市电子文件归档管理暂行办法解析

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1、*市电子文件归档管理暂行办法第一章总则第一条为了保障电子文件的科学保管和有效利用，根据国家关于电子文件管理的有关规定、标准和《山东省电子文件归档管理暂行办法》，结合我市实际，制定本办法。第二条本办法规定了各单位在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档、保管、利用的原则、方法和要求。我市各机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织（下称各单位）应根据本办法，做好电子文件归档管理工作。第三条本办法所称电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、

2、处理，并可在通信网络上传送的文件。本办法所称的电子公文是电子文件的一种，专指各单位通过统一配置的电子公文处理系统形成的具有规范格式的公文的电子数据。第四条各级档案行政管理部门负责对本行政区域内电子文件归档管理工作实行规划、协调和监督、指导。加强与有关部门协作，建立健全与各单位的指导和联系制度，及时协商解决电子文件归档管理中出现的问题。第五条电子文件归档管理工作应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则。各单位形成处理的各类电子文件均应由本单位文书处理部门统一收集管理；应归档保存的各种电子文件，经规范整理后，移交本单位档案部门集中管

3、理。（二）全程管理原则。各单位应建立健全各项工作制度和工作程序，结合各种技术措施的应用，从电子文件产生开始，直到被永久保存或销毁，不间断地对有关处理操作进行管理登记，实施全程控制和管理。计算机系统运行和信息处理等过程中形成或涉及的有关电子文件处理的参数、管理数据等应同电子文件一同归档保存。（三）前端控制原则。各单位在电子文件管理系统的设计阶段就要充分考虑电子文件生命周期各个阶段的管理要求，在电子文件的形成阶段就要考虑电子文件归档管理和长期保管的要求。（四）真实性保障原则。采取措施确保电子文件的内容、结构和背景信息在经过传输、迁

4、移后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。（五）电子、纸质文件并存原则。电子公文形成单位应将具有保存价值的电子公文输出制成纸质公文，与电子公文一同归档保存，并准确标识它们之间的联系。第二章建立电子文件归档管理工作体系第六条各单位应把电子文件归档管理工作纳入本单位的文件管理工作体系，纳入本单位信息化建设工作及办公自动化系统，建立健全各项管理制度，明确责任与分工，逐步建立起科学的电子文件管理体系。第七条各单位办公自动化系统或电子文件管理系统应符合国家有关文件处理管理规定，并设置如下功能，保证电子文件的真实性、完整性、有效性：（一）

5、设置相关功能，满足电子文件归档与管理需要。（二）设计完整的责任体系，确保电子文件从形成、处理到归档管理每个环节都有保障其真实性、完整性的责任人。（三）采用相应技术，确保电子文件的真实性、完整性。对电子化的印章、数字签章等采取防止非法使用的措施。对具有凭证作用的电子文件逐页加注可靠的防错漏和防调换的标记。对电子文件的操作者进行严格的身份识别与权限控制，并采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散

6、失。（四）设置符合安全要求的操作日志，实时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。（五）采取相应技术措施采集电子文件的背景信息和元数据，登记文件起草者、修改者、审核者、签发者等处理过程中相互衔接的各类责任者，打字者、发文者、收文者、存储管理者等各类操作者，批示、签名、印章、代码等责任凭证信息，以及电子文件传递、交接过程中的其他标识，建立完整的电子文件元数据库。（六）设置数据备份和数据导出功能。（七）设置足够容量、安全的外部存储器，随时存放处理完毕应归档保存的电子文件。（八）具有针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵

7、害等采取的与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。第八条各单位办公自动化系统中的或单独的电子文件归档管理系统应通过档案行政管理部门组织的专业验收。第九条各单位应建立电子文件形成、收集、积累、整理归档的岗位责任体系，保证电子文件从形成、收集、积累到归档管理，都有专人负责。（一）电子文件的形成制作质量由文件的起草者、审核者、签发者、缮印者负责。（二）单位文书处理部门、各业务部门或项目组应指定专人负责本部门、本项目形成的电子文件的收集、积累和整理归档工作。（三）各单位档案部门应参与和指导本单位电子文件的形成、处理、收集和归档等各工作

8、环节。第三章电子文件收集与积累第十条各单位应根据国家有关规定制定本单位的电子文件归档范围。凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的电子文件都应收集归档。具体包括如下几种类型：（一）文本文件：用文字处理技术形成的文字文件、表格文件。类别代码为T。（二）图像文件：采用扫描仪、数