中下

4、载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。（七）电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。（八）电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。（九）电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。（十）捕获：指对电子文件进行实时收集和存储的方法与过程。（十一）迁移：指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。第二章电子文件管理体制与管理原则第三条学校对电子

5、文件管理实行统筹规划、统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中到学校档案馆管理的制度。（一）学校档案馆负责学校各部门电子文件归档管理的监督和指导。（二）学校各单位分管档案工作的领导应在原有档案管理工作网络的基础上，重视电子文件的管理和归档工作，各归档部门要配备一名政治业务素质较高、具有一定计算机管理水平的电子文件管理员，负责本部门电子文件的收集、积累和向档案馆移交工作。（三）电子文件形成、处理、收集、整理、移交等工作，由电子文件形成单位负责，将电子文件移交档案部门前的工作纳入到电子文件承办人的岗位职责，以

6、确保电子文件的真实性、完整性和有效性。（四）归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案馆要设置电子文件管理机构，配备业务素质较高的计算机或相关专业技术人员管理电子文件；同时配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。开发相关电子文档管理系统软件，管理归档的电子文件。第四条电子文件管理应遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持以下原则：（一）电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。（二）对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等

7、实行全过程管理与监控，确保电子文件始终处于受控状态。（三）明确电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。（四）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明描述上保持一致。（五）具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。（六）应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签

8、章。第五条电子文件的真实性、完整性和有效性保证（一）学校应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。（1）登记处理过程中相互衔接的各类责任者（如起草者、修改者、审核者、签发者等）。（2）登记处理过程中的各类操作者（打字者、发文者、收文者、存储管理者等）。（3）登记处理过程中产生的责任凭证信息